整形美容医院行政性文件制定发放与管理制度.doc

XX整形美容医院 行政性文件的制定、发放与管理制度 目的：规范公司及医院文件的制定与发放，健全各类文件的管理，并使之制度化、系统化、科学化，更好地服务于公司的管理和生产经营活动，制订本制度。 适用范围：临安华美整形医院内的文件 内容： 3.1 文件的制定 3.1.1 文件的分类与格式 3.1.1.1制度类（包括管理制度、规定、办法等）：对涉及多个部门需要共同遵守、协同一致的事项，使用制度类文件。制度类文件采用编、审、批格式（部门文件格式见附件1），由相关部门起草，分管领导审核，总经理批准。 3.1.1.2决定、决议类：对重要行动或重大事项做出安排（包括人事任免、经营活动、投决策、受控文件临时性修改等）用“决定”；对专项重要事务经会议讨论通过，并要求贯彻执行的措施或授权用“决议”。决定、决议类文件采用签名确认格式（见附件2）。 3.1.1.3通知：转发上级文件、批转下级文件、需要下级办理和共同贯彻的事项，用“通知”。涉及全公司或需多部门协同完成事项的通知，经相关部门起草后，由总经理签发（见附件2）。 3.1.1.4通报：表彰先进、批评错误、传达重要信息，用“通报”。通报依职责授权，由相关部门起草，报总经理签发（见附件2）。 3.1.1.5请示、报告及批复：请上级指示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；答复请示事项，用“批复”。简明事宜的请示、报告可使用“签呈表”（见附件5），需要作具体说明的以报告作附件（格式不作具体要求）。 3.1.1.6函：商洽工作，向有关主管部门提出请求或询问问题等，用“函”，公司现行《工作联系单》为其中一种。 3.1.1.7会议纪要：传达会议议程事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”，其格式见附件3。 3.1.1.8 其它：不属于以上7种类型的文件，其格式可参见附件2。 3.1.2 文件内容及编写要求 3.1.2.1各类文件用纸纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm。 3.1.2.2文件一般由文件号、标题、密级、签发人、正文、附件、印章、发文范围、发文日期等部分组成。 3.1.2.2.1文件号是由部门代码（发文部门拼音或英文首字母）＋发文年代＋发文顺序号组成，其中： 公司文件编号： BJYQL－○○○○－◇◇◇ 例如：BJYQL－2011－001 部门文件编号： □□－○○○○－◇◇◇ 例如：CHYY－2011－001 会议纪要编号： □□CS－○○○○－◇◇◇ 例如：YQLCS－2011－001 对外文件编号：亚奇龙字[○○○○] 第◇◇◇号 例如：亚奇龙字[2004]第001号 □□部门代码 2位或3位 ○○○○发文年代 4位 ◇◇◇发文顺序号 3位 3.1.2.2.2 文件标题应准确简要地概括文件主要内容，标明发文种类。当文件标题较长时，为了版面美观，可采用两行或三行的形式。 3.1.2.3 文件的签发人应为部门的负责人（或经有效授权的责任人、委托代理人）。文件的编制、审核及签发签名，应使用蓝色、蓝黑或黑色的钢笔或签字笔，不得使用铅笔或其它笔签名。 3.1.2.4亚奇龙整形美容医院文件密级分为3级： 1级：公司机密文件，仅发放到部门高层管理人员阅读； 2级：公司秘密文件，只发放到部门中、高层管理人员阅读； 3级：公司普通文件，可发放到部门各相关人员阅读。 3.1.2.5 公司的内部发文经签字批准后即生效，无须加盖印章；所有对外发放的文件须按规定办理盖章事宜。加盖印章时应注意将印章端正、居中，盖在落款的中部（骑年盖月），印迹清晰完整。 3.1.2.6 发文范围是指可以直接阅读文件的部门或人员。对于密级在2级以上的（含2级），应详细注明发放文件的具体范围及发文份数。 3.1.2.7 发文时间是文件经签字批准后最终发放的日期，要求发文日期应不早于文件的批准日期。 3.1.2.8 对于同时由几个部门联合参与的非行政例会性质的会议、讨论、评审，如项目研讨/评审会、课题论证会，其发文形式可以 由公司项目/课题负责人所在部门为发文部门，对于重要/重大的如项目/课题论证、立项等需要会签的文件，须在文件后面附《文件会签单》（见附件6），并与文件一同发放。 3.1.2.9 对于新近出台的各类规章制度，若以前制定过类似的文件，应在新文件中对老文件有相应说明，如撤消、废止等。 3.1.2.10 各部门编制的以公司文件形式下发的文件，由人事行政部发放统一的公司文件编号，如与质量体系文件有关的先由品控部审查，待审查通过后报送总经理签发。 3.1.2.11 各部门拟定的以部门文件形式下发的所有文件，按本部门的统一编号编制，经部门负责人签字批准后发放。部门文件不得与质