OA管理员制度课件.doc

OA办公系统管理制度 第一章 总则 第一条 为规范集团 OA办公系统的运行维护管理工作，确保 OA办公系统的安全、 可靠地运行， 切实提高生产效率和服务 质量，使信息系统更好地服务于生产运营和管理，特制定本 管理制度。 第二条 OA系统管理员基本任务： 1. 进行对办公系统的日常运行和维护管理， 观测系统运行状 态，确保系统内各项办公流程顺利运行； 2. 迅速而准确地解决日常使用者遇到的使用问题， 保障办公 流程正常运行，确保所承载的各类应用和业务正常。 第三条 OA系统管理员权限和维护管理： 1 表单制作与管理 1.1 公司内部有需要新制 OA表单的，需要有相对应的申 请文件，文件应包含清晰的表单样式和审批流程，如 无申请文件管理员不能私自建立以及发布新表单。 1.2 公司内正在使用的表单， 有需要变更或修改表单样式 的，需要有相对应的变更修改申请，申请文件应包含 清晰的变更或修改方案， 如无申请文件管理员不能私 自变动表单样式内容及表单模板， 特殊情况或有公司 总经理级以上签字确认的，可以先行调整。 1.3 公司内正在使用的所有表单， OA管理员都要留有相应 备份( 模板) 文件， 修改或调整过的表单也要做好相应 的记录，避免出现问题无从查证。 1.4 公司内部门自用 ( 非共用 ) 的表单制作， 制作条件同样 需遵守本文件 (1.1) 的条件。 1.5 如需要使用再次修改过的表单， 在旧表单已发生过使 用情况下， 为保存数据的完整性， 务必只做停用操作， 禁止删除已发生过数据交换的旧表单。 2 流程制作与管理 2.1 公司内表单正在使用的流转流程， 有需要变更或修改 的，需要有相对应的变更修改申请，申请文件应包含 清晰的流转流程调整方案， 如无申请文件管理员不能 私自变动表单内流程执行内容， 特殊情况或有公司总 经理级以上签字确认的，可以先行调整。 2.2 已经发起的表单流程 ( 包含自建流程 ) 需要做临时性 修改的，应由表单发起人或者当前节点经办人提出， 管理员方可在后台进行流程的变更或流程终止， 调整 或终止了的流程也要做好相应的记录， 避免出现问题 无从查证。 2.3 表单管理员在制作流转流程时，务必注意，分支节点 的条件设立，一定要结合公司内各部门、各级领导的 审批权限进行设立， 同时需注意表单条件字符的使用 例如：“and”、“or ”、“=”、“”、“当前节点”和“发 起人”，避免发生流程错误、审批错误、超权限审批 等问题。 2.4 如发生人员变动、 岗位变动等人事变动从而涉及到需 要调整 OA表单流程的情况，以公司人力资源部发布 的通知或申请为准， 表单管理员不能私自改动表单流 程中各节点人员的设置。 特殊情况或有公司总经理级 以上签字确认的，可以先行调整。 3 人员调整与管理 3.1 公司 OA办公系统人员账户的设立与开通，须有人力 资源部发布的通知或申请， 公司管理员不能私自建立 和开通 OA账户。 3.2 系统内人员部门和岗位的设定也须遵守人力资源部 发布的通知或申请中所标识出的部门和岗位进行设 定，公司管理员不能私自更改公司系统内人员部门和 岗位的设定。 3.3 公司 OA系统中人员“个人角色”的设定，可根据员 工部门领导或公司总经理级以上人员批准后， 方可告 知公司 OA管理员进行调整，也可在新建立账户时一 并设置完成， 不硬性要求以人力资源部文件为准。 (HR、 工资和绩效权限除外 ) 3.4 公司 OA系统中人员“副岗”的设定，可根据员工部 门领导或公司总经理级以上人员批准后， 方可告知公 司 OA管理员进行调整，也可在新建立账户时一并设 置完成， 员工副岗不硬性要求以人力资源部文件为准。 4 其他管理注意事项 4.1 如非必要，管理员不能私自查看已发起的表单。涉及 泄露公司机密信息的，由操作人承担相应后果。 4.2 管理员须维护好本公司流程表单，及时处理 OA使用 过程中的问题，优化处理表单流程。 4.3 分子公司管理员不能做人员跨公司的兼职操作， 如有 人员需要做跨公司兼职操作一定要上报公司总部， 由 总部进行设置。 4.4 公司 OA管理员要定期在公司内组织新员工及其他人 员进行 OA使用基础培训，确保公司内员工能正常使 用 OA系统办公，完成相应的操作步骤。 4.5 公司 OA管理员分为单位管理员和表单管理员，可由 一人担任， 管理员变更时需要向公司总部信息办公室 报备人员变更信息。 4.6 公司 OA管理员账号由公司 O A管理员保管和使用， 如 非必要，禁止交由他人使用和外传。 4.7 公司 OA管理员是公司 OA系统栏目， 版面变更唯一的 指定人，禁止在 OA系统上传带有病毒的文件、图片 等，未经许可，不得私自改变 O A系统的桌面内容， 不得对网络运行进行人为设限。 4.8