收据使用规定.docVIP

XXXXXXX有限责任公司·收据管理办法 PAGE PAGE 3 收据管理规定 为规范公司收据的管理，正确进行经济核算以及资金监督职能, 依据相关法律法规, 并结合本公司具体情况，特制定本制度。 本制度所规定的收据是指：指盖有公司财务专用章，用以证明收到客户付款的凭据。 一、收据的使用 1、公司业务人员向客户收取款项时，应向付款方开具收据。 2、收据所列示的款项种类应与交款种类一致，禁止收据开具的是现金而交款是承兑的现象。 3、由于存在与客户交换承兑的行为，容易造成收据列示项目与实际交款情况不一致的现象。 特此规定：换承兑后按实际从该客户收取的金额开具收据，并在收据中清晰备注换出、换入的承兑号码及金额。 4、使用收据前应检查有无缺号、缺联、少份、错号现象。如发现上述情况之一，此本收据不能使用，及时交回财务。使用完毕后再声明收据缺联、少份、断号视为无效，按照丢失收据处理。 5、开据的收据，必须注明单位全称、日期、经济业务内容、金额、承兑票号、填制人等反映这一收款事项的必要项目，以及应反映在存根联中交换承兑的事项说明。 6、不得虚开、代开，以及其他与事实不符的收据，没有收款禁止开具收据，虚开、代开造成的经济纠纷由责任人负责。财务在与客户对账过程中发现有这类现象的将追究对应收据的款项。 7、收据要按顺序使用，各联要一次复写，各栏内容要真实、准确、完整。 8、因公司收取的承兑不符合规定退回后，通过其他途径换取其他符合要求的承兑后应在原收据的存根联中加以说明。并注明新承兑号码。 9、填错的收据联次要逐联加盖“作废”字样，并完整保存各联，统一装订。联次不完整的不准缴销领购新收据，并限期30天交全联次。联次未交齐前暂停提成发放。 10、发现丢失收据，保管人，必须在当日向公司财务部报告，并登记丢失收据的号码，并处以每份500元的罚款。 11、业务员之间严禁互换使用收据。 12、换票必须索要往来收据，并粘贴到最初收票的收据后面。 13、业务员手中有收据的一律不准从本部开具收据。 二、公司财务部设专人负责收据的购买、保管、领取、收回和检查工作，对收据进行统一管理。 1、收据由公司财务部统一购买，并由专人负责，其他人员不得从财务部以外的单位和个人领购收据。客户所出示的没用公司财务专用章及统一编号的收据公司一律不予认可。将追究业务员对应货款的去向。 2、收据购入后由财务部设专人负责保管，编制统一编号，加盖公司财务专用章。并设置、收据使用登记簿，按领用人员登记。 3、财务部及收据使用部门应严格执行收据的管理规定。整本收据使用完后，收据使用人应将整本收据存根联交到内勤负责人，由内勤负责人核对收据存根后到财务办理注销登记后按需领取新收据。收据稽核人员首先核对原收据的使用情况进行审核，审核无误后将新领取收据的数量、号码进行登记，双方签字。 在审核过程中，分管人员除对收据联次的使用情况及作废联次的完整情况进行审核外，还应随机挑选若干收据对入款情况进行核对，收据单位与入款单位不符的对相应责任人每份罚款500元。对收据开具日期与入款日期不一致且无法解释客观原因的，对相应责任人每份罚款500元。（除因月底开具收据来不及交款的现象除外，但最多不应超过10天） 4、财务部每季应将库存、收据清理一次，账面数与实有数进行核对，年终将已使用的、收据按《会计档案管理制度》要求存档保存。 5、保管人变更时，应办理移交、清点手续。 三、处罚条款 条款中有具体罚款金额的按照相应规定处理，其余违规条款对责任人罚款100元。 四、附则 本办法由公司财务部负责解释。