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案例分享 九段秘书 九段秘书 案例：开会 老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了…… 电话打完就可以了吗？ 例：会议安排 一段秘书的做法： 发通知——首先会用电子邮件发个 会议通知,通知开会的相关人员之后再准备 好相关会议用品,并参加会议。 二段秘书的做法： 抓落实——发通知之后,再打一通电 话给参加会议的相关人等确认,确保每人被 及时通知到。 三段秘书的做法： 重检查——发通知，落实到人后，第二天 在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对 临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导 知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是 否必须参加会议留下时间。 四段秘书的做法： 勤准备——发通知，落实到人，会前通知 后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等 工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。 五段秘书的做法： 细准备——发通知，落实到人，会前通知， 测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什 么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与 这个议题相关的资料，供他们参考。 六段秘书的做法： 做记录——发通知，落实到人，会前通 知，测试设备，了解会议性质？提供相关会 议资料，还应该在会议过程中详细做好会议 记录（在得到允许的情况下，做一个录音备 份），整理好会议记录并把记录发给相关人 员。 七段秘书的做法： 定责任——发通知，落实到人，会前通知，也 测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做 好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将 会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任 人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领 导与当事人一人一份。 八段秘书的做法： 追结果——发通知，落实到人，会前通知，也 测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会 议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落 实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当 事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完 成情况，并及时汇报领导。 九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化 的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘 书都可以根据这个流程，把会议服务的结 果做到九段，形成不依赖于任何人的会议 服务体系！ 秘书要做到九段才算成功 结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。 1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 发通知 抓落实 重 检 查 勤准备 细 准 备 做记录 定责任 追 结 果 做 流 程 发通知，落 发 通 知 ， 发通知，落 发通知，落 发通知，落 发通知，落实 把上述过程做 首先会用 发 通 知 之 实到人后， 落 实 到 实到人，会 实到人，会 实到人，会 到人，会前通 成 标 准 化 的 电子邮件 后,再打一 第二天在会 人 ， 会 前 前通知，测 前通知，测 前通知，也 知，也测试了 “会议”流程， 发个会议 通 电 话 给 前30分钟提 通 知 后 ， 试设备，还 试设备，了 测 试 了 设 设备，了解会 让任何一个秘 通知,通知 参 加 会 议 醒参会者， 再 测 试 会 先了解这个 解 会 议 性 备，了解会 议性质？提供 书都可以根