《办公室6S(正式)》PPT课件.ppt

张贴和看板的要求 1.清理过期的张贴物。 2.所有张贴物都需定位，墙上张贴物要明确区域； 3.公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上，不可有随处张贴的现象。 4.工作台需要张贴物（备忘录等）不可以随意贴，要有规定位置，规定数量贴附玻璃窗上不宜张贴通知资料。 5.保持看板的清洁。 四.电脑文件6S 1、建立电脑文件目录文档 2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求 3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后） 4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚 C盘 我的文档 私人文件 *****文件 品质文件 培训文件 JIT文件 *****文件 效率文件 电脑文件分类 （例）： 美克工厂JIT文件分类实例 五. 其他管理对象 1 、茶具、水杯的定点放置 设立饮水区，将茶具，水杯定点放置，让员工在饮水区内饮水是一个好的办法。如果将水杯放在台面，也不要用画框线的办法来定位，那样很不美观，可以采用其他方法，如用杯垫的形式。 2 、废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位、标识 办公区废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位不一定要求画定位线，但放置的位置一定要合理。 五. 其他管理对象 3、办公用品的标识 五. 其他管理对象 不利于6S的问题： 个人办公桌内办公用品太多，使用过程中浪费大（没有用完就过期或作废）； 办公用品重复库存多（公司、部门、班组、个人层层库存）； 办公用品品种繁多，购买的随意性大。 办公用品控制途径： 尽可能控制个人持有量； 尽可能让办公用品发挥最大的功效； 最大限度的减少办公用品的品种； 最大限度的减少办公用品库存； 6S管理之 文件 6S 文件6S的目的 1.文件的共享和有效利用 2.减少寻找文件的时间，提高工作效率 3.办公室空间的有效利用 4.办公环境的改善 5.提高办公效率 办公室文件资料6S的基本原则 1.文件不重复保管：一种文件只在一个位置保管 2.对原件实施管理：不随意复印或使用复印件 3.分类归档管理：不要使文件私有化 4.文件统一规格：原则上统一为A4纸 5.简化报告文件：原则上报告限定在1~2张A4纸 6.文件去放方便：能够快速的取出保管文件 一.整理：留下有必要保管的文件 明确哪一类文件需要，哪一类文件不需要。无效和不需要的文件及时清理。明确废弃基准是必要的。 （1）使用之后废弃 （2）保管后废弃 （3）保管、保存后废弃 二.整顿：将文件分门别类，归入文件夹，文件架，并做好标识 1.使用合适的文件夹 2.在文件夹的封面，侧面上注明类别名称，保管担当，保管期限 3.在首页建立目录表，必要时每一类设一张分页纸，便于迅速寻找 4.设置专门的文件柜存放文件 参考范例 6S管理之办公室6S 推进6S目标 提高工作效率 建立舒适办公环境 改善和提高企业形象 提高员工精神面貌和组织能力 确保安全，减少隐患 目录 一、办公室6S的八大原则 二、文件夹管理标识方法 三、公共区域的管理 四、电脑文件的6S 五、其它管理对象 六、文件6S 七、其它（范例等） 1.共独明确 共：公共使用； 独：个人使用； 公共使用的放在所有人都方便去拿地方，个人专用的放在他的附近。 一、办公室6S的八大原则 4、资料分类 文件资料要分类整理放置，通过行迹管理等方法，使文件拿走了能够马上发现。 ＰＳ：行迹管理是指 一、办公室6S的八大原则 5、桌面整理 桌面允许放置的物品（较长时间离开时）： 文件夹（盒）； 电话机（传真机）； 文具盒（笔筒）； 电脑； 水杯； 台历。 桌面文件夹需明确文件夹处理状态（待处理、处理中、已处理）。 一、办公室6S的八大原则 6、抽屉物品 抽屉的整理、整顿： 不要的或不应该放在抽屉内的物品清除； 抽屉内物品要分类，做分类标示； 办公用品放置有序； 个人用品放置在底层； 有措施防止物品来回滑动。 一、办公室6S的八大原则 参考范例 7、墙面张贴 在墙上随意张贴的做法必须纠正 公告尽量使用看板方式 一、办公室6S的八大原则 8、公告管理 公告栏规划要美观大方，明确管理责任人，发布的信息要明确张贴期限。 对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出来，提高工作效率和管理透明度。 一、办公室6S的八大原则 1 、外部标识 侧面标识要素： 文件夹序号； 文件夹名称； 文件夹管理部门； 文件夹管理责任人。 正面标识： 正面标识一般可省略； 在侧面无法标识可将上面内容标识在正面。 1文件名称 部门 管理人 二、文件夹标识方法 2、扉页索引 在文件夹的扉页（或文件盒的