国际教育学院学生档案管理制度.doc

国际教育学院学生档案管理制度 第一章 总则第一条 为做好学生档案管理工作，使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合我院具体情况，制定本管理制度。第二条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务、为经济建设服务、为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作 方针，实行统一管理，严密保管的办法。第三条 各年级辅导员负责各自年级学生的档案领取、建立和日常管理工作 第二章 收集的范围第四条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：1、毕业生登记表。2、学习成绩登记表。3、学生在校期间获得国家级、省级和校级等各类表彰所形成的材料及登记表。4、每学年的综合素质测评表。5、学生部、教务处等相关职能部门所提供的学生在校期间违反校规、校纪或触犯国家法律形成的处理意见。6、毕业生体检表。7、毕业生就业报道证（白色联）。8、档案转寄通知单 9、可供组织参考的其他材料。 ?第三章 归档要求第五条 档案必须是办理完毕的正式材料。第六条 学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明年级、专业、学生及时间。第七条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。第八条 各类材料必须使用A4的办公用纸，只能用碳素或蓝黑墨水书写。 第四章 档案的借阅第九条 学生办老师可直接借阅本学院的学生档案，并按查、借阅规定予以登记，其他人未经学生办批准不得查阅学生档案。第十条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。第十一条 档案一般不外借。如确需借出使用，经主管学生工作的学院分党委副书记批准后方可办理借阅手续。 第五章 档案的传递第十二条 新生报到时，普招学生自带的应直接将本人档案上交给年级辅导员保管。第十三条 新生入学后，年级辅导员应应及时到学校招生就业指导中心招生办公室领取学院新生挡案。第十四条 学生转学、转专业，年级辅导员应及时将档案转给新的主管单位。第十五条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。第十六条 毕业年级辅导员应在学校规定的时间内，将建档完毕的学生档案材料移交学校招生就业指导中心就业办，由就业办负责审核、封签、转递。第十七条 转递的要求1、保留学籍的学生、出国的学生，以及改派、缓派的学生，其档案可暂存学院2年，由学生办统一保管。逾期后，需移交给就业办负责转回其入学前生源所在地人事主管部门。2、 退学的学生，办理学籍变动手续后，其档案需转交给就业办，由就业办负责转回该生家庭所在地人事主管部门。 3、有特殊情况，可依据学校有关规章制度，酌情另行处理。第六章 纪律要求第十八条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。第十九条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。第二十条 任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。第七章 附则第二十一条 本制度解释权归机械与汽车工程学院。第二十二条 本制度自发布之日起执行。