Access基础教程-Access第六章.pptx

Access基础教程（第四版）;6.1 认识报表 6.2 创建和修改报表 6.3 报表的排序、分组和计算 6.4 创建图表报表 6.5 创建标签报表 6.6 打印报表和创建多列报表 6.7 创建和链接子报表;6.1.1 报表的作用 报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。因为用户控制了报表上每个对象的大小和外观，所以可以按照所需的方式显示信息以便查看信息。 报表中的大多数信息来自基础表、查询或SQL语句（它们是报表数据的来源）。报表中的其他信息存储在报表的设计中。 通过使用称为控件的图形对象，可以建立报表及其记录来源之间的链接。控件可以是显示名称及编号的文本框，也可以是显示标题的标签，还可以是装饰性的直线，它们可图形化地组织数据，从而使报表更吸引人。;6.1.2 报表的类型 Access的报表有文字报表、图表报表和标签报表三种形式。 每个报表有下列四种视图：“报表视图”、“设计视图”、“打印预览”和“布局视图”。报表视图是报表设计完成后，最终被打印的视图；使用“设计视图”可以创建报表或更改已有报表的结构；使用“打印预览”可以查看将在报表的每一页上显示的数据；使用“布局视图”可以在显示数据的情况下，调整报表设计。 要切换视图，先在任意视图中打开所需的报表，然后单击功能区“报表布局工具/设计”选项卡下“视图”组中的“视图”按钮就可以更改视图，这些视图有相应的图形指示。如果要参阅其他可选视图类型的列表，可单击按钮下边的箭头，如图6.1所示。;6.1.3 报表的节 报表中的信息可以分在多个节中。每个节在页面上和报表中具有特定的目的并可以按照预定的次序打印。 在设计视图中，节表现为带区形式，并且报表包含的每个节出现一次。在已打印的报表中，某些节可以重复打印多次。通过放置控件（如标签和文本框），用户可以确定每个节中信息的显示位置，如图6.2所示。 在一个报表中，报表页眉只出现一次。利用它可以显示徽标、报表标题或打印日期。报表页眉打印在报表第一页页面页眉的前面。;页面页眉出现在报表每页的顶部，可以用来显示列标题。 主体节包含了报表数据的主体部分。对报表基础记录源的每条记录而言，该节重复出现。 页面页脚在报表每页的底部出现，可以利用它显示页号等项目。 报表页脚只在报表的结尾处出现一次。如果利用它显示报表合计等项目，则报表页脚是报表设计中的最后一节，但出现在打印报表最后一页的页面页脚之前。 通过对共享共同值的记录进行分组，可以计算小计值而使报表更加易于阅读。在每组记录的开头出现组页眉，可利用它显示应用于这个组的信息。;6.1.4 “报表设计工具”选项卡 功能区上的“报表设计工具”选项卡包括“设计”、“排列”、“格式”和“页面设置”四个子选项卡，如图6.3所示。 （1）“设计”选项卡 （2）“排列”选项卡 （3）“格式”选项卡 （4）“页面设置”选项卡 “页面设置”选项卡是报表 独有的选项卡，包含“页面大小”和“页面布局”两个组，用来对报表页面进行纸张大小、边距、方向列等进行设置，如图6.4所示。;Access提供了“报表”、“空报表”和“报表向导”三种快捷的报表创建方式。一般地，在创建报表时，我们都是先用“报表”、“空报表”或“报表向导”自动生成报表，然后再切换到设计视图对已创建的报表进行修改。 ? 6.2.1 使用“报表”创建报表 利用“报表”可以创建包含数据来源（基础表或查询）中的所有字段的报表。下面以“教师档案表”报表为例，介绍使用“报表”来建立一个报表的过程，如图6.5-6.6所示。 教师档案表（见示例数据库）;6.2.3 使用“报表向导”创建报表 Access提供的“报表向导”可以简单快速地创建各种常用的报表，是创建报表时最常用的方法。下面以“学生档案表”报表为例，来说明使用“报表向导”建立报表的步骤，如图6.9-6.16所示。 学生档案表（见示例数据库） ;6.2.4 在设计视图中创建和修改报表 设计视图是用来编辑报表视图的。在设计视图中，可以创建新的报表，也可以修改已有报表的设计。 利用“报表”或者“报表向导”建立的报表难免有不尽人意的地方。现在对6.2.3节中使用报表向导建立的报表进行修改，说明设计视图中修改报表的方法，如图6.17-6.21所示。 学生档案表（见示例数据库） ;在设计视图中创建新的报表，可按照下面的步骤操作。 （1）在功能区“创建”选项卡下“报表”组中，单击“报表设计”按钮，打开如图6.22所示的报表设计视图。 （2）在图6.22所示右侧的“字段列表”窗格中选择数据源表及需要添加到报表中的字段。 （3）添加其它控件并编辑报表，完成报表的设计。 ;6.3.1 报表的排序与分组 使用“报表向导”建立报表时，我们很容易对报表中的记录进行分组和排序。但是，利用“报表”和“空报表”建立的