《秘书实务》任二接待来访团体.ppt

轿车的座次 轿车座次安排分有专职司机和主人开车两种情况，秘书要注意座次的不同，将尊贵的客人让至适当的位置。 [知识目标] 1、确定接待规格的方法 2、接待方案的基本内容和要求 [能力目标] 1、能够制定接待工作方案 2、能够安排来访团体的食宿、交通、行程 3、能够安排来访团体的参观、娱乐活动 [教学重点] 1、接待准备和接待方案 [教学方法] 情景案例法、示范法、模拟法、讨论法 患 任务二 接待来访团体 任务导入 一上班，经理交待秘书高山，下星期二（9月2日）奥科公司王总经理一行7人，来公司参观学习先进的管理经验，让高山尽快制定出接待计划，做好相应的接待工作。 任务分析 接待来访团体，与日常接待相比较，时间长、涉及人员多、工作内容多，来访客人要求相应也多，因此秘书必须提前要做好接待前的准备工作，要求了解来访人员的具体情况，制定接待方案；安排好来访团体的住宿、交通、行程及参观娱乐活动。 相关知识点 安排来访者的参观、娱乐活动 1、安排来访者的参观活动 2、安排来访者的娱乐活动 为表示对来访者的尊重与友好，主陪人的身份应与来访者相当。依据主陪人的角度，接待规格分为高规格接待、对等接待、低规格接待三种： 指定接待方案 日程安排 ××公司来访团接待日程（×月×日――×月×日） 时间安排 内容安排 地点 陪同人员 备注 ×点×分 接站 火车站 ×× ×月×日 上午 8：30－9：30 10：00－11：30 中午 12：00 用餐 餐厅 12：30－1：30 休息 房间 下午 1：40－－15：30 16：00－17：30 晚上 经费开支 ①工作经费：租借会议室、打印资料等费用 ②住宿费 ③餐饮费 ④劳务费：讲课、演讲、加班等费用 ⑤交通费 ⑥参观、游览、娱乐费用 ⑦纪念品费 ⑧宣传、公关费用 ⑨其他费用 工作人员 时 间 地 点 事 项 陪同人员 工作人员 预定住宿宾馆及房间 安排住宿 选择宾馆考虑的因素 交通是否便利 档次是否合适 环境是否安静优雅 熟悉的服务较好的宾馆 安排房间考虑的因素 主宾安排套间，朝向、楼层好 一般人员安排标准间 备注 参观、娱乐的相关礼节 ①准时到达 ②不大声喧哗 ③注意着装 上下车的礼节 上车时，应遵循尊者先行，请主宾先上车，秘书等随行人员应为主宾打开车门，以手指示车顶高度，待他坐好后为其关上车门，等其余人上车后，秘书最后上车。 下车时，秘书应自己先下车为主宾打开车门。 团体见面的礼节 一般在机场或车站迎接来访团体时，本着尊者优先了解对方情况的原则，主人一方应该先自我介绍，由主人方的秘书或主陪人来为客人介绍自己方面的人，从我方身份最高者开始依次介绍；然后客人一方的秘书或主宾把自己一方的人介绍给主人。 见到客人后，主人一方应该主动伸手握手，向客人表示欢迎。主人一方的司机或秘书应该马上接过客人的行李放在车上，手包除外。 接待前的准备 1、了解来访者信息 2、向领导汇报，听取领导对接待的指导意见 3、制定接待方案并报请领导审定 4、餐饮安排 5、会谈、座谈安排 6、参观游览： 7、日程安排： 到达后应做好以下服务工作 1、接站 2、安排住宿 3、安排日程。 宾客离去时应做好如下收尾工作 1、将订购的返程票交到来宾手中 2、话别 3、协助来宾结算住宿费等、安排车辆送站 5、将接待工作中的有关文字材料整理归档 任务实施 实战演练 我院管理系学生会与院学生会联手计划于5月4日联合本市几所大专院校举办“五四”青年节联欢会，发出邀请后，有三家大专院校最终商定参加联欢，管理系学生会成立了筹备小组，着手组织这次大规模联欢会，请你做为学生会组织者，拟定5月4日的对三家大专院校学生会及演职人员的接待工作方案。