中文OFFICE2003实用教程 第8章.ppt

第8章 数据管理和打印工作表 Excel 2003的一个强大的功能就是进行数据管理，在Excel中可以对数据进行排序、筛选和分类汇总等操作，这部分内容是Excel的重点知识。 本章要点 8.1 教师授课情况统计表 8.2 打印“销售预算表” 习题 8 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.1 教师授课情况统计表 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” 8.2 打印“销售预算表” * * 8.1.1 数据清单 Excel对数据进行筛选等操作的依据是数据清单，所谓数据清单是包含列标题的一组连续数据行的工作表。从定义可以看出数据清单是一种有特殊要求的表格，它必须要由两部分构成，即表结构和纯数据。 在Excel 2003中对数据清单执行查询、排序和汇总等操作时，自动将数据清单视为数据库，数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。 1．建立数据清单的规则 表结构是数据清单中的第一行列标题，Excel将利用这些标题名进行数据的查找、排序和筛选等。纯数据部分则是Excel实施管理功能的对象，不允许有非法数据出现。因此，在Excel创建数据清单要遵守一定的规则。 （1）在同一个数据清单中列标题必须是惟一的。 （2）列标题与纯数据之间不能用分隔线或空行分开。如果要将数据在外观上分开，可以使用单元格边框线。 （3）同一列数据的类型、格式等应相同。 （4）在一个工作表上避免建立多个数据清单。因为数据清单的某些处理功能，每次只能在一个数据清单中使用。 （5）尽量避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在进行筛选时可能会被隐藏。 （6）在纯数据区不允许出现空行。 （7）在工作表的数据清单与其他数据之间至少留出一空白行或一空白列。 2．使用记录单建立数据清单 用记录单建立数据清单的具体操作步骤如下。 （1）新建一个工作簿，将“Sheet1”工作表命名为“销售统计”，在数据清单的首行依次输入各个字段，如图8-1-2所示。 （2）在要加入记录的数据清单中选定任一个单元格（本例中因为总价是要计算出来的，所以要选中F3单元格，在其中输入公式“＝D3*E3”，并将其复制到这一列的其他单元格中）。 （3）单击“数据”→“记录单”菜单命令。 （4）如果在第一行下面没有数据，则屏幕上会出现如图8-1-3所示的提示对话框，请用户仔细阅读对话框的内容，然后单击“确定”按钮（本例中已经输入了公式所以不会出现该对话框）。 图8-1-3　Excel的提示对话框 图8-1-2　首行依次输入各个字段 （5）这时屏幕上出现了如图8-1-4所示的对话框，该对话框标题栏上的名字是工作表的名字。在各个字段中输入新记录的值，要移动到下一个字段中，请按Tab键。 （6）当输完所有的记录内容后，按Enter键（或单击“新记录”按钮）即可加入一条记录，同时出现等待新建记录的记录单。 （7）重复操作步骤（5）、（6）输入更多的记录。 （8）当输入所有记录后，单击“关闭”按钮，就会看到在清单底部加入了新增的记录。 3．修改数据清单 （1）追加新的记录：追加新记录有两种方法，一种是直接在单元格中输入，另一种是使用记录单。 直接在单元格中输入的方法：在要插入记录的行号下方选中某一单元格，单击“插入”→“行”菜单命令，插入新的一行，在这行里输入数据。 使用记录单的方法：单击“数据”→“记录单”菜单命令，弹出记录单的对话框，用新建数据清单相同的方法可以输入追加的新记录。 （2）修改记录：修改数据清单中的记录有两种方法，一种是直接在相应的单元格中进行修改，另一种是使用记录单进行修改。 使用记录单修改记录的具体操作是：单击数据清单中的任一单元格，然后单击“数据”→“记录单”菜单命令，