公文及公文处理学校办公室 姚利民课件.ppt

十、公文立卷 （一）作用 1．维护机关各项工作真实历史面貌 2．保持公文之间的历史联系，便于日后查找和利用 3．保持公文的完整与安全，便于管理 4．为档案工作奠定基础 * 十、公文立卷 （二）立卷范围 （三）不立卷范围 1．重的 2．临时的 3．草稿 4．抄送的 5．参考性的 6．会议阅读的 7．征求意见性的 8．无本机关无关的 9．其它无价值 * 十、公文立卷 （三）原则与方法 1．问题特征 2．时间特征 3．名称特征 4．作者特征 5．通讯者特征 6．地区特征 7．人物特征 8．保管期限 * 十、公文立卷 （四）案卷的整理 1．拟写标题 2．排列公文 3．公文编号 4．填写目录 5．填写封皮 6．排列案卷 7．编制目录 8．案卷移交 * 十一、常见问题 （一）不是公文当公文——如内部材料、自定“公文”等 （二）发文机关与公章要一致——不能张冠李戴 （三）行文方向要准确——不能越级行文、不对个人 （四）文种要准确——不是报告当报告、函不是信 （五）一事一议——不能一文多事 （六）文字准确——错别字 （七）不用公文纸 （八）没签发人 （九）不盖公章 （十） 要注意保密 （十一）时效性 （十二）自动化 * 十二、涉密文件 《国家机关公文处理办法》第五条规定：“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全”。 涉密文件的制作、收发、传递、承办、使用、传阅、复制、摘抄、保管、清退、移交和销毁等环节，以及电子文件的存取、处理、传递都必须遵守文件保密与安全的规定。 * 十二、涉密文件 《国家机关公文处理办法》第八条规定：各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。 第四十四条规定：公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 《国家秘密载体保密管理规定》第五条规定：涉密机关、单位应当指定专门机构和人员负责本机关、单位秘密载体的日常保密管理工作。 * 十二、涉密文件 制作涉密文件资料，应当标明密级和保密期限，并根据工作需要确定发放范围和制作数量，严禁扩大知悉范围。绝密级、机密级秘密的应当编排顺序号。 制作涉密文件资料应在本单位文印部门或经保密工作部门审查批准的定点单位进行，并编排序号。 * 十二、涉密文件 制作涉密文件资料过程中形成的不需归档的材料，应当及时销毁。 集中制作涉密文件资料的场所应当按保密要害部位进行管理。 收发涉密文件资料应当履行清点、登记、编号、签收等手续。 * 用于记载校领导各种重大办公会议的主要精神和议定事项 * 用于各职能部门向校内公布或安排一般经常性事务、部门之间商洽工作等，使用“XX函”代字。如向学校党委或行政呈文，则只用本单位代字，不加“函” * 三、公文格式和行文规则 （二）行文规则 1．应当确有需要，注重实效，坚持少而精 2．按隶属关系行文 3．不能多头主送 4．涉及几个部门职权的要先协商一致 5．注意行文常规 6．分清主送机关和抄送机关 7．注意防止党政不分 8．明确发文权限 9．按程序进行公文处理 * 上行文规则 向上级机关行文，一般应主送一个上级机关，多部门联合上报可用“并报”形式；受双重领导的机关向上级机关行文时，应写明主送和抄送机关。 除特殊情况外，“请示”或“报告”不得直接报送领导个人。一般不得越级行文，尤其不得越级请示。“请示”应一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项。 向上级机关部门请示或报告工作，一律以“中共北京理工大学委员会”或“北京理工大学”名义行文。 * 平行文规则 向校内外无隶属关系的机关部门行文一般用“函” 。 * 下行文规则 属于学校综合事务、需要全校各单位协同进行的工作，可以校办名义行文。学校各委员会、领导小组决定的事项，一般由该委员会或领导小组下设的办公室行文。 属于学校各职能部门职权范围内的事务，应由职能部门以“函”的形式单独行文或联合行文，如各部门的工作要点、 工