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网络的环境下档案管理措施的研究 　　摘要：随着新世纪信息化时代的不断发展，计算机网络发挥了越来越重要的作用，并且不断更新着传统的档案管理模式。网络技术的出现更是对传统档案管理方式提出了挑战。本文介绍了档案管理工作网络化的主要特点，并在分析目前信息网络发展的情况下，进一步探讨网络环境背景下档案管理工作的主要措施。 　　关键词：网络；档案；管理 　　 　　引言 　　档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。我国古代就已经产生和积累了多种载体形式的古代文献，这些文献具备了档案的某些特征。到了近代，随着洋务运动和民族资本主义的兴起，产生了近代档案，如厂房图纸、武器制造图样等。由此说明，我国的档案管理工作由来已久。 　　随着时代的不断发展，科学技术日新月异，档案管理的复杂度和劳动强度也越来越大，因此催生了利用新技术、新方法管理档案工作的潮流。档案管理网络化就是源于现代档案事业发展的需要。随着网络技术的不断更新以及计算机应用技术普及，网络信息化已经日益渗透到各行各业。现代企业管理已经由过去的劳动密集型逐步向规范化、标准化、自动化、程序化、数字化转变，大量的机读文件也随之应运而生，传统的纸质管理模式逐步电被子管理模式电子所替代，档案管理系统已经成为当前最普遍的一种档案管理方式。基于此种情况，档案工作管理模式的转变已是当务之急。我们必须转变观念，用新的思路来指导档案管理工作，使档案管理在网络信息化的时代与时俱进，向新的体制方向转变，达到档案信息管理、档案信息服务和档案信息的目标。 　　一、档案管理工作网络化的特点 　　（一）档案管理工作网络化发展的必然性 　　1、纸质档案文件的长期保存工作耗资巨大、占用面积广，必须以专门的档案库或者档案馆为依托，要对其进行防腐、防火处理，以及应对自然灾难（地震、虫害等）对档案文件所带来的损害。因此，纸质档案逐渐向电子档案过渡，是必然的发展趋势。 　　2、手工档案处理的速度慢、效率低、容易出错。档案管理通常要面对重复性高、业务量大的工作，由于人脑不能适应长期、高负荷的重复劳动，因此很容易因疲倦而导致出错。 　　3、单机档案管理模式存在一定的弊端。主要有：资料共享程度不高，使检索者无法利用网络环境对档案资料进行远程检索；处理速度相对较慢，对于单机档案管理软件来说，其录入的主要方式还停留于人工录入方式。当有大量的档案需要录入时，就会遇到一些问题：比如文件存储将面临很大风险，由于单机档案管理软件的档案存储方式主要是将处理完毕的电子档案存入后台数据库当中，一旦计算机系统出现故障，将会造成资料丢失的严重后果。 　　4、档案管理工作的一个重点就是从海量的数据档案库中准确、快捷地查找到自己所需要的档案资料，也就是档案的检索。而日积月累档案库中的档案越来越多，使得纸质性质的档案文件的检索工作也就变得越来越困难。 　　相比较而言，基于网络环境下的档案管理拥有其无可比拟的优势，对于完善我国档案管理工作有着非常重要的实践意义。 　　1、节约了劳动力随着计算机网络的普及，复杂的立卷归档程序将大大简化，很大程度上将减轻档案工作人员业务指导的负担，减少如：文书的起草、归档、签发等手工劳动，使之都在计算机和通信线路中进行。 　　2、随着计算机网络化技术在档案管理工作中更加广泛，纸质的档案逐步向机读的档案转变，从而节省了大量存放档案的空间，解决了装具短缺、库房爆满等问题。 　　3、档案文件管理将更加安全 　　光盘可提供档案原件图像备份，成为了机读档案的载体，档案全文存贮得以真实准确的实现，并且保护了档案原件。这是由于在档案查询和利用的过程中，可以直接调阅电子档案，不再需要档案原件的提供，减少了对档案原件的利用次数，避免了纸质档案中人工查阅对档案原件的触摸、污损及静电复印过程中光照带来的危害及损伤，从而延长了档案的使用寿命。 　　4、档案存贮手段先进，使查询速度更为快捷。由于档案内容可以以档案方式存放于磁盘，查阅档案只需在本地机上输入要查阅档案的关键词就可以看到原始档案，不需再到档案部门进行索取，这就为档案检索工作提供了更为方便的途径。另一方面，也减少了档案存贮的空间。 　　5、可实现信息共享。每个授权阅读部门都可通过网络拥有一份档案，达到了一次输入多家使用、分散输入综合利用的工作要求。同时，阅读时不会产生阅读排队的问题，不再受传阅次序和速度的限制，从而使案的阅读效率大大提高。 　　（二）网络环境下档案管理的表现形式 　　我国的网络化档案管理工作主要是通过电子政务系统和网络化的办公自动化系统来实现的。网络环境下的档案管理工作主要表现形式是： 　　1、文档录入。其通过网络中的节点终端来进行数据录入，并将需要汇总的信息资