《秘书实》任务二信息的收集和传递.ppt

《秘书实务》精品课程 模块二 秘书办事模块 项目四 秘书信息工作 任务二 信息的收集和传递 [知识目标] 1、信息的含义、种类、特征； 2、信息收集的方法、渠道与要求； 3、信息筛选的含义与要求； 4、信息分类的方法和要求； 5、信息传递的形式、方法和要求 [能力目标] 1、能够多渠道收集信息； 2、能够筛选信息； 3、能够对信息进行分类； 4、能够用各种方式传递信息 [教学重点]能够收集信息和传递信息 任务导入  天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外也影响很大。2007年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。 2008年公司将继续贯彻执行“以科研打造品牌，以品牌扩大市场份额”的战略决策。目前总经理张伟急需了解公司未来发展的市场行情方面的信息，责成秘书高山组织好这方面的信息的收集、加工整理和传递工作。 任务分析 要作好秘书工作，就必须重视信息工作，秘书与信息工作有着密切联系。信息收集、整理和传递是信息工作的重要程序。要完成这几道程序，就必须了解信息的含义、特点、类型形态等基本知识，更重要的要掌握信息收集的范围、渠道、方法；信息分类、筛选和传递的方式方法。 信息的含义  是人们对客观事物的基本特征及其运动状态、发展规律的表述和传递，是一切能被人的感觉器官和大脑所接收的关于外界事物及其变化的消息。 狭义的信息是指具有新知识、新内容的消息，如信号、情报、、情况、情报、指令、数据等可感知的形态。 广义的信息是指事物的存在方式或运动状态以及关于事物存在方式和运动状态的陈述。  信息的种类 种 类 主要表现形式 文字形态信息 以文字、数字、图形、表格等形式表达的报纸杂志、图书、专著、译著、图录、地图、档案、总结、报表、大事记、地方志、专业文献、词典、百科全书、年鉴、名人录、企业名录、电话号码簿等 声像形态信息 图片、照片、录音带、录像带、电影、DV摄影、模型、实物等 记忆形态信息 人们脑海中的信息，又称为“零次文献”或“零次情报”  指导性 变易性 广泛性 共享性 客观性 时效性 信息的特点  信息对秘书工作的作用 信息是秘书人员辅助领导决策的依据 信息是秘书人员处理日常事务的依据 信息是秘书人员起草文书的基础 信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据  秘书的信息工作是指秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。 信息工作的含义及基本要求 基本要求 基本内涵 及时 信息具有时效性，要求及时收集信息。信息工作要讲求时效。 准确 要求收集的信息真实可靠，符合实际。信息工作讲求真实准确。 充足 信息工作讲求充足全面。充足，并不是说数量越多越好，而是追求全面，也就是说，一定数量的信息只要能把事物完整真实地揭示出来，那就做到了充足。 适用 要求收集的信息具有针对性，信息工作讲求适用对路  信息工作的程序 基本程序 具体阶段 基本要求 信息收集 对信息收集、汇总和初步整理的阶段 基本要求就是收集面要广，秘书的分辨力要强，建立完善的秘书的信息渠道 加工分析 对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式 要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快 信息存储传递 信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程 要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息传递效率提高；二是注意保密 信息利用 信息工作的核心阶段、终极目的 要求是注意对信息的综合利用 信息反馈 对信息的适用程度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段 关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析  文献检索检索法 观察法 询访法 问卷法 交换法 网络搜寻法 购买法 信息收集的主要方法  信息收集的渠道 大众传媒渠道 图书馆 联机信息检索渠道 供应商和客户 贸易交流渠道 信息机构渠道 关系渠道 调查渠道  （1）价值性 （2）时效性 （3）层次性 （4）针对性 （5）全面性 信息收集的要求 筛选的标准： （1）注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。 （2）注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。 （3）注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。 （4）注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度