外贸业务流程及流程内范本文件(全)15511410.doc

外贸部部门制度（草案） 为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。 本制度包括如下内容： 一般外贸业务流程分析及注意事项 外贸业务流程图 外贸部重要事项汇报制度 客户信息管理制度 市场调研与分析制度 外贸部合同、单证及其它重要文件管理制度 附件（以下附件按业务流程发生先后排序） 答复外商询盘函件示例 国内供应商询盘示例 出口商品业务审批表及国内供应商记录跟进表 对外报盘示例 外贸销售合同示例 文件单证要求清单  一般外贸业务流程分析及注意事项 外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分： 初期询/复盘 产品及价格的分析 报价 外销合同的磋商及签定 国内采购确定 运输安排 制单结汇 客户的联系与巩固 初期询/复盘 本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。（详见附件《答复外商询盘函件示例》） 本阶段操作的主要注意事项如下： 对外商的询盘应有筛选性，结合公司当时业务实际，主要应考虑产品特性，有无成熟供应商等方面。 考虑产品特性应注意：产品的品名、规格、品质确认标准、是否易于运输、单价及市场走向等方面。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。 在选择之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。 在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。 对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。 对于每一个发过产品的介绍的外商都应有记录，以方便进一步的跟进操作。 产品及价格的分析 本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向之后，进一步就细节进行分析，并在国内寻找合适的供应或生产厂家，并取得厂家的价格。（详见附件《国内供应商询盘示例》） 本阶段操作的主要注意事项如下： 尽可能的摸清楚外商对所采购的商品的各项要求，除了产品本身属性质量外，还应包括包装方式，运输要求，交货期限，采购数量等，如有可能，还应包括外商目标价格。 以上述数据为标准，寻找合适的供应商或生产厂家，选择以公司成熟供应商为首选，其次为上海周遍地区供应商，再次为其它港口附近地区。 要求供应商报价要力求精确，且应要求为书面正式传真报价，并加其公司印章为准，附价格有效期，一般要求不得少于30天。 对可以提供样品的产品，应尽量要求供应商提供实样。 货比三家，价比三家。 报价 本阶段为在经过国内询盘后，向外商提供产品及价格的阶段。 本阶段操作的主要注意事项如下： 业务操作人员需考虑各项成本后汇总价格初步方案 价格方案须经过公司财务部门审核，美金或其它外汇结算的，应充分考虑外汇浮动带来的成本变化。 正式报盘价格须流转经总经理或总经理授权管理者批准（详见附件《对外报盘流转审批表》及《对外报盘示例》） 对于CIF及CNF等价格，要充分考虑船运费用在实际装船时可能出现的浮动。 合同的磋商及签定 本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商，以最终达成合作。 本阶段操作的主要注意事项如下： 与外商的就价格进行磋商时，若确实需要让价的，应报总经理批准。 合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件《外贸销售合同示例》）。 合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。 合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。 任何对外合同的正式签定，均需经业务部及财务部会审后报总经理审批确定。 其它根据具体产品特性可能涉及到的合同风险。 国内采购确定 本阶段是在取得国外客户定单的同时,且在国内已与对应供应商进行了前期的联系与接洽的基础上，就国内采购的问题与国内供应商正式签定供货合同。 本阶段操作的注意事项如下： 国内供应商的寻找确定应与国外客户洽谈同步进行，原则上先签外单，后定内单。 国内供应合同可由厂家起草，但是产品质量鉴定及标准、交货期限及方式、运输及付款方式等我方须严格审查后报经总经理审批。（详见《国内供应商合同示例》） 国内供应合同的付款条款应与对外销售合同的付款条款尽量对应，减少公司在业务中资金流转的风险与压力。 与供应商合同可尽量签定成生产合同，合同以我方下达正式生产通知为准，以最低限度的降低运作风险。实际操作中应根据不同供应商灵活掌握。 运输安排 本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，具体包括：租