《秘书实务项目一 营造安全舒适的办公环境.ppt

模块二 秘书办事模块 [模块目标] 1、了解办公室日常工作的范畴　 2、 熟悉办公室日常工作的处理方法 [模块过程] 1、任务导入 2、任务分析 3、知识点分析 4、任务实施 5、实训小结 项目一 营造安全舒适的办公环境 任务一 合理布置办公室 [知识目标] 1、办公室的布局类型 2、办公室合理布局的作用 [能力目标] 能够合理安排和布置办公室 [教学重点] 办公室布置的要求 [教学方法] 案例分析、现场模拟、讨论 任务导入 天地公司是一家中外合资企业，主要生产电器产品，公司资产雄厚，员工近2000人，高科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司业务不断拓展，公司总经理张伟决定在滨江市投资创办一家分公司，分公司将设立一些相关部门。在办公室布局设计和管理时，秘书高山应提出哪些合理的建议。 任务分析 办公室是一个组织开展经营活动所必需的，是一种必须支付的资源，费用通常是按平方来计算的。空间越大，费用越高。如何在有限的空间中获取组织的最大效益，是一个组织的领导必然会考虑的，作为秘书张山在这一点上必须或协助安排布局好办公室。要安排和布局好办公室，首先要了解办公室整体布局的类型及其作用，然后从经济、实用的角度考虑，合理进行整体安排，并对室内环境进行布局，有时还可以建议领导采取现代办公新模式。 （一）办公环境定义及分类 1、定义 办公环境，也称办公室环境，它是由诸多影响办公过程的因素综合而成的。它有广义和狭义之分。广义是指一定组织机构中所有成员所处的大环境；狭义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。 相关知识点分析 社会环境 组织环境 工作环境 2、分类 （二）办公场所的整体安排 传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小间，这些小间都是带门窗的独立小房间，每个房间供一个或几个人使用 小办公室 办公室的类型 一个比较大的工作空间内包含众多单个工作位置的组合。这样的办公空间多为100至200平方米的大厅，中间或窗边留出走廊 大办公室 规模小的单位，如三五人的办事处、联络处等往往租用公寓来作为办公场所 公寓式办公室 点击添加标题 1、办公室的类型 小办公室样图 大办公室样图 公寓式办公室布局 小办公室、大办公室、公寓式办公室的优缺点 类型 优点 不足 小办公室 1、比较安全，可以锁门 2、保密性比较强。 3、便于员工集中注意从事细致或专业工作。 1、费用高 2、难于监督 3、交流不便 4、占用的空间比较大 大办公室 1．灵活应变 2．节省面积及费用 3．淡化了等级观念 4．员工的行为易受到上司的督查及同事间的相互监督 5．易于集中服务和共享办公设备 6．能培育全新的企业文化 1．难保机密。 2．房间易有噪音，使人难于集中注意力，使思维缺乏足够的灵活性。 3．易导致工作压力的增加甚至危害健康。 4．员工难于找到属于自己私人的空间。 公寓式 办公室 1．小巧而灵活 2．费用支出低 3．突出领导地位 1．容纳人员比较少 2．等级分明 2、办公室内的布置 （1）办公桌椅 办公桌椅的样式、规格和颜色要与办公室内的装饰相协调。其款式多采用多平面转角平台，人坐在中间，右下方设置抽屉组合，左上方放置电脑，以适合使用电脑和读写等多种要求。有条件的可采用自动升降的办公椅，以适应工作人员的身体高度，方便工作。 （2）办公室的光线 除自然光外，办公室的光源布置应自然均匀而且柔和明亮。一般来说，在写字时，光源应来自左方；而打字时，光源最好来自两方，总之，以面前不出现任何阴影妨碍视线为宜。会议室宜采用能集中与会人员的注意力和保持讨论态度的高光亮度。在通道内则宜采用使人感觉到平静的暗光。 （3）办公室温度与湿度 温度与湿度是构成办公室环境的一个比较重要的因素。办公室内温度一般应保持在22℃—26℃(中国秘书职业资格证考试教材)之间的，湿度保持在50%，这样的温湿度能使人保持充沛的精力，并充分发挥其智力。 （4）办公设备及用品 碳粉有毒，复印机宜放在通风良好的窗边，且尽量稍微远离办公桌。电脑、传真机、打印机、扫描仪、投影仪、数码文件中心等办公设备宜集中放在一个区域，便于电源接线和维护管理。 （5）办公室装饰 办公室一般使用本色或白色的垂直窗帘。如果要打开，应打到底，宽敞透亮；关闭时应统一角度，不然会显得比较凌乱。另外，室内可放些对人体有益的绿色植物，它不仅使人赏心悦目，在现代办公环境中有着点缀色彩调节气氛的作用。 （三）保持办公环境的清洁有序 1、保持办公室环 境清洁 2、办公用具放置