接待管理实施细则汇总.doc

QB 接待管理实施细则 （修订） 2013-4-发布 2013-5-01实施 目 次 前 言 II 1 范围 3 2 规范性引用文件 3 3 术语与定义 3 4 职责与接口关系 3 5 工作流程图 3 6 关键节点工作标准及绩效考核 5 7 公务接待管理工作流程 5 8 本文件所述活动的环境和职业健康安全特性 7 9 相关文件 8 10 相关记录 8 订状态 修订次数 修订条款 修订依据 修订人 生效日期 接待管理实施细则（修订） 范围 本文件规定了接待管理过程的工作程序、要求及各相关部门的职责，以为确保公务接待管理工作科学化、规范化，更有效、更顺利的完成，提升企业形象。 本文件适用于凉山州烟草专卖局（公司）机关接待工作的管理与控制，各县、市局（分公司）参照执行。 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本文件的引用而成为本文件的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本文件，然而，鼓励根据本文件达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。 无。 术语与定义 GB/T19000-2008 《质量管理体系 基础和术语》 GB/T24001-2004 《环境环境管理体系 要求及使用指南》 OHSAS18001-2007 《职业健康安全管理体系 要求》及以下术语适用于本文件。 无。 职责与接口关系 归口部门 行政管理科 负责全州系统接待的统筹和管理； 负责接待费用的审核和全年接待费用的控制； 全州系统重大接待的实施； 协助相关部门对口接待工作的开展。 州（公司）归口部 门向下服务提供 下文 培训 指导 监督 检查/ 验证 评价 考核 其他 √ √ √ ○ √ √ √ ○ 县、市局（分公司）接口部门及职责 县、市局（分公司）综合办公室 接收信息：来宾基本信息及行程安排 提交信息：反馈接待方案等 处理过程：向相关领导汇报，制定接待方案，组织实施接待 州（公司）相关 部门间工作接口 各相关科室 业务对口接待； 协作行政管理科完成重大接待 州局（公司）领导 接到任务后第一时间给出指示 审批方案 组织实施指示 费用结算审核 工作流程图 关键节点工作标准及绩效考核 节点名称 质量要求 时限要求 责任部门/岗位 生成记录 绩效考核 1 制定方案 及时传达信息，准确制定组织实施方案 行政管理科 业务对口部门 接待指南 2 组织实施 整个接待过程分工明确，实施有序 行政管理科 业务对口部门 公务接待管理工作流程 接收任务 行政管理科负责接收各部门和领导安排的公务接待任务和接待指示，登记在案，并在第一时间向单位分管领导汇报。 准备工作 接待工作人员首先要了解来宾的基本情况，如单位、姓名、性别、职务、人数、抵离的时间、来意等。必要时，还应该了解来宾的年龄和健康状况以及一些饮食和生活习惯、禁忌等信息。 制定公务接待方案 7.3.1重大公务接待方案 重大公务接待任务是指国家局、省级局（公司）、省级工业公司副厅级以上领导赴凉山视察、检查指导工作。此类接待任务由行政管理科全权负责，根据来宾的情况及目的，行政管理科草拟公务接待方案。公务接待方案的内容包括：来宾的名单及职务、住宿安排、日程安排、接送及车辆的安排、用餐地点及席桌安排、工作会见、会议安排、陪同人员名单及职务、州情简介、州局（公司）简介、考察点的情况简介，并附上温馨提示。 7.3.1.1重大公务接待规格及标准 见附件。 7.3.1.2重大公务接待任务管理流程 接到领导所下达的有关此类接待任务的指示后，根据来宾的职务以及数量预定宾馆，安排好住房、用餐、车辆及陪同人员等，制作接待指南，严格按照接待任务的规格及标准实施接待，在接待任务完成之后，及时填写“公务接待任务完成情况统计表”登记存档。 7.3.2常规公务接待方案 常规公务接待方案是指县处级别的领导来凉山，由对口部门提出接待初步方案，经州局（公司）分管领导审批后，送行政管理科。行政管理科制定公务接待方案。内容包括：来宾的名单及职务、住宿安排、日程安排、用餐安排、陪同人员名单等。 此类接待任务由行政管理科与对口部门相互协调，相互配合完成的，行政管理科主要负责整个接待工作的安排及接待标准的控制，如：住宿和用餐的标准的安排、陪同人员、用餐安排等，对口部门负责完成具体接待任务。在接待方案的制定与审批过程中，为达到费省效宏的目的，应合理安排陪同人员，避免出现客少主多的情况。 7.3.2.1常规公务接待规格及