第三章 档案的保管与利用 信息与档案相关管理 .pptx

薛秀香@档案馆 第三章 档案的保管与利用 第一节 档案的保管 一、意义、任务与基本要求 （一）档案保管工作的意义 目前档案保管中的问题：纸张老化、字迹褪色模糊、纸张变黄发脆，虫害十分猖獗、保管处所条件得不到改善，库房建筑不合保护标准，复制手段落后等。 解决档案需要长期保管和档案寿命有限的矛盾，必须加强档案保管工作。 （二）档案保管工作的任务 做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏） 1.建立和维护档案的存放秩序 2.防止档案的损坏 3.延长档案的寿命 4.维护档案的安全 2.库房建筑的要求 1）要有足够的面积 2）开间大小适当 3）屋顶防渗漏，具有良好的隔热性能 4）墙壁坚固耐久具隔热防潮防尘性能 5）地面坚固耐久，且防水防潮效能好 6）门窗紧密、牢固、防火，窗户具防强光与防风沙功能 （二）档案装具 1.设计档案装具时应符合的要求 1）材料及其加工，不能损坏档案 2）便于调阅档案、取拿方便 3）适当利用库房空间与面积 4）经久、耐用、牢固，并符合节约原则 5）整齐划一，合乎规范化要求，灵活配置不同装具 2.档案装具的种类 1）档案箱 五个一套，铁皮柜 850mmX300mmX370mm 体积小，便于挪动，防尘、防火、防盗。 结构复杂、造价较高，降低内部使用面积。 2）档案架 A.固定档案架 单柱式和复柱式 B.活动式密集架 负荷量较固定架大 C.积层架 3）档案柜 高2米左右，宽1.5米，四层隔板，相当于五层。 优点：坚固、防火、防潮、防光 缺点：移动不便，造价稍高 3.档案装具的材质 1）木制 防潮效果较好 防火效果不好 2）金属 防火、耐水，适用方便灵活，便于机械加工，可做成组合构件，有可调节性与机动性，利于运输、移装以及日常使用。 造价高 （三）设备 具有固定资产性质的机械、器具、仪器、仪表等技术设备。 去湿机、加湿器、空调、通风设备，温湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器，灭火器，装订机、复印机，缩微拍照设备及缩微品阅读复制设备，通信及闭路电视监控设备，消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具，等等。 （四）包装材料 卷盒 防光、防尘、减少机械磨损，便于管理，整齐美观。 规格：320mmX230mm或300mmX220mm，高度30mm、40mm或50mm规格 （五）消耗品 用于保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。 三、库房管理 （一）任务 1.档案秩序管理，存放位置与排列顺序。 2.库房温、湿度调节与卫生保洁。 3.档案出入库房控制。 4.档案理化状态监控 5.库房保卫。 （二）进出库制度 对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并做出专门的规定。 （三）库房温、湿度控制 库房内温、湿度直接影响档案“自然寿命”。 温度：14℃~20℃ 相对湿度：50%~65% 控制和调节库房温湿度的方法： 1.对库房进行严格封闭，隔绝库房内外温、湿度的相互交流。在库房内采用空调或恒温、恒湿技术设备，将库房温湿度认为调控在适宜的温湿度指标范围之内。 所需费用较高 2.采用机械性或自然性的措施对库房温湿度进行人工调控。 1）使用增温湿度或降温湿度等机械设备进行调控，使原有温湿度有所改变。 2）利用库房内外温湿度差别，采用打开门窗或排风、换气扇等方法进行自然通风，用库房外的自然温湿度来改变或调节库房内的温湿度。 3）采用一些更为简便的人工方法来对库房温湿度进行调整。 如地面洒水、放置水盆、湿草垫，挂置湿纱布、麻绳等以适当增湿； 在库房中或装具中放置木炭、生石灰、氯化钙、硅胶等物品，以适当降湿。 （四）“八防”措施 防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 （五）库房编号和排架 1.库房编号 所有库房编一个总的顺序号 根据库房所在地的方位及库房建筑特征进行区分编号 2.库房中档案架、柜、箱等装具，应该排列有序，统一编号。 不同规格、不同式样的档案架、柜、箱应分开排列，充分利用地面和空间，同事便于档案搬运和取放。 要避开强烈光线直射，同时不能有碍通风。 （六）全宗的排列与档案的上架 全宗排列：基本依照进馆档案的先后顺序，但在同时进馆档案当中，力求按同系统的全宗排列为好。 档案上架：流水排架法，即按档案进馆顺序流水排列。 存放方式：竖放与平放 （七）全宗卷 是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。 1.在收集工作中产生的文件材料，移交书、移交目录等。 2.在档案管理工作中形成的文件材料，整理工作方案、立档单位和全宗历史考证、分类方案等。 3.在档案鉴定中产生的文件材料，鉴定档案材料分析报告、档案销毁清册等。 4.在档案保管、统计工作中形成的文件材料，档案安