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横向管理高尔夫例(完整)
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步骤1.1 成立项目
状 况:
公司指派你负责一个跨部门的项目,项目的任务是在一个月内,针对《订单处理流程》提出改善的对策。在组织项目成员的过程中,你应该先:
行动方案:
A. 挑选出与订单处理流程有关的人选,征求相关部门主管的意见。
B. 逐一与你所挑选的人进行面谈,以了解他们的意愿。
C. 请相关部门主管视与订单处理流程的关联程度,推荐合适的人选。
D. 提出合适的人选应具备的条件,请相关部门主管依此进行推荐。E. 与李大为总经理讨论你所挑选出的合适人选,获得他的支持。
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步骤1.2 不甚理想
状 况:
假设你是请各职能部门主管视关联程度自行推荐人选,虽然此项目已开始进行了,不过有一些与订单处理关联性不够的项目成员,无论从出席活动或提供相关的协助上,均不甚理想。如再不改善,恐怕前途将坎坷不堪。此时,你会先:
行动方案:
对这些表现欠理想的成员,加强工作上的督导,以改善现况。
向这些职能部门的主管求助,说明你所遭遇的问题。
与这些表现欠理想的成员约谈,告知他们你的担心与期望改进的地方。
表达对他们的认可与感谢,以激发其参与的意愿。
向李总经理说明你的困难,并提出你打算更换的人选。
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步骤1.3 难以共识
状 况:
你所主持的“订单处理流程”改善项目,已进行一阵子了,犹豫彼此欠缺对探讨问题的方法的共识,以致每次会议总是争议不休、各说各话,已严重的影响了预定的进度。此时,你会:
行动方案:
引导成员对会议的程序和解决问题的手法进行讨论,建立一致的看法。
针对影响流程绩效的要因提出对策,分派成员负责执行。
举办项目成员间的情感交流活动(如:餐会),凝聚向心力。
学习主持会议技巧的课程,以弥补自己的不足。
订定会议发言的规则,例如:次数,时间,征求团队成员的同意。
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步骤2.1 改进绩效
状 况:
当你为《订单处理流程》改善项目团队,建立共同解决问题的程序及手法后,你会依据什么方式,展开探讨流程绩效的第一步呢?
行动方案:
根据公司的策略目标加以制定流程目标,以明确改善的程度。
找出此流程中涉及关键绩效的人、事、物的关系,并确定关键性的接口与角色。
征求各职能部门对此流程改善的意见。
分析客户对订单处理作业的抱怨情况,从被顾客抱怨最多的地方优先改进。
搜集在订单管理方面表现杰出的同业相关信息,与公司目前的流程,加以比较分析。
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步骤2.2 工作关系
状 况:
“在一年内将订单处理周期从目前平均84小时缩短至72小时。”是公司高层所定的策略目标之一,你们一起也为“订单处理”设定了流程目标:
在不增加成本下,订单处理周期缩短到72小时以内。
每一订单的处理成本,要控制在3.5美元以下。
交货正确性为100%.
接下来,你如何衡量各职能部门间的工作关系呢?你主要检视:
行动方案:
各职能部门执行流程的人员间的人际关系。
各职能部门管理人员间的人际关系。
各职能部门间投入与产出的关系及其转化的步骤。
各职能部门在解决争议与冲突的处理方式
各职能部门对流程问题的重视程度。
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步骤2.3 现况分析
状 况:
在项目团队成员的努力下,你们共同绘制出了订单处理现行流程图,从中清楚的标示出各职能部门在流程中的运作关系。为了强化彼此的有效运作,以实现流程的目标。接下来,你会优先采取什么行动?
行动方案:
探讨影响流程绩效的不合理、有缺失、多余的或没有关联的步骤。
探讨各职能部门所负责的子流程,对绩效需求做出定义。
探讨各职能部门负责执行的人员的工作态度及专业能力的表现水准。
探讨目前的绩效考核制度与各职能部门在流程中的表现的关联程度。
探讨各职能部门所负责的子流程,对其产出绩效目标的定义。
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步骤3.1 流程缺陷
状 况:
针对订单处理现行的流程图,你试图带领项目成员一起思考一个问题:“我们是否设计出最有效率及效能的流程,以实现流程的目标。”于是在大家的检查讨论之下,找出了流程目前存在的缺陷:
花费过多的时间在确认订单
重复的进行订单的输入
信用审核与订单处理没有同步进
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