《办公室管理》第二章.ppt

第二章 办公室环境管理 授课人：饶军丽 作业反馈 交流一下大家搜集整理的有关办公室工作经验 把每一件简单的事做好就是不简单； 把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海尔集团 总裁 张瑞敏 案例导入 凌力是一家咨询公司的经理，一天他来到老朋友丁辉的公司，看到朋友的公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是他问朋友，为什么会这样，是不是公司遇到什么难题了？朋友说那倒没有，只不过今天保洁公司的员工有事未能及时前来打扫而已。听了朋友的这番话，凌力觉得很诧异，问道：“那秘书呢？她也没在吗？”丁辉说：“在啊。”“那她为什么不打扫呢？”凌力觉得无法理解。没想到，丁辉一脸苦笑地说：“她说她是秘书，不是清洁工。” 正说着呢，电话响了，透过玻璃，凌力看见秘书向文站起来走到位于窗户附近的公用话机前去接电话，电话是找经理助理的。这会儿助理没在，对方要留言，只见小向走回到办公桌旁的抽屉里翻找用来做记录的纸张。记录完毕，小向把这张纸压在了经理助理的水杯下面。刚在电脑前坐下，公关经理进来要一份资料，小向又赶忙起身走到文件柜前找资料。拿着资料走向公关经理的时候，小向的高跟鞋带住了有点脱落的电脑电源线，只见电脑屏幕闪了几下，小向也差点儿跌倒，亏得公关经理手快扶了她一把。不长的时间里，小向已经在屋里转了好几个圈，真是够忙乱的。看到这里，凌力意味深长地说道：“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁、舒适、方便、安全的办公环境却是一个秘书应尽的职责，你应该好好让她学学。” 思考：丁辉的秘书小向在办公室环境管理方面存在哪些问题？ 办公环境 广义：一定组织机构的所有成员所处的大环境。 狭义：一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境。 办公环境 硬环境（自然环境/物理环境） 办公室所在地 建筑设计 室内空气、光线、颜色 办公设备 办公室的布局、布置 软环境（人文环境） 个人素质：宽容开朗 人际关系：和谐宽松，彼此尊重，以礼相待，心情舒畅 工作作风：文明健康、积极向上、团结合作 软环境比硬环境更为重要 营造良好的办公室氛围，需要每一个人的共同努力 办公环境管理的意义 办公室环境的营造，与单位的管理思想息息相关。 它反映着单位的理念、形象、功能分隔、关系建立等信息。 它反映着在这个环境中工作的人的精神风貌、审美情趣以及工作作风等。 它对工作效率和工作效果产生影响。 办公室的空间环境，指的是房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具、办公设备的布置； 办公室的视觉环境，包括色彩、光线等； 办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益的声音； 办公室的空气环境，指由生理、空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛； 办公室的安全环境，指的是办公室的健康与安全。 办公室环境管理 维护办公环境 检查办公环境 布局办公环境 维护办公环境 办公室空间概念新主张 蜂巢型 密室型 鸡窝型 俱乐部型 维护办公环境 1、明确责任区域 2、经常清洁整理责任区 3、设备、物品放置适当，取用有序 秘书办公环境维护的范围 1、个人办公环境 包括办公室和相应办公区域、常用办公用品和设备 2、领导办公环境 指领导的办公室、会客室、经常使用的办公设备和用品。 3、公共办公环境 接待室、会客室，公用文件柜、档案柜、物品柜、茶水桌、饮水机等。 个人办公环境优化措施 1、办公桌上必备物品的放置 电话（放在左手方便拿到的位置） 电脑（放在靠左面的位置） 常用参考书、文件夹（靠边放置整齐） 常用文具用品(桌面井然有序）、办公桌抽屉（零散类文具、物品等有序放在抽屉里） 2、整理办公环境的方法 将不常用的东西转移到其他的地方（文件柜）； 该扔则扔，不要移师暗处，清理过期的文件和旧的阅读材料（销毁或卖掉）； 办公桌椅、抽屉，不要放置与办公无关的东西。 将物品放在固定地方。常用公共物品用后放置原位。 下班最后一件事 --- 收拾办公桌 领导办公环境优化措施 经常清洁整理领导办公桌的桌面、地面、门窗等，做到窗明几净。 领导会见客人后，要及时整理会客室，使茶具、烟灰缸等恢复到备用状态。 定期整理文件、资料，按有关规定归档、清退或销毁。 精心养护领导办公室、会客室内的各种花卉或绿色植物，保持其良好的外观形态。 下班要离开时要检查领导办公室的计算机等设备和电源开关，确保安全，关好门窗。 公共办公环境优化措施 经常清洁整理台面、地面、家具及门窗等处，桌面、地面无抛弃物、无水迹。 及时清洁来访客人用过的茶具、烟灰缸等，重新摆好待用；饮水机定期清理消毒。 不乱堆放杂物和私人物品，保持整洁美观。 正确使用和维护复印机、传真机等办公设备，注意设备周围清