改组单位档案全宗全宗卷管理的研究.docVIP

改组单位档案全宗、全宗卷管理研究 　　［摘 要］全宗的形成规律决定全宗之间具有客观、内在的历史联系，保持联系是全宗管理中的基本原则和根本性要求，必须以科学的态度和方法努力地认识它、把握它、揭示它、保持它、利用它。 　　［关键词］档案 全宗 管理 　　 　　全宗是一个独立的社会组织或个人在其社会活动中形成的全部档案的总和。全宗卷是在管理某个档案全宗过程中形成的能够说明全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，每个档案全宗都应建立起相应的全宗卷，它是档案管理工作不可缺少的管理工具，也是日后随全宗档案移交的必要工具。 　　一、全宗的形成、来源、历史背景及建设现状 　　1.形成、来源及历史背景 　　“全宗” 的概念产生于19世纪中叶，1834年德国档案学者海因里希?奥古斯特?艾哈德第一次提出类似全宗的概念“一个全宗一般是一种在业务执行过程中产生的已经结束的对历史情况作为证用的汇集”。1841年，法国《内政部第14号通令》中，首次将全宗作为档案分类的主要标准应由于档案整理中，提出“来自一个团体、组织、家庭或个人的全部档案，要集中到一起保存，按其特定的秩序整理各个不同的全宗，……仅仅与一个组织、团体或家庭有关的文件一定不能与别的组织、团体或家庭的档案文件相混合”。 1984年，国际档案理事会编印出版的《档案术语词典》中，对“全宗”作出了解释。1955年，国家档案局发出通知，“改‘芬特’为‘全宗’”，并指出 “一定机关、团体、企业、部队或个人等在其活动所形成的档案材料的总和”。 这标志着“全宗”的法定地位在我国得到确定。1959年，中国人民大学历史档案系根据再版后荷兰《手册》英译本翻译成中文，内部发行。从此，“全宗”、“来源”概念在我国档案界更加广泛的流传，并引起了普遍的关注。 　　2.建设现状 　　1995年我国颁布了中华人民共和国行业标准《全宗卷规范》,并要求：档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷，但通过山东省档案检查发现，许多单位部门，甚至一些历史悠久的单位都没有按照《全宗卷规范》积累材料和进行整理,有的虽建立起全宗卷，但却没有按照《全宗卷规范》去做，对全宗卷的内容组成、形成特点及整理的把握上存在着许多问题，把工作重点放在整理全宗本身上，忽视或放弃了对全宗卷的形成、收集和整理，把现已形成的一些内容放入全宗卷，其他尚待收集的内容却不管不问，使全宗卷的内容不齐全完整, 甚至很少, 不能全面地反应立档单位的历史面貌和全宗管理的过程, 尤其是缺少在档案管理各个环节中形成的文件材料,将本应归入全宗卷的文件材料归入到档案中，有的索性两边都归，还有的将检索工具及没有保存价值的文件材料放入全宗卷内, 造成该有的内容没有而不该有的内容却有的混乱状态, 既不利于全宗的连续管理, 又不利于档案的综合利用，特别是牵涉档案整理后资源开发的效果、对全宗本身的研究程度等问题。因此，必须把建立全宗卷问题与该全宗的整理问题作为一个整体和系统来考虑，把全宗卷是全宗档案的档案理念落到实处。 　　二、全宗、全宗卷的问题分析 　　档案工作的对象是档案以及形成档案与利用档案的部门和人，这是区别于其他工作的明显标志，近年来，随着企事业单位和大中专院校的发展战略的贯彻实施，为适应信息时代的发展，优化资源配置，许多单位实行优化组合，组合后的单位格局和组织架构发生重大变化，作为科学概念、文化遗产、历史记录的档案，内涵外延都有了不同，从而使档案管理事业也发生了较为显著的变化，由单一的档案实体保管向既管实体档案又进行虚拟档案的控制；工作重点由档案保管转变为开发和提供利用；在业务范围上逐渐延伸到档案材料的形成阶段；为维护档案全宗完整性，便于统一管理，借助网络技术现代化手段进行网络化管理保存档案和提供利用，促使档案工作部门进行改革和职能转变。 　　1.全宗原则稳定、数量增加 　　随着时代的发展，单位兼、合、撤、分离等改革促进了业务交叉, 实现了资源共享, 提高了单位层次和经济效益, 这是我国许多单位体制改革的重要模式，单位改革，档案管理工作也要随之发生变化，单位形成的纸质档案、非纸质档案的部门和个人以及档案管理人员在行驶职责权限，处理和解决职能问题活动中形成的材料，只有增或减的数量异动，不会有职能任务的质的变化，而围绕各个部门或个人职能活动形成的档案虽然载体有些不同，但必然有着历史的内在的联系，是自然的，绝不是编造的，在保管和整理过程中，需尊重和坚持全宗原则，保持和体现档案材料之间的内在联系，维护档案的原始性、完整性、系统性，才能有效地提供利用，因此全宗数量增加了。 　　2.延续的复杂性增强了 　　全宗是管理档案的基本单位，档案管理的原则是一个全宗不能分散，不同全宗不能混淆，全宗管理的连续性，需要借助于全宗卷，全宗卷的内容存储反映了全宗档案