(信息、文书与档案管理)第六章文书处理.ppt

第六章 文书处理 【学习目标】 1.熟悉文书处理工作的概念及特点 2.熟悉文书处理工作的基本原则 3.明确发文处理和收文处理的基本程序 4.能独立进行发文和收文处理 第一节 文书处理工作概述 文书处理的概念 文书处理就是对文书的创制、处置和管理。具体说，是在文件完整的生命周期当中，用特定的方法、原则、对文书进行制作、加工、使用、保管，使其完善，并且获得必要功效的行为。它是使文书得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是机关企事业单位实现管理职能的重要形式。 无论是收来或发出的文书，都必须经过一定的处理过程。由于文书的性质和内容不同，处理的程序也不同。例如，收来的文件，有的只需传阅，有的要办复、承办；外发文件，都要经过拟稿、审核、签发；法规性文件，需经一定会议通过和法定的批准手续；一般的领导性文件只要机关领导人签批就可生效，而有的则需经上级机关审核备案。因此，文书工作人员需要熟练地掌握文书处理的各个工作环节，加快收发文的运转处理速度，提高办文质量和工作效率。 第二节 发文处理程序 一、 拟稿 即起草文件，是把领导意图变为书面文字的行为过程，它是制文阶段的开始。起草文件一般由机关单位办公部门的秘书人员、业务部门的有关人员完成，重要文件由机关单位领导人亲自撰写。拟稿包括以下两个步骤： 第三节 收文处理程序 一、 签收 签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方的文件投递单或送文登记簿（见表3-1）签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。 十、注办 由文件承办部门或承办人员对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程。这项工作应由承办部门或承办人完成。公文注办一般包括以下内容： （1）一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期； （2）需要办理复文的文件，办理完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号； （3）用口头或电话答复的要注明时间、地点、相关人员、主要内容等，并由承办人签字； （4）不需要复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。 知识链接： 注发和注办的区别 注发和注办只有一字之差，很容易混淆。注发和注办分属于文书处理的不同阶段。注发属于制文阶段的环节；注办属于阅办阶段的环节。注发是对印制这份文件所做的注明，包括文件的发放范围、阅读级限、紧急程度、秘密等级、发出方式和印制格式等，而注办是对收到文件的处理情况进行注明，包括收文时间、传阅情况、领导指示、复文情况等。 资料来源：向阳，《秘书文档管理》，2006，广州，暨南大学出版社。 (3)文件装入封套时要注意短于封口，封口要牢靠、严实，不能用订书钉封口，有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条并骑缝加盖密封章。 (4)文件发送要按照文件自身的情况通过不同的渠道，机密文件的传输必须采用加密方式。 (5)大批寄发的普发性文件，可印制成套的信封，以节省书写时间，避免书写差错。 文件封装发出以后，文秘人员应将发文稿纸、定稿和两本文件正本及时归卷，以留待查考和年终立卷归档。对办复的发文，要履行注办手续。 公文的发送就是将已封装完毕的公文通过一定的形式传递给受文者。这项活动主要是机关外收发（通信部门）的职责。 公文除需直接专门投送给规定的收文机关之外，大多数情况下是通过间接传递通道转投。这些通道主要包括：邮局传递、机要交通传递、公文交换、会议发送、网络传递等。 备注 签收时间 签收人 文别 发文机关 封套号 发文时间 序 号 表6-4 送文登记簿 机关单位经常要收进大量的文件材料，并不是每份文件和材料都要进行签收，只有对那些重要的文件和材料才履行签收手续。如对机要部门送来的机要件、邮局送来的重要文件、外机关直接送来的文件等都必须履行签收手续。 签收的具体操作步骤如下： （1）检查、核对所收公文的件数是否与文件投递单或送文登记簿登记的件数相符。 （2）核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要当场声明并及时查明原因。 （3）经检查无误后，在文件投递单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期，普通件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。 二、 拆封 拆封也叫启封，指将装有文件的信封或文件包，拆开取出文件的过程。拆封是办公室人员特有的职责，除被授权者外，其他人员不得擅自拆封。 拆封时要注意清点封内文件的份数是否短缺，查看有无缺页、重页、倒页等情况，核对文件标题、主送机关、正文、附件编号等，是否与文件回执单上注明的情况相符。如发现问题要及时给予处置。 对于写明由机关领导