《秘书实务》务四安排商务旅行.ppt

《秘书实务》精品课程 模块二 秘书办事模块 项目五 有效组织商务活动 任务四 安排商务旅行 [知识目标] 1、了解旅行计划和旅程表的内容； 2、了解制定旅行计划的注意事项； 3、掌握为上司做商务旅行的准备； 4、掌握商务费用报销预结算 [能力目标] 能够安排商务旅行 [教学重点] 能够安排商务旅行 情景导入  天地公司经理张伟因公干需去纽约出差，请秘书高山安排相关事宜。 任务分析  商务旅行 〔business travel）又称 公干、出差 等。 是旅游行业中细分出来的一个概念。 主要涉及到交通，迁移，住宿，体育赛事，文化或者饮食活动和饭店行业的宴会。工作期间的程序是很明确的和会议室、商务中心的安排联系在一起的，比如一些必备设施：纸张，投影仪，屏幕，互联网接口等。  相关知识 （一）为上司安排旅行 准备旅行计划和旅馆信息 制定约会计划 为商务洽谈收集资料 决定旅行用品 行李问题 安排差旅费 建立旅行——旅馆信息资料库 办理旅行保险  （二）与上司一起旅行 旅行安排 设备安排 行为举止 工作交代  （二）报销差旅费 报销差旅费应该符合国家和单位的报销规定，并履行相关报销手续，一般应具备提前进行费用预算审批、费用支出、获取发票、进行报销等环节。报销应及时规范、手续完备。报销差旅费的一般程序： 1、提交费用申请报告或费用申请表。 2、授权人审核同意，并签名批准。 3、报告或申请表提交财务部门，领取现金或支票。 4、商务活动中发生的费用，要向对方索取相应的发票。 5、商务活动结束后，将发票附在“出差报销单”后，签名报销。 6、如商务活动中计划费用不足，应提前向有关领导报告，取得许可后，超出部分方可报销。  任务实施 秘书高山应作以下安排：  1、准备旅行计划表如下： 张伟经理旅美日程表 广州…一纽约 2008年1月7日-9日 1月7日 星期日 上午9：15 乘中国民航302次班机离广州，乘CA983次班机由北京至纽约。 下午19：45 抵纽约(林敏小姐接)，住Francis旅馆。 下午20：30 与格兰特(Grant)先生在旅馆共进晚餐。  1月8日 星期一 上午9：30 与格兰特在公司会议室会谈(需用的07号文件在在文包内)。 中午11：lO 与格兰特先生共进午餐。 下午15：00 与格兰特先生继续会谈(需用的08号文件已备于公文包)。 下午18：30 在旅馆用晚餐。 下午19：30 拜访黄裕先生(林敏陪同，礼品在手提箱内)。 1月9日 星期二 上午8：30 乘CA984次班机回京(高山先生接)。  2、制定约会计划。 3、为商务洽谈收集资料。 4、决定旅行用品。 5、托运行李。 6、安排差旅费。 7、办理旅行保险。  案例分析 A城光明公司经理李平与B城华新公司经理赵明就某重要合作项目安排约见，予以洽谈，时间预订在8月8日下午1：00开始。李经理让秘书张兰帮他预订飞往B城的机票。张兰查了飞机班次，觉得8日上午8：00的航班正合适，于是就订了两张。可是第二天因为天气的原因，飞机误点，到达B城时已是下午2点多，再赶到华新公司已是3点多。由于迟到，华新公司赵经理大为不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。最终，天地公司失去了与华新公司合作的商机。 此案例对你有什么启发？