江西纸质档案数字化管理与技术规范doc.doc

江西省纸质档案数字化管理与技术规范 为规范我省纸质档案数字化工作，保障纸质档案数字副本凭证效力，维护档案实体与档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》以及《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T20530-2006）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《信息与文献—文件档案数字化实施指南》（ISO/TR 13028：2010（E））等相关标准，制定本规范。 1 范围 本规范规定了纸质档案源版数字副本制作的各项要求，源版数字副本的衍生品制作可参照执行。 本规范所称纸质档案数字副本是源版数字副本及其衍生品的统称。源版数字副本是指使用扫描仪等数字成像设备对纸质档案进行数字化转换而直接生成的静态图像文件。对源版数字副本进行压缩、格式转换、识别等处理而生成的静态图像文件、版式文件或纯文本文件等，为源版数字副本的衍生品。 本规范适用于各级国家综合档案馆对馆（室）藏纸质档案进行批量数字化转换，可作为编制数字化工作方案的依据。机关、团体、企业事业单位纸质档案（含纸质照片档案）的数字化可参照执行。 2 基本原则 2.1统筹规划，分步实施 应根据馆藏档案重要程度、破损情况、利用需求等，进行统筹规划、分步实施数字化。馆藏国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案优先进行数字化。 2.2保障凭证作用，维护档案安全 为保证纸质档案数字副本是档案原件真实、完整、可靠与可用的复制件，必须在纸质档案数字化过程中实施全程安全管理。应建立安全管理措施，对数字化对象实行审批制，数字副本的制作应符合相关标准的要求，采用适合的数字化技术，执行规定的质量控制程序，准确复制档案原件，并捕获必要的数字化元数据。数字副本制作各环节应有当事责任人的签字，数字化成果按规范要求移交，确保档案原件与档案信息安全。 对进行数字化的档案原件，在拆装、整理、修复等过程中，应遵循最小干预、保持原貌以及适宜性、相似性与可逆性原则，最大限度减少数字化转换对档案原件可能造成的损伤或形制变化。未解密档案不得采用委托加工方式进行数字化。采取数字化服务与数字化系统设备整体采取委托加工方式的，必须对承包单位进行资格审查，并采取使用国产计算机产品、硬盘整体验收移交或低级格式化、加强数字化现场安全管理等措施，防止档案原件数字副本外流。 2.3加强协调，夯实基础 纸质档案数字化是一项系统工程，应加强协调、合理设计流程，把规范档案基础业务工作与档案数字化转换相结合，在档案数字化过程中进一步完善档案原件的整理、编目、著录、修复、还原等工作，夯实档案基础业务工作。 3 纸质档案数字化项目管理 3.1数字化项目的全程管理 应对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等五个阶段实施全过程管理，对项目的安全、标准、质量、进度等进行有效控制。 3.2数字化工作文档管理 应明确纸质档案数字化过程中形成的工作文档的整理、归档、移交等管理要求，并与全宗卷共同保管。应归档的数字化工作文档包括：数字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案出入库交接单、数字化加工流程单、质检任务安排单、质检情况登记单、质检验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交清单等凭证性文件；采取委托加工方式的数字化项目，项目招投标文件、中标通知书、项目合同等， 3.3记录数字化元数据 为确保纸质档案数字副本的真实、完整、可靠与可用，应在数字化过程中记录有关数字化项目、数字副本生成背景及其技术结构的元数据，主要包括数字化授权信息、数字化软硬件信息、数字化日期与时间、格式、扫描分辨率、色彩空间、压缩方案等。 4 纸质档案数字化基本环节管理 纸质档案数字化全程共有10个基本环节，包括审批数字化对象、制定数字化工作方案、档案出库、整理分件，建元数据库、档案扫描、图像处理、数据质检、档案还原入库、数字化成果验收移交等。 4.1数字化对象的审批 对纸质档案数字化对象实行审批制。档案原件法定持有保管单位的法人或授权代表要签署《江西省纸质档案原件数字化审批书》（附录A的表A.1）。 4.2制定数字化工作方案 应对数字化对象基本情况进行调查摸底，以此为基础并根据本规范提出数字化项目管理与技术要求，编制数字化工作方案。数字化工作方案应包括安全保密措施、项目管理要求、技术标准、工作文档管理要求、数字化成果移交要求等内容。采取委托加工方式的数字化项目，数字化工作方案应明确数字化成果的计算标准。 4.3档案出库 严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理借卷手续，案卷逐卷（以件为单位的逐件）清点后出库，重点档案逐页清点后出库。 4.4整理分件 整理分件结果与文件级目录数据、数字副本质量及其命名、存储文件夹命名等各个环节密切关联，应严格把关。从整理分件到案卷还原的各个环节，要以卷或批次为单位建立《江西省纸质档案数字化加工流程单》（附