员工票务管理制度及流程.doc

员工票务管理制度及流程 1、目的 为确保公司日常票务订购的及时、准确及合理的控制费用，特制订此制度及流程以控制成本费用并维护广大员工的权益。 2、适用范围 本程序适用于公司各级人员购买车、船、机票的控制和管理。 3、职责 3.1各分公司、各部门经理负责分公司内的员工因公出差的行程的统筹安排。 3.2各分公司、各部门经理负责分公司内的员工出差交通方式选择的批准与审核。 3.3行政部负责员工出差客车票、船票的登记与购买，机票的登记、批准、审核，财务负责票务的支付。 3.4行政部负责每周对票务费用的审核、统计。 4、出差票务管理规定 各分公司、各部门经理根据《员工出差管理制度》核准员工的出行方式，不同出行方式的票务管理规定如下： 项目 职位 火车 轮船 飞机 长途客车 住宿标准 总监级以上 硬卧/动车二等 三等舱 7折以内 快客 100 大区经理级（含）以上 硬卧/动车二等 三等舱 5折以内 快客 80 大区经理级以下 硬卧/动车二等 三等舱 1.2倍火车票 快客 60 4.1票务申请及订购流程： 4.1.1各分公司、部门经理统筹安排员工的出差时间、地点及出行方式后，由本人到公司前台处领取并填写《订票申请单》。 4.1.2《订票申请单》原则上由本人填写，业务人员若因公出差在外，不能本人亲自填写的，可由客服代填，填写的信息包含个人姓名（姓名必须同身份证姓名，不可使用别名或其他名字）、出发的时间、出发选择的交通工具、出发及到达地点、准确的身份证号码，填写人必须保证信息准确无误。 4.1.3填写好的《订票申请单》需经过各分公司、部门经理核对、签字确认后交给行政部经理签字确认。如购买机票，需要本人或客服将查好的机票信息以及机票折扣填写好交给订票人（前台），并由订票人进行第一次复核，由行政事务专员进行第二次复核，全部复核结束之后方可到行政部经理处签字确认。 4.1.4 超出折扣部分，公司先行承担，待员工下到市场后由客服填写业绩效果，若业绩效果达到要求超出部分由公司承担，若业绩效果未达到要求，超出部分将由员工个人承担。 4.1.5 经三方签字确认的申请单即已生效，不可再进行更改、增加或删除，如有特殊情况进行更改，须填写《改/退票申请单》经部门领导签字确认，行政部经理签字确认方可进行更改，因改票或退票生成的手续费视原因进行处理，详见4.3。 4.1.6订票人将所订的票的相关信息填写完整后，将《订票申请单》复印一份，其中原件留存备案，复印件交财务部出票人作为出票凭证，每月订票人和出票人对信息进行汇总，交至行政部审核，行政部审核后交财务部报账。 4.1.7每月5号前（如遇特殊工作档期可适当延后至10号）订票人将本周购买票据的备案申请单进行整理，形成统计表交予行政事务专员以核算票务费用。 4.1.8员工从异地到异地，从异地返回本地的机票，由客服人员代写《订票申请单》由公司统一出票。员工从异地到异地，从异地返回本地的火车票由本人自己购买，回程后，持票据履行财务报销制度。 4.2订票注意事项 4.2.1机票订购折扣授权： --7折以下，含普通员工、大区经理、部门主管领导，行政部经理即可授权； --7折以上机票，需毕总签字授权。 负责订票人需见到领导授权签名，方可出票，若未经授权擅自出票造成的经济损失由订票人承担。 4.2.2行政部在审核机票价格时，会考虑出差补助、住宿费用、人力资源成本等相关情况，酌情考虑员工超出1.2倍火车票部分金额可适当由公司承担。 4.2.3 试用期不满一个月（含一个月）的员工若需出差，要求乘坐火车，若有特殊情况必须乘坐飞机的，超出1.2倍火车票的部分将由员工个人承担或部门承担。 4.2.4火车票的购买：部门领导确定出差行程后，填写《订票申请单》通知行政部订票，员工在转交申请单的同时需将票款交付给订票人，差价部分待出票后多退少补；乘车历时6小时以上的可购买硬卧，不足6小时的购买硬座予以报销，否则超出的那部分费用自付，员工乘坐动车组列车限定购买二等车票。 4.2.5若需大量出票时， 行政部将成立两组订票组（前台和许可鑫一组、张彦鹏和孙枫一组），且客服需提前通知到订票人，并由订票人提前通知到财务，财务需提前将机票费用准备充分，以免耽误出票时间。 4.2.6订票人需尽可能获知各种渠道的订票方式，以取得最低的订票折扣和优惠，若订票人已知相关渠道却没有及时获取造成出高价票，由订票人承担相应经济损失。 4.3绩效考核项目： 4.3.1出差人员必须提前3-10天提交订票申请单，在此期间提交申请单生成的火车票费用、购买火车票手续费和5折（或1.2倍火车票）以内机票费用由公司承担，5折以上机票可履行相关授权出票手续给予出票，若临近出发2天之内购买火车票而导致生成高额的手续费用和购买5折以上机票的超额部分由部