档案管理各项规章制度.doc

文件归档制度 1、公司所属各单位职能部门在工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定，定期向档案部门移交，集中统一管理，任何人不得据为已有。 2、公司各职能部门应按公司档案归档范围，指定有关人员负责积累、整理归档，归档的文件材料必须完整、准确地反映生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程，符合其形成规律。 3、归档的文件要符合国家规定的公文格式和书写标准，图纸要符合国家制图标准，禁用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等不利于档案长期保存的书写标准。 4、企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收、重要设备开箱，必须有档案部门参加，文件材料不完整、不准确、不系统，不予以验收，财务部门不得办理项目结算。 5、归档时间： 5．1 党群、行政、生产技术管理、经营管理等工作中形成的文件材料由立档单位（或部门）系统整理后于次年三月底前向档案部门移交归档。 5．2 产品试制、基建工程及其它技术项目的文件材料，在任务完成后或告一段落时，由项目负责人审定后归档。 5．3 凡设备在安装调、大修和技术改造过程中形成的文件材料，交工验收后归档，新购置重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，经验收合格后及时归档。 5．4 会计管理（含专业核算）的文件材料，在年度终了后由会计部门保管一年，期满后向档案部门移交。 5．5 企业工作人员因公外出参观学习，考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围规定及时归档。 5．6 企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加份数。 5．7 归档的材料由归档部门指定专人填写移交清单，由归档单位（或部门）领导签字后，方可办理交接。清单一式二份，归档单位、档案室各一份。 库房管理制度 1、档案库房管理应贯彻、执行《档案库房技术管理暂行规定》，坚持“以防为主，防治结合”的原则，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的安全。 2、档案库房必须实行专人管理，库房钥匙应确定专职管理员保管，不得随身携带。 3、档案库房必须有“严禁烟火”、“闲人免进”警示牌，库房内不得存放、使用易燃、易爆及其它安全隐患物品。 4 、档案库房应采取必要的安全、保护设施，达到档案“八防”（防火、防虫、防盗、防高温、防潮湿、防尘、防光、防污染）要求，库房照明应采用白炽灯、设独立的电源保险控制开关并安装在库外，人离库房要切断电源。 5、库房框架应科学排放，统一编号，档案存放必须严格按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序摆放。 6、档案库管人员要坚持做好每天的温湿度记录，并充分利用现有设备，采取相应措施，将温湿度控制在标准之内。 7、对库藏档案应经常进行检查、记录，发现问题及时报告，并采取措施予以处理。 8、每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案保管情况，为科学管理积累资料。 档案借阅制度 1、凡借阅公司档案，一律填写档案查、借阅登记表，由部门负责人、分管领导、档案负责人签字后借阅，如是重要文件资料，必须经总经理批准后方可借阅。外单位借阅档案，须持单位介绍信，按密级、等级和批准权限履行借阅手续。 2、各类档案原则上不外借，特殊情况确需借出时，须经档案部门和主管领导批准，严格履行登记手续，借出的档案必须保证完整，并按期归还（一般为7天），如延长借阅时间，须重新办理续借手续。 3、查阅重要档案要严格审批手续。查阅党委会议记录须经党委书记审批；查阅董事会议记录须经董事长或董事会秘书室主任审批；查阅经理（或厂、矿长）办公会议记录，一般须经经理（或厂、矿长）审批。 4、涉及密级的地形、地质、科研、专利等档案，重要的孤本档案，原则上不予外借，经审批后，只能在阅览，确因工作需要借出时，应由档案部门、公司主管领导审批后，方能借出。底图一律不予借出。 5、借阅者对档案负有保护和保密责任，不得在档案上涂改、勾划、损毁等，不得随意复制和转借，否则将按《档案法》有关规定予以处罚。 6、凡调离原单位和退休职工（包括下岗、息工等职工），必须将借阅的档案交档案部门，经档案部门签字盖章后，人事部门方可办理调转或退休手续。 7、对归还的档案，必须逐卷、逐张清点，对磁性载体档案，要按规定进行质量检查、验收，经双方核准后履行借阅注销手续。 档案保密制度 1、认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》，严禁失、泄密事件发生，确保档案的完整与安全。 2、档案管理人员要严格执行档案借阅制度，不得将所保管的档案借给无关人员阅览或随意借出。 3、档案管理人员要严格执行库房管理制度，加强对档案室的妥善保管，严防因管理不善造成失、泄密情况的发生。 4、档案管理人员不得将所保管的档案存放情况及内容向无关人员作介绍。 5、凡涉及党和国家的机密