《秘书实务》任务三信息的发、利用.ppt

《秘书实务》精品课程 模块二 秘书办事模块 项目四 秘书信息工作 任务三 信息的开发、利用 [知识目标] 1、信息开发的类型、形式、方法和要求； 2、信息利用的方法与要求； 3、信息反馈的形式、方法与要求 [能力目标] 1、能够加工、编写信息材料； 2、能够提供并利用信息； 3、能够反馈信息 [教学重点] 1、能够加工、编写信息材料； 2、能够提供并利用信息； 3、能够反馈信息 任务导入  天地公司作为一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外也影响很大。2007年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。 由于秘书高山在前一个案例中所传递的信息的精确度、可信度不高，这些信息资料在决策中并没有发挥实质的参考价值，张伟总经理责成秘书高山对前面所传递的信息进行开发，再提供利用，并重点有效地提供反馈信息。 任务分析 信息的收集、整理、传递仅仅是信息工作的程序的前奏，要完整地完成信息工作，还必须做好信息的开发、信息的提供利用和信息的反馈。秘书高山必须先熟悉信息开发的主要形式、信息编写的类型、信息提供利用和反馈的相关知识，才能够完成上司的使命。 信息开发的内涵  信息开发是对信息进行全面发掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。 信息开发具有多次性。由于信息资源具有共享性和可加工性，因此，信息可以被多次传输利用，能够不断地补充、完善和扩散，可以进行多次综合归纳，成为不断增殖的资源。  信息开发的类型 一次信息开发，主要是将原始无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率，如剪报、文献编译等。 二次信息开发，是对一次信息进行加工整理后形成的信息的过程。 三次信息开发，是在一、二次信息开发的基础上，通过分析概括而形成更深层次的信息的过程。  剪报 索引 目录编制 文摘 信息资料册 简讯 调研报告 信息开发的主要形式  信息开发的要求 要注重调查研究，信息开发力求全面、及时。 开发的信息产品要有特色、有价值、可信度高。 信息开发手段要先进，重视现代化高效信息开发系统的建立。  信息工作者通过有效科学的方式将信息和信息产品提供给利用者，使信息发挥其价值的工作。信息提供利用具有周期性、经常性、广泛性和实效性等特点。 信息的利用含义与要求  信息工作的程序 基本程序 具体阶段 基本要求 信息收集 对信息收集、汇总和初步整理的阶段 基本要求就是收集面要广，秘书的分辨力要强，建立完善的秘书的信息渠道 加工分析 对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式 要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快 信息存储传递 信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程 要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息传递效率提高；二是注意保密 信息利用 信息工作的核心阶段、终极目的 要求是注意对信息的综合利用 信息反馈 对信息的适用程度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段 关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析  信息利用的要求 1、遵守信息法规。 2、维护信息安全。 3、最大限度地满足信息需求。 4、注意对日常信息的积累。  提供利用的程序  1、信息检索服务 2、信息加工服务 3、信息查询服务 4、信息咨询服务 5、网络信息服务 信息提供利用的常用途径 信息反馈的内涵： 是指将信息使过程中产生的效应及过程中不断产生的新信息进行再收集、再处理、在传输的过程。目的是要检验信息的真实性和可行性；对信息传递进行检验和调整；为决策提供依据。 反馈具有针对性、及时性、连续性等特点。  信息反馈的形式 正反馈和负反馈 纵向反馈和横向反馈 前反馈和后反馈  信息反馈的要求 信息反馈要准确真实。 尽量缩短信息反馈时间。 信息反馈要全面，力求多信源、多通道反馈  任务实施 信息开发 信息提供利用 信息反馈  高山应该确定信息开发的主题。 高山秘书应该将以前提交的信息进行细致认真地熟悉和分析，围绕公司科研促品牌、扩大本公司产品的市场份额的主题，对已占有的信息材料进行分析、梳理，剔除无用材料。 选择好信息开发的方法，本次信息开发可以将汇集法、归纳法、纵深法、连横法、浓缩法、转换法、图表法等常用方法进行综合运用。 高山可以将这些信息编辑成调研报告、简讯等形式的高层次的信息产品。 信息开发  信息提