《秘书实》任务五 制定工作计划.ppt

《秘书实务》精品课程 模块二 秘书办事模块 项目三 做好办公室常规事务工作 任务五 制定工作计划 [知识目标] 1、计划的种类、内容和要求； 2、 制定与实施工作计划的注意事项 [能力目标] 能够制定工作计划 [教学重点] 制定与实施工作计划的注意事项 任务导入  为进一步增加公司在同类产品的市场份额，天地公司将组织一支10人的市场调研队伍，在经济比较发达的长三角、珠三角及中部六省市进行为期1个月的调查。为使调查取得实效，张总让秘书高山制订一份详细的工作计划。 任务分析  作为天地公司领导的参谋和助手的秘书高山，自然要具备制定计划的知识和能力。认真制定这次调研计划是调研工作高效的一个关键性因素之一。 相关知识  1、工作计划的种类 按时间来分：有长期、中期、短期计划3种； 按幅度和范围，可分为政策型计划、目标型计划、规则型计划、方法型计划、程序型计划。 按形式来分：文字材料式计划和表格式计划。 按性质和作用分：综合性计划和专题性计划。  相关知识 2、工作计划的内容与要求 具体目标 数量要求和质量要求 负责部门或承担人以及负责人 所需的资源 如何监督工作进展和质量  制定工作计划的程序 估量机会 确定目标 确定工作计划的前提条件 拟订可供选择的行动方案 评价各种备选方案 选择方案 拟订分计划 编制预算  制定与实施工作计划的注意事项 实事求是 善于授权，明确分工 定期或不定期检查所需的资源是否保证和满足 及时与同事沟通工作进行中出现的问题 在实施计划过程中，应进行监控，发现问题，及时解决 子计划、部门计划、派生计划与组织的总目标一致 短期计划要与长期计划相结合  任务实施 根据领导要求确定调查的目标 初步确定调查对象 选择调查方法 工具的列出 人员的分工 经费 人员的管理  实训 王秘书在接到一位重要客户电话后，要请示领导该如何处理与客户的商务。此时领导正在会见一位来自韩国的客商，洽谈 2004年春季竹工艺品的出口事宜。这时，王秘书就敲门请总经理出来，并请总经理马上给那位客户去个电话，给予答复。针对王秘书的这种处理方法，你怎么想的？讨论： 1.王秘书当时的处理方法是否合理？ 2.你认为怎样处理合适？  你是杭州丝绸公司秘书 A，省外贸进出口公司业务处处长B，欲约你公司王总周五晚聚餐。B拨通你的电话，A接电话： 实务训练  A：你好，这里是杭州丝绸公司，我是秘书A，请问什么事？ B：你好，我是省外贸进出口公司业务处B，我想约你公司王总谈谈2004年秋季丝绸出口中东的有关事宜，能安排王总周五晚在湖滨大酒店吃个饭吗？ A：（停顿）想约王总吃饭，周五晚上？  B：是的。请你安排一下。 A：（停顿）那我来查一下王总的工作安排表。（翻开记事本）对不起，周五晚上恐怕不行，王总要参加一个同学会。下周四、五都有空，要不安排在下周五？具体时间我们再联系，好吗？ B：（停顿）嗯——好的，我安排好后会通知你的。 A：（停顿，待答复）好的，那我等你电话，再见。