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公文写作相关知识公司办公室 陈鹏二○ ○九年十一月 一、公文写作基本格式二、公文写作的一般步骤与方法三、常见公文写作格式及要点四、工作总结的写法 一、公文写作基本格式 公文的含义： 所谓公文，系公务文书的简称，是 党政机关、社会团体、企事业单位以及 其他社会组织行使法定职权、处理日常 事务时经常使用的一种文体。 公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。 公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。公文是实施企业管理的重要工具，做好公文的处理工作，对于企业优化管理流程、提高管理效率、加强内部控制、促进科学决策都具有十分重要的意义。 公文格式：是指组成公文各部分的文字符号在载体（纸张等）上排列的规则，由国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严厉性，方便公文处理；有利于应用现代化信息技术进行处理及公文治理。 下面着重介绍一下公文的基本格式： （公文版面的基本规范、公文格式具体结构） （一）公文版面的基本规范 单位： “公文中横向距离的长度单位为“字”，一个字指一个汉字所占空间。公文中纵向距离的长度单位为“行”。 （一）公文版面的基本规范 用纸： 公文用纸一般采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。 （一）公文版面的基本规范 字体： 未作特别说明的公文中图文的颜色均为黑色。公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文应左侧装订，不掉页。 （二）公文格式的具体结构 公文格式的具体结构由两条红色反线分割成三部分：眉首、主体和版记。 （二）公文格式的具体结构 1、眉首，又称公文的“红头”部分，其位置是相对固定的，它相当于公文的“头”。其中包括：公文份数序号 、秘密等级和保密期限 、紧急程度 、发文机关标识 、发文字号 、签发人 。 （二）公文格式的具体结构 （眉首） （1）公文份数序号： 是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。其主要作用是便于公文的分发、清退和查找，有助于明确公文治理人员的责任。一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。 （二）公文格式的具体结构 （眉首） 公文份数序号要求用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。通常根据印制数量来确定编制几位数的序号，如需印1～99份之间的，从“01”开始编写，需印100～999份之间的，从“001”开始编写。不要在份数序号前加上一长串“0”，如就没有使用价值，但一般也不直接从“1”编起，避免误看作其他数字符号。 （二）公文格式的具体结构 （眉首） （2）秘密等级和保密期限： 指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密。标识此项的目的是便于公文治理、确保公文安全。应将其顶格标识于版心右上角第1行；秘密等级和保密期限之间加“★”隔开，如“机密★一年”。 （二）公文格式的具体结构 （眉首） （3）紧急程度： 表明公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。标注紧急程度的作用在于提醒处理时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。 （二）公文格式的具体结构 （眉首） 紧急程度其位置是顶格标识于版心右上角第2行，与秘密等级和保密期限对齐，字体字号与保密等级相同，如无秘密等级和保密期限，可以顶格标识于版心右上角第1行。 （二）公文格式的具体结构 （眉首） （4）发文机关标识： 用红色标识发文机关，以显示公文的权威性和郑重性。它一般由有关部门核定的发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成，如“西安北方庆华机电集团有限公司文件” 等。 （二）公文