水利工程建设项目档案资料管理.doc

— PAGE 1 — 水利工程建设项目档案资料管理 江苏省水利厅办公室 王红霞 水利工程档案概述 1、档案工作保障体系 2、项目文件的收集 3、项目档案的整理与归档 4、水利工程建设项目档案资料的管理 5、档案接收后的管理 6、项目档案的验收 第一讲 水利工程档案概述 一、水利工程档案定义 。 水利工程档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种载体形式的历史记录 。 二、水利工程档案的作用。 （一）水利工程档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录，它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用； （二）具有着凭证和依据作用； （三）工程档案对于工程的建设、管理、维护、改造具有不可替代的作用。 三、水利工程档案工作常见问题与原因分析 。 （一）常见问题。 1、文件材料形成不规范、不完整、不准确； 2、档案收集制度不严格，收集不及时，造成文件散失； 3、各参建单位标准不一,档案整理不规范; 4、建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失 ； （二）原因分析。 1、水利工程建设项目自身特点为档案工作带来了困难 ； 2、工程档案意识薄弱，重视程度不高 ； 3、工程档案专业性较强。 第二讲 档案工作保障体系(20分) 一、组织保障(4分)。 （一）明确有档案工作的分管领导（有文件或岗位职责）；(1分) （二）明确档案工作归口部门，并配有专职档案管理人员（验收备查材料：机构设置文件及部门、人员岗位职责和培训证明）(2分)； （三）建立了由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确相关负责人（网络图表和落实相关人员责任制的文件或依据）(1分)。 二、制度保障(5分)。 （一）各参建单位应制定工程档案管理制度或办法，明确规定了各责任单位的职责与任务，并有相应的控制措施(2分) ； （二）制定项目文件材料归档范围和保管期限（1分）； （三）制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程； （四）制定了档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度。 三、经费保障(2分)。 项目法人落实档案工作所需经费，保障档案工作的正常开展，档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算； 四、设备设施保障(2分)。 （一）有符合安全保管条件的专用档案库房； （二）办公与库房的设施及档案装具能满足工作需要。 五、档案工作保障体系执行情况（7分）。 （一）签订有关合同协议时，同时提出归档要求； （二）检查工程进度、质量时同时检查工程档案资料的收集、整理情况； （三）项目阶段与完工验收，同时检查或验收相关档案； （四）项目法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导； （五）纳入工程质量管理程序； （六）按期上报建设项目档案管理登记表。 第三讲 项目文件的收集 一、项目档案收集，按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则。 二、收集范围。 凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。 （一）建设管理单位负责收集、积累项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺、涉外和竣工验收文件； （二）勘察单位负责收集设计基础资料； （三）设计单位负责收集设计文件； （四）施工单位负责收集施工文件材料； （五）监理单位负责收集监理文件材料； （六）运行单位负责收集、积累项目调试及试运行阶段形成的文件； （七）项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件。 三、收集时间 。 各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设管理单位（或接收委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。 第四讲 项目档案的整理与归档 一、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。 二、建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。 （一）根据专业主管部门的建设项目档案分类编号及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系（大纲）。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。 （二）依据项目档案分类编号对全部项目档案进行统一的分类和编号。 （三）对全部项目档案进行清点、编目、编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明。 举例：镇江市丹徒区水库工程档案分类方案 通榆河北延送水工程档案分类方案 三、项目文件整理要求。 （一）建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。 （二）建设项目各管理机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行（生产）及验收文件，应根据文件的性质、内容