商务办公实训项目指导书.docx

四川信息职业技术学院二0一二年一月十六日商务办公实训项目指导书项目一公司商务岗位概述【项目目标】1、掌握公司商务助理（文员）岗位职责、工作内容、素质要求等。2、了解电脑相关办公设备和网络设备（传真、文印、WiFi、邮件、网盘、移动硬盘等）。3、掌握商务礼仪如职业形象、言谈举止、电话、接待、乘车等常用礼仪。任务一岗位职责和办公设备概述【任务目标】1、通过该任务的学习，使学生能够了解作为公司商务助理（文员）应该拥有的职业素养，了解应有的岗位职责、具体的工作内容。2、通过该任务的学习，了解电脑相关办公设备和网络设备（传真、文印、WiFi、邮件、网盘、移动硬盘等）。【任务内容和案例解析】一、岗位职责相关内容（一）秘书人员的基本素养秘书人员在机关的核心部位工作，工作内容广泛、复杂，必须具备良好的政治素质和道德品质、广博的知识和文化修养、较强的业务技能和良好的心理素质。1、政治和道德素质要求秘书人员必须有坚定的政治方向，时刻保持政治上的敏锐性，关心国内外时事，准确理解和把握党和国家重大方针和决策，要勇于接受新观念，使自己具有较高的思想理论水平。文秘人员必须忠诚。文秘人员的特殊地位要求其必须热爱自己的事业，对事业忠诚，对领导忠诚，对人民群众忠诚，不能把职务作为谋取个人私利的筹码。文秘人员必须坚持实事求是。实事求是我们党和国家制定正确方针、政策的基础，是执行好方针、政策的前提，只有坚持实事求是，才能不唯上、不唯书，才能从实际出发，把工作做好。文秘人员必须遵守职业道德。文秘人员必须忠于职守，服从领导，热情服务，谦虚谨慎，心怀全局，勤于奉献，严守机密，淡泊名利。2、知识结构要求渊博的基础知识，是从事好文秘工作的前提。文秘人员不仅要有广泛的哲学、政治经济学、逻辑学等知识，还要有丰富的汉语言、文学、艺术、管理数学、统计学及历史、地理、法律等多方面知识。文秘工作人员要具备精深的专业知识，包括秘书学知识、文书写作、档案管理、调研、会务、信访等方面知识。在现代文秘工作中更要具备良好的电脑、网络、社会交际等知识。文秘人员同时还要具备公共管理、外语知识、地方知识等。一个企业的文秘人员，除了要掌握扎实的办公室知识外，还应了解并掌握与本企业相关的业务知识，也就是必须具备所在行业和部门的专业知识，这是文秘工作专业化的基本要求。如市场营销知识、金融知识、企业的兼并收购、资产重组知识、企业内部的管理知识等。3、能力要求秘书的能力要求是从事秘书工作所不可缺少的本领和才干。秘书人员除应具备有良好的观察力、记忆力、注意力、想象力、思维力等外，还要具备以六方面专业性能力。(1) 语言表达能力不但要求口头表达能力强，写作能力也必须达到较高水平。(2) 处理日常事务的能力秘书人员从事的工作范围广，要善于同各种事、各种人打交道，有能力做到左右逢源。(3) 管理能力秘书人员是领导管理工作的辅佐者，必须要具备相应管理能力。(4) 应变能力应变是秘书人员综合能力的体现，只有善观察、早预见，灵活应对多变工作，才能为领导决策提供优质服务。(5) 社交能力文秘人员要讲求交往艺术，善于用社交手段增进友谊和团结，缓和化解各种矛盾。(6) 专业操作能力能熟练掌握与工作有关的设备、工具和技术的要领，如熟练运用电脑、电话机、复印机、照相机、摄像机等。4、心理素质要求(1) 顽强自信秘书工作人员要有较强的自信心、顽强毅力和果敢作风，能够自觉地确定工作目标，顽强、努力地实现目标，并完成任务。(2) 理智冷静秘书工作人员对自己工作要有正确评价。工作顺利时不骄傲自大，工作失误或受到误解时，不灰心丧气，要做到善于控制自己的情绪，不喜形于色或自暴自弃。(3) 宽怀大度秘书工作的从属地位决定秘书人员要有开朗稳健的心理状态，要善于乐观对待工作，绝不能对工作中出现的误解、所受的委屈等耿耿于怀，甚至赌气、怠工，要多换位思考，不苛求于别人。（二）我国现行文秘工作机构的设置我国现行的文秘工作机构在各级党政机关、社会团体和企业事业单位的主要表现形式是办公厅或办公室。一般省部级及以上单位设办公厅，如中共中央办公厅，地（市）级及以下单位设办公室，如苍溪县民政局办公室、国营821厂办公室等。文秘工作机构的其它表现形式也很多，如现在的企业及个体设置的文秘公关部、综合部等。一个较大的文秘工作机构一般又根据其职能设置相应内设机构。如省部级单位办公厅内设多个职能处室，地（市）单位办公室内设相应职能科，如图1.1；公司办公室设多个职能部，如图1.2。（三）办公室布置办公室布置是文秘工作的重要工作之一，它对于优化领导办公条件和提高自身工作效率都有重要作用。办公室布置所有物质条件的主要要素为：光线、颜色、音乐、空气、声音。这些要素间相互联系，相互影响，且与办公室的位置、布置、装备等有关。办公室的进门设计，必须加以仔细地考虑。办公室门口就像一个关卡，进