文件和记录管理程序.pdf

文件和记录管理程序 编制人: 万天寿 文件编号：CSCEC-PAUL.MS.02.001-2004 审批人: 卫子端 版本：整合D 第 1 页 共 21 页 文件和记录管理程序 1 目的 通过对本公司的质量、环境、职业健康安全管理体系所涉及有关文件和记录的控制, 确保文件 处置符合规定，文件编制无重大漏项、审批无重大失误，使有关场所都能及时得到所需文件的有效 版本,防止使用作废文件,记录与实施同步、准确齐全有效、工程资料按时归档、便于检索。 2 适用范围 适用于公司机关各部门、分公司、专业分公司及直管项目部对在用质量、环境、职业健康安全 管理体系所涉及有关文件、相关记录的控制。 3 相关文件 《管理手册》 《国家行政机关公文处理办法》 《行政系统公文规范标准》 《公司科技档案管理条例》 《公司文书档案管理条例》 《办公室文书处理工作细则》 《施工组织设计管理办法》 《公司档案管理制度》 4 定义 采用上述文件中有关术语、定义及下述解释。 4.1文件的形式 文件包括书面的、软盘、光盘、硬盘等。 4.2 记录 记录为证明产品特性满足质量、环境、职业健康安全要求的程度或为质量、环境、职业健康安 全管理体系运行的有效性提供客观证据的文件、资料、各种记录、软盘等。 4.3 法律法规 包括：国家和地方有关质量、环境、职业健康安全的法律、法规以及各部委规章,国际公约,国 家和地方及各部委有关质量、环境、职业健康安全的行政文件。 4.4 质量、环境、职业健康安全的标准、规范 包括：国家、地方和行业颁发的有关工程施工、环境、职业健康安全的技术标准、规范、规程、 标准图集等。 5 工作程序 5.1 文件及记录的分类 文件和记录管理程序 第 2 页 共 21 页 5.1.1 文件的分类 a) 管理体系文件： 《管理手册》、程序文件、与体系运行相关的第三层次相关文件; b) 一定途径得到的外来文件，包括上级及相关单位来文，建设单位提供的施工图纸及变更洽 商等文件; c) 公开性外来文件，是指从公开途径包括报刊及各种媒体得到的外来文件，包括法律法规、标 准规范、工艺规程、预算定额等; d) 公司一般质量、环境、职业健康安全行政文件等。 5.1.2 记录分类 a) 质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录； b) 国家、地方、行业 “工程建设资料管理规程”规定的有关记录 （包括开工手续、图纸会审、 技术文件批准、测量、检验、试验、验收、洽商变更等）。 5.2 公开性外来文件的收集、识别、处理 5.2.1 收集渠道 a）向国家和所在地方建设、质量技术监督及质监站、环保、国土规划、安全生产监督管理等部 门咨询； b）质量、环境、职业健康安全专业机构、咨询公司； c) 建设部、中国建筑资讯网、中国建筑装饰网、中国安全网、中国环境在线、中国环境保护网、 中国政府法制信息网等网站; d) 工程建设标准化期刊、报纸； e) 其它报刊、电视等媒体。 5.2.2 收集、识别、处理 a)公司工程技术部负责收集、识别国家、行业、地方法律法规 （项目管理部、公司办公室等部 门配合），公司工程技术部汇总编制有效适用的法律法规清单，经公司质量保障部审核,管理者代表 批准后发至公司有关单位及部门。 b)公司工程技术部负责、识别收集国家规范、行业标准、地方标准。 5.3 一定渠道得来的外来文件的处理 5.3.1 上级和地方政府印发的有关行政文件由办公室负责收文登记，贴公文处理卡，提出拟办 意见后报主管领导签阅决定复制、转发、承办;承办部门按主管领导批示意见办理，并记录承办结果; 收文登记格式见MS.02.001-02；公文处理卡格式见MS.02.001-04。 5.3.2 建设单位 （发包方）提供的图纸、变更洽商、会议纪要、信函等外来文件按 《项目管理 手册》规定进行处理。