沟通日记一封邮件引发会议.docVIP

沟通日记一封邮件引发的会议 　　我们常常以自我为中心，看问题时总是“我以为”，带着有色眼镜去看事物。如果不以客观事物为依据，那么一切都将停留在表面，对解决问题无益。沟通，需要抛弃幻想幻象，以事实为基础进行交流 　　 　　身处电子消费品行业的公司，财务与业务如何有机结合是一个课题。部门间的工作矛盾每天都有发生，有时解决得好，有时则处理得不理想，其中，沟通的因素占据很大成份。 　　 　　先入为主 　　 　　“五一”加班时，由于信息的缺失，导致采购方面会计核算无法顺利进行。一想到采购部门只顾自身到料而不管业务后端的情况，心中便火冒三丈，随即以激动的心情拟就一封邮件。 　　邮件内容多是对采购部门的指责，如“我们目前最简单的单据收集都是问题，竟需要供应商来提供，这意味着自身管理能力低；如果我们习惯于此，说明这个管理团队已经丧失了积极性和敏感性。”。 　　同时，邮件也述及了相关的规范建议，如“采购员除对物料实物跟踪外，更重要的是对所负责订单整体信息的跟踪和维护，包含订单的种类（加工还是采购）、订单的价格、来料信息的准确性、订单的完结（是否超单）等所有信息以及对供应商的考核，如送货的准确及时性、单据的完整准确”，等等。 　　当然，其中也免不了发泄一番，如“好的制度，可以让坏人变好，不好的制度，可以让好人变坏。现在我们处理的是这个制度问题，如果制度确定了，操作人员不去执行，那就是态度问题，阻碍公司发展就只能被搬掉了。” 　　当然，冷静下来之后，并未将此言辞激烈的邮件广泛发出，只是给了采购部长、财务部长和总经理。因为有三个方面的担心，一是如果自己一家之言导致回复的更过激情形，从而影响面过大，局面就难以收拾；二是如果公司管理层面没有一致意见，那么对于事情的解决是没有利处的；三是思维的分歧不宜扩大到执行层面，将矛盾解决在未爆发的阶段。 　　发送完邮件，已近半夜零点。自忖自慰，至少在天时和地利上占了先机，毕竟大家都在玩乐，而我在工作。 　　 　　由远及近 　　 　　第二天，早早来到办公室，忐忑地打开??箱，不知道性格中偏于火爆的采购部长会如何回复。恰巧网络故障，更增添几分紧张。费力打开后，回复的邮件里只有几个符号“...!!” 　　对此，不追随时尚的自己有些百思不得其解，于是回复一封邮件。 　　内容方面，首先是提出问题：“没明白这几个标点符号的意思？？？” 。然后，为了证明一切从公出发，强调自己的公心，指出：“好的制度，可以让坏人干不了坏事；不好的制度，可以让好人变坏。我相信这些都是因为我们的制度原因导致的，相信大家都愿意做好，只是做好的标准没有统一，造成了认知的差异，而非故意去捣乱。” 　　其实，沟通中多说几句和少说几句，有时效果是截然不同的。 　　第三天，收到总经理回复邮件。内容是要求与采购部长一起，安排两个部门（财务部与采购部）开一个会；同时，总经理强调：“前提是就事论事，互相体谅对方的困难，充分沟通，不要偏激，并希望你们头和尾两个部门的配合能够成为其他部门工作配合的?模。” 　　对于自己，这封邮件无异于一颗定心丸。有时，在解决矛盾的沟通过程中，有了总经理的表态，事情往往就会好处理得多。 　　第四天，找机会与总经理谈论业务。据总经理介绍，在看到采购部长回复的邮件时，也感觉莫名其妙，于是与其进行了严肃的谈话；在从工作谈到职业发展的谈话期间，采购部长因为工作压力等问题而数次落泪，总经理希望她能在解决不断出现的问题的过程中得到提升。于是，有了第三方（总经理）的协调，双方的出发点就很容易趋向一致，未来的沟通也会变得顺利。 　　恰逢当天总经理生日，晚上大家去饭店庆贺。席间，采购部长借酒兴对我坦诚了一些想法，很谦虚的说，是自己的思想瓶颈导致工作不力。于是，我变得无言以对，因为这与预想中对方的火爆表现截然相反。 　　可见，在沟通中，我在思想上犯了先入为主的错误。至今，我还为当晚自己顾忌面子没能表示歉意而愧疚，在相互平等的沟通中，我已经输了一步。 　　 　　和风细雨 　　 　　于是，我开始反思。毕竟，对于同一件事情，人人都有自己的看法，对全局尤其是人心的掌控能力恰恰是我的弱项。 　　定好会议日期后，给所有相关的同事发了邮件。这时，邮件内容侧重于以换位思考的方式提出会议议题，不是站在财务的角度或者采购的立场上，而是从整个采购大流程的层面去提出问题，并恳请大家针对如何完善业务进行思考。 　　会议进行时，由于采购会计迟到，我借题发挥地指出，会议通知是基于大家共同认识的基础上，也就是说会议通知不会有认识误差；既然这个规则已经制定了，而采购会计还是姗姗来迟，因为一个人浪费了全部人的十分钟，这是不遵守规则产生的后果。 　　接下来，由对自己部门人员的不庇护，再将问题延伸到工作上。这时，我尽量让言语简单轻松，避免