文字文书工作.ppt

章 ;第一节 文字工作概述;;;第二节 文稿撰拟;;;;案例：领导讲话稿;;;;;案例;;材料补充：;补充材料;;;;1、主要毛病如下 （1）时间表述有矛盾、不合理，如：“机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。” （2）正文第一段不符合通知的规范写法，如通知没有在开头用“请你们……”这种写法，且缺少文种承启语。 （3）语言表述有不规范、不准确处，如“家属证”等。有些句子逻辑颠倒，如“四、凭证入池游泳，主动示证”，前后句应调位。 （4）正文内容与标题有矛盾，标题事由为“办证”，但正文的四、五非办证事项。 ? ;2、修改文稿参考 关于机关游泳池办理游泳证的通知 机关各直属单位： 机关游泳池定于6月1日起实行凭证入场制度。现将有关办证事项通知如下： 一、办证时间：5月20－25日8：00－16：00。 二、办证地点：机关俱乐部8楼808房。 三、办证对象：直属机关单位身体健康的干部、职工。办证者需出具县级以上医院体检健康证明。 四、办证办法：各单位统一收齐办证者的健康证明、证件工本及手续费（每人5元）、小一寸免冠照片1张，造表登记并加具公章，派专人前来办理。 五、家属游泳证凭身份证、健康证在游泳场临时办理。 特此通知。 ? ×××俱乐部 ××××年×月×日 ? ;第三节 文字记录;;三、文字记录的方法 （1）要点记录法 （2）详细记录法 （3）文字记录与录音、录像技术并用法;案例分析：禁馈送告示;第四节 文书工作概述;（二）公文体式 1、文体 2、结构 3、格式;（三）稿本 文稿：文件起草过程中形成的历次稿子 草稿、修改稿、定稿 文本：根据同一文件的不同用途而确定的 正本、副本、存本 暂行本、试行本;;;;案例1;案例2;第五节 公文处理程序;;发文登记;案 例;参考答案： （1）秘书造成失误的原因在于没有遵守公文处理的有关规定。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，文件在送交打印之前，必须经过主管领导签发，再由文秘部门进行复核，以确保发文质量。《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反。 （2）这一案例的启示在于：秘书工作必须在遵守秘书规范的前提下展开，必须将工作热情与遵守秘书规范紧密结合起来，以免出现事倍功半甚至事与愿违的结局。秘书人员必须牢记：仅有工作热情是不够的，还必须将秘书规范的学习、运用视为秘书基本素质的重要内容，予以足够的重视。 ;案例;二、收文处理程序 ; （一）签收 （二）登记;收文登记;（三）审核（下级机关来文） （四）拟办 （五）批办 （六）承办 根据批办意见去处理问题或者办理复文 （七）催办;案例;第六节 文书的立卷、归档和销毁;（一）立卷的意义 1、保护文件的安全与完整 2、为档案工作奠定基础 3、有利于以后的查找利用 ;（二）立卷的范围 《关于不归档的文件材料的规定》 1、本机关的重份文件 2、无查考利用价值的事务性、临时性文件 3、未经签发的来电文稿、一般文件的历次修改稿（定稿除外）、打印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外） 4、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信 5、机关内部互相抄送的文件材料 6、本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料 7、为参考目的而从各方面搜集的文件材料 8、参加非主管部门召开的会议带回不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。 9、下级机关送来的不应抄报或不必备案的文件 10、上级机关任免、奖惩非本机关、单位工作人员的文件材料 11、越级和非隶属机关抄送的一般的、不需要办理的文件材料 12、外机关送来征求意见的文件未定稿;（三）文书立卷的要求 1、依照机关本来面目，保持文件间的历史联系 2、要区分文件的价值，正确确定案卷保管期限 3、组合成的案卷要便于保管和检索利用。;二、文书立卷的方法 （一）根据文件的特征，分析文件之间的主要联系，进行组卷 1、问题特征 2、作者特征 3、通讯者特征 4、名称特征 5、地区特征 6、时间特征 （二）适当兼顾文件的不同保存价值分别组卷;三、文书立卷的步骤 （一）准备工作