公司档案管理办法课件.doc

公司档案管理办法 一、总则 （一）为规范公司的档案管理工作， 有效地保护和利用档案， 充分发挥档案在公 司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办 法。 （二）本办法是依据 《中华人民共和国档案法》 、《中华人民共和国档案法实施办 法》及《企业档案管理规定》 （档发〔2002〕5 号）和《国有企业文件材料归档办 法》（档发〔 2004〕4 号）有关规定，并结合公司实际工作制定。 （三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事 劳资、财务审计、 培训教育及工会、 党政团工作等活动中形成的对公司有保存价 值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 （四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列 入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。 对于公司其他管理制度中 有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。 （五）公司档案工作实行分级负责、 分类管理的原则。 各部门配备专职的档案管 理工作人员， 明确岗位责任， 实行岗位责任制， 并保持档案管理人员的相对稳定。 档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 （一）归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料； 2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件； 3、以公司资质中标项目的竣工验收资料； 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 （二）公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、 图纸图表、 数据计算、 统计表格档 1 案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不 同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力 资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案： （1）公司章程及企业批准设立文件等； （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等； （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等； （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等； （5）公司合同及其他法律事务资料； （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等； （7）公司安全管理资料； （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等； （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等； （10）图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案： （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、 指示、决定、决议、通知等； （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等； （3）公司党支部、团支部、工会的年度总结、工作计划、统计报表、宣传材料 等； （4）党员、团员的教育、培训资料； （5）党费、团费、工会会费的缴存、使用管理资料。 3、行政办公档案： （1）公司规章制度及反映工作流程的请示、报告、表单等； （2）公司（发、收）文件、信函等； （3）公司固定资产帐簿、物品管理台帐、房屋产权及车辆证照等； （4）公司印章台帐。 4、人力资源档案： （1）劳动合同、协议； 2 （2）员工档案； （3）员工任、免职通知和奖惩通报； （4）员工工资表及绩效考核记录； （5）员工社保、公积金材料； （6）员工培训资料； （7）员工评选和职称申报资料； （8）人力资源情报资料。 5、财务会计档案： （1）财务账簿； （2）财务报表； （3）验资报告、审计报告、评估报告； （4）融资、贷款资料。 6、项目管理档案： （1）项目招投标资料； （2）项目合同资料； （3）项目勘察、设计资料； （4）项目竣工验收资料； （5）项目各阶段在进度、质量、成本等过程管理中产生的文件； （6）项目在开展过程中取得的相关业务资料； （7）项目报奖、获奖资料。 （三）档案级别划分 公司各类档案根据档案文件的性质、 重要性、档案类型及常用程度划分为二 个等级：普通类和加密类。 1、加密类：董事（股东）会会议文件，含员工个人收入信息或其他属个人隐私 信息的文件，财务管理档案。 2、普通类：除此之外的其它文档。 三、管理机构与职责 3 （一）管理机构： 公司档案工作实行分类管理的原则， 企业管理部负责公司企业 管理档案和项目管理档案的管理工作， 总经理办公室负责党群管理档案、 行政办 公档案和人力资源档案的管理工作，财务部负责财务管理档案的管理工作。 （二）岗位职责： 1、企业管理部、总经理办公室和财务部需设置档案室（柜）及专职档案管理员。 专职档案管理员的具体职责为： （1）负责各类档案的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等； （2）负责各类档案管理具体业务标准的制订； （3）负责各类档案提供利用服务； （4）负责编制档案