(信息、文书与档案管理)第八章档案的收集.ppt

第八章  档案的收集与鉴定 【学习目标】 （1）了解档案收集、鉴定工作的内容与意义； （2）明确档案收集、鉴定工作的要求； （3）熟悉档案收集的方式和途径； （4）认识档案价值鉴定的原则； （5）掌握档案鉴定的方法。 【引例】 “八千麻袋大内档案”事件 “大内档案”，是指存放在紫禁城内阁大库的档案。内阁大库是明孝宗时修建，清朝继续延用。库内的档案材料十分庞杂，有诏令、奏章、朱谕、外国表章、历科殿试卷子以及其他文件，还有清初由盛京移来的旧档、部分明末档案，是研究明清历史的珍贵资料。1898年（光绪二十四年），大库由于年久失修，渗漏严重，内务府决定修缮。议工期间，值八国联军入侵，事遂停顿，一拖十年。1909年（宣统元年），有一个库房塌了一个角，其他库房也很危险，必须马上修缮，库内几百万件档案被搬了出来。一部分年代近一点的档案移至文华殿，另一部分被认为年代久远，没什么大用处的，准备焚毁。这事被著名考古学家罗振玉知道了，罗赶紧请张之洞奏准罢毁。张当时是大学士、军机大臣，兼管学部，他就委派罗振玉处理这批档案。罗将其中一部分主要是历科殿试卷收藏于学部后楼，其他档案装成了八千麻袋，移到清王朝所称太学的国子监敬一亭里。辛亥革命爆发后。北洋军阀政府在1912年打算建立历史博物馆，就在国子监成立了筹备处，内阁档案是它的基本藏品。 上述事件表明：档案是保存起来的各种门类的原始历史记录，后人据此可以了解历史、明辨历史真相，若档案丢失，会造成无法挽回的损失。今天，我们一定要做好档案管理的首要环节，即档案的收集工作和档案的鉴定工作，掌握档案收集、鉴定工作的程序和方法。 第一节 档案收集工作 档案收集工作是单位档案室工作的起点和基础，是积累和丰富档案信息资源的主要手段，是一项极其重要的档案业务工作。 一、档案收集工作概述 （一）档案收集工作的含义和内容 档案收集工作是指征集和接收档案及有关文献资料的活动。具体讲，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和征集措施，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的零散档案，分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆。这一工作内容可概括为两个方面，一是档案接收工作，即档案馆（室）接收各有关方面移交档案的工作过程；二是档案征集工作，即档案馆按照国家的有关规定，征集散存在社会上的档案和有关文献资料的活动。它是档案馆获取和积累档案史料的必要补充渠道。 档案收集工作的具体内容包括以下四个方面。 1.政府机关、企事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档档案的接收。 2.政府机关、企事业单位的档案室对那些未能及时归档档案的补充收集。 3.档案馆对现行机关和撤销机关的具有长久保存价值档案的集中和接收。 4.档案馆对中华人民共和国建立以前各历史时期形成档案的接收和征集。 【小资料】 文件和档案的对话 有一天，年轻的文件看见年老的档案，便说：“喂，老头儿，你这么大年纪，还有什么用，干嘛还不退休？” 档案有些生气地说：“你嫌我老了，别忘了，我年轻的时候为人们办理公务并不比你差，你看，我身上记载着多少历史往事，说不定你没有我还办不下去呢？” 文件赌气地说：“哼，我才不求教你这老头儿呢！”说完，被人送到办公室去了。 过了一会儿，文件被一个人看了又看，这人慢慢皱起了眉头，把文件又放下了……过了好久好久再无人碰它。这下，文件可急了，忍耐不住地大叫起来，“喂！你们怎么还不批示、复文呀？赶快把我上报、下发呀！”那人愁眉苦脸地说：“有一个历史问题还没搞清楚，不好批示、复文。” 文件垂头叹气：“哎，真倒霉！”过了好久，有人送了一卷档案，文件一看，惊叫起来：“这不是老头儿吗？你来干什么？”档案笑容满面，还不等它回答就被人拿在手中，那人看了一会儿，顿时眉开眼笑，连说：“太好了！太好了！如果早知道你，就不会耽搁这么久的工作了。” 不一会儿，附件写好了，那人立即在文件上写了批示，又把附件和文件封在一起发了出去。 文件拍了一下附件说：“老弟，你身上写些什么东西？”附件说：“写的是从档案那里查抄来的一个重大历史事件的详细情况，是帮助你解决问题的。” 文件恍然大悟：“啊！想不到那老头儿的用处真不小啊！没有它的帮助，我还不知要在办公室里呆多长时间呢。” （二）档案收集工作的特点 随着历史的发展,社会的进步,特别是随着改革开放的不断深入,档案收集工作面临着一些新的对象,新的任务,出现了一些新的特点。 1.预见性和计划性。根据档案产生和形成过程中具有的分散性特点，在档案收集过程中，需要科学地预测和分析档案产生、形成以及使用和管理的规律和特点。另外，档案管理部门还应该全面了解和掌握本档案馆（室）主要档案利用者的利用动向、特点和规律，使收集来的档案文献符合档案利用者当前和今后的利用需求，使档案收集工作主动地、有计划地进行。 2.针对