嘉庚学院财务报销注意事项-财务部-厦门大学嘉庚学院.PPT

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嘉庚学院财务报销注意事项-财务部-厦门大学嘉庚学院

嘉庚学院财务报销注意事项 财务部 一、报销的流程介绍 二、报销的原始单据 单位和个人在接受经营服务以及从事其他经营活动支付款项时,应当向收款方取得发票。 不得索取不符合规定的发票。对不符合规定的发票,任何单位、个人有权拒绝。 购买方取得发票后,如发现不符合开具要求的,有权要求对方重新开具。 正规发票样式 发票必须为正式发票,即发票必须有税务局、财政局、军队总后勤部监制的印戳(见发票上端正中央处),邮电、航空等行业专用票据亦为合法有效票据,且一定要加盖对方单位的发票专用章或财务印章,只有印章齐全,才能报销 。 正规发票样式 开给我院的发票上的客户栏只能填写 “厦门大学嘉庚学院”;其他以任何名称如开给我院某部或某系的发票都是无效发票。 正规发票样式 发票的填写项目齐全、内容真实、字迹清楚,内容与实际业务完全一致。填开的发票不得涂改、挖补、撕毁。 发票遗失 当发生原始票据丢失的情况,请尽量取得发票的复印件,并且加盖对方单位发票专用章,或者取得原开出单位盖有公章的证明,并注明发票的号码、金额和内容,同时当事人应出具详细的书面报告写明事件的原委,经院领导批准,方予以报销,否则财务可以拒绝付款。 发票粘贴要求 《票据粘贴单》粘贴各类报销的票、证、单据等,要求粘贴整齐(排列成鱼鳞状),最好不要超出粘贴单;不允许用订书钉将票据装订在粘贴纸。 不要将票据集中在粘贴单中间粘贴,以免造成中间厚,四周薄,使凭证装订起来不整齐,达不到装订要求。 票据比较多时可使用多张粘贴单。 对于比粘贴单大的票据或其他附件,可以以《票据粘贴单》靠左对齐粘贴或直接用回形针夹住,超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。 如果同类票据大小不一样,可以在同一张粘贴单上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴; 粘贴参考样本 三、验收事项 凡购买教具、器材、低值易耗品、固定资产、批量办公用品等物品,都需办理验收手续 ,验收内容必须包括货物名称、规格、数量及金额,如果物品品种、数量太多,应要求供货方提供物品清单,并在清单上加盖供货方财务专用章。 经办人不得验收自己购买的物品。(验收办法详见报销流程及学院的资产管理办法) 四、其他事项 学院发生的一切经济业务,除零星物品采买、市内交通费、差旅费、工薪等可以用现金支付外,其他的都要以银行形式付款(转帐或者电汇),请经办人准确的填写各项信息,包括:收款单位全称、开户行、银行帐号,保证准确付款。 凡须借款的请事先到财务部填写借款单,办理借款手续,保证及时付款。 报销手续审批完整后财务部会发送领款通知到经办人邮箱,经办人见通知后方可到财务部领取款项。 五、报销单据的规范填写 这里主要介绍常用的《报销单》和《领款收据》的填写 《报销单》用于报销有发票单据的经济事项的支出,《报销单》填写完整后需要附上发票粘贴整齐的《单据粘贴单》。 《领款收据》用于支取学生奖金、讲座课酬等没有发票单据的支出,《领款收据》填写完整后需要附上填写完整的《领款清单》 《报销单》的填写 支出摘要应分类填写如交通费、办公用品等的支出金额,如一个报销单报销多个活动也可填写各个活动支出的金额。 收款人要填写清楚;如果是转账的应填写准确的开户行及账号信息。 经费项目如属于各系报销的费用应填写诸如XX系学生活动经费、 XX系学术活动经费、 XX系主任活动经费等项目;申请从学院经费支出的应附上学院领导审批同意的批复文件。 说明栏应写明报销的事由。 大小写金额应填写清楚、准确、不得涂改。 报销单签字后送交各系主任、分院院长或部门主管签字后送交财务部审核。 《领款收据》的填写 《领款收据》的填写参照《报销单》。 《领款收据》后附的《领款收据》应写明具体领款人的姓名及领款金额,非转账的领款后需有领款人本人签字确认。 六、学生活动经费的相关规定 这里简单介绍一下学生活动经费的相关规定,这块内容对于各系的学生活动经费管理员比较重要。 学生活动经费主要用于我院学工部、团委、各系、各分院组织的学生活动开支 。按学年划拨每年的9月划拨下一学年的经费额度,各经费管理员应尽量在每年8月底前提交完本学年已发生的报销单据,9月提交的从下一学年经费中列支。 各经费管理员应切实做到帐目清晰,开支合理,有效使用,程序规范 ,随时查询、掌控好已使用的金额和经费结余数,一般情况下不得超支使用。 学生活动经费当年有结余的清零、透支当年额度的从下一年的划拨的经费中扣除。 分学生活动经费使用范围如下 : 由学工部、团委组织、系(包括若干个系联合组织的)各项有益于系、学院文化建设和学生综合素质培养的活动开支 ;学工部、团委配合各教学部组织开展的各项学生活动开支;学工部、团委组织我院学生参加的学院以外的公益、学术、文体、社会实践等重大

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