文件控制管理标准.doc

（标准代码及编号）XXXX WORD整理版 第 X 页 共 X 页 参考学习资料 WORD整理版 参考学习资料 管理程序 文 件 控 制 程 序 文件编号：HD/GL002-2016 济宁华德环保科技有限公司 文件控制程序 1目的 为了对管理体系所需用的文件实施有效的控制，特制定本标准。 2 适用范围 适用于公司对管理体系所需文件的编制、审核、批准、标识、发放、使用、评审、修订、保存、失效文件回收、销毁的控制，包括外来文件及与质量有关文件的控制。 3 职责 3.1企管部负责本程序的制定、修订及归口管理。 3.2 企管部负责组织管理标准、工作标准、记录样本的编制、发放、更改的控制与管理。 3.3 技术质量部负责技术文件的编制、发放、更改的控制与管理。 3.4 各部门负责本职能范围内相关文件的编制、使用、发放和保管。 4 管理内容 4.1 公司质量管理体系所需的文件 4.1.1 质量管理体系文件是质量管理体系运行、持续改进及员工培训的依据，其中包括： 4.1.1.1 支持性文件，包括：各项管理标准、技术文件、质量计划、报告、表格等； 4.1.1.2 记录；记录属于特殊文件，按《记录控制程序》的规定予以控制； 4.1.1.3 外来文件，包括：适用的法律法规、国家或行业主管部门颁布的标准、规范，顾客提供的技术标准、产品图纸、技术通知单等文件。 4.1.2 质量管理体系文件的载体可以是文字、图片、胶片、U盘、磁盘、封样实物等。 4.2 文件的编制、审核、批准 4.2.1 各项管理标准及文件，由各部门编制，部门负责人审核，总经理批准。 4.2.2 技术文件由技术质量部编制，由技术质量部部长审核批准。 4.3 文件的标识 4.3.1 企管部统一管理文件标识，文件标识包括：文件编号标识、文件发放编号标识、受控状态标识、版本及修订状态标识和失效状态标识。 4.3.2 文件编号标识 4.3.2.1 公司编制的质量管理体系文件中，技术文件的编号标识执行《技术文件管理标准》， 公司级管理性文件编号HD/GL***-####，其中HD/GL代表华德/管理，***为文件顺序号，从001开始，有行政部编号，####为编写年代号，例如：2016. 部门文件沟通性文件编号为：部门简称拼音首字母三位顺序号-年代号，例如企管部文件编号为QG001-2016。 4.3.2.2 公司编制的产品企业标准按国家的有关规定进行编号标识； 4.3.2.3 国家颁布的法律、法规或国家、行业主管部门颁布的标准、规范，用原文件编号进行标识。 4.3.3 文件发放编号标识 发放编号采用两位阿拉伯数字的印章予以标识，并记录在《文件发放记录》中。 4.3.4 受控状态标识 4.3.4.1 受控状态标识采用加盖“受控”印章的方法，不加盖“受控”印章的文件不受控； 4.3.4.2 各职能部门使用的质量管理体系文件及交付认证机构的文件加盖“受控”印章； 4.3.4.3 交付给顾客、中介机构或用于信息交流的非技术质量管理体系文件不受控。 4.3.4.3 交付给供方的技术文件加盖“受控”印章 4.3.5 版本及修订状态标识 4.3.5.1 版本状态用字母A、B、C、D......标识； 4.3.5.2 修订状态用数字0、1、2、3......标识，例：A/0表示第一版，未经修订。 4.4 文件的发放、使用 4.4.1 企管部发放管理手册、程序、管理标准文件；技术质量部发放技术文件。 4.4.2 文件发放范围： 4.4.2.1 公司制定的各项程序文件、管理标准的发放范围，由企管部编制《文件发放记录》，经总经理批准后实施； 4.4.2.2 技术文件，如：产品图纸、工艺文件、工艺设计书、检验文件等由技术质量部长确定发放范围。 4.4.3 公司各职能部门及时获得适用的有效版本文件。 4.4.4 文件的发放应予以记录、保存，并由领用人签字，具体填写《文件发放记录》、《文件接收记录》。受控文件不允许电子途径发放给。 4.4.5 各部门应建立本部门《受控文件清单》，企管部汇总编制公司管理性文件《受控文件清单》，技术质量部编制技术文件《受控文件清单》，《受控文件清单》应适时进行补充修订。 4.5 外来文件的识别、发放 4.5.1 外来文件包括： 4.5.1.1 国家、行业主管部门颁布的适用的法律