上海大学兼职档案员培训材料.doc

目录 文件材料组卷原则、方法、要求 2 一、归档案卷质量要求 2 二、立卷的程序与方法 6 三、归档时间和归档手续 8 “南大之星”档案管理系统使用说明 9 第一部分 系统登录及密码修改 9 第二部分 案卷级目录著录方法 13 第三部分 文件级目录著录方法 17 第四部分 案卷级、文件级著录内容 19 第五部分 案卷及文件的修改和删除 23 第六部分 打 印 26 第七部分 常见问题汇总 36 学院文书档案归档范围及保管期限表 39 上海大学实物档案归档范围和保管期限表 41 上海大学人物档案归档范围和保管期限表 43 学院声像档案归档范围及要求 53 上海大学兼职档案员岗位职责 60 文件材料组卷原则、方法、要求 一、归档案卷质量要求 1、归档案卷总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同价值，使档案便于保管和利用。 2、卷内文件材料必须准确反映学校活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。 3、文件材料按时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档。 ■ 卷内文件排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；其他文件材料按时间顺序排列。 4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，一般文件材料归入文件形成年度；按学年处理的文件，归入专门年度（教学年度）。 ■ 跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 5、确定文件材料的保存价值，要根据学校管理与实践工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断，可参见《上海大学各门类档案归档范围和保管期限表》。 6、立卷视文件材料的数量进行，原则上每卷不超过200页。当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。 7、凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质并和光盘一起归档。 8、编写页号：卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线的一侧下角（用打号机）敲页号。 9、卷内文件目录：卷内文件目录置于卷内文件之前，它由顺序号、文号、责任者、题名、日期和备注组成。文件材料上如没有写明责任 者、日期，兼职档案员要考证清楚，及时补上。 ■ 顺序号：反映卷内文件的件数。若卷内有三份文件，排序后，其顺序号为：1、2、3。 卷内文件的件数一般以每份文件单独计算。请示与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件应算一件。 ■ 文 号：文件制发机关的发文字号。例：沪教委高[2011]第40号；上大内[2011]第21号。 ■ 责任者：形成该文件的单位或对文件负有责任的署名者。例：上海大学、上海大学教务处。 ■ 题 名：即文件标题，一般应照实抄录。对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，要重新拟定，并加“[ ]”号。 ■ 日 期：文件的形成时间，例 ■ 备 注：对卷内文件作必要说明。若无不需填写。 10、卷内备考表：卷内备考表置于卷末，用来保护文件，说明卷内文件情况。 ■ 本卷情况说明：填写卷内文件的情况，如文件的缺损、修补、补充、移出、销毁等情况，以及需要注明的情况。一般无特殊情况此项不用填写。案卷 立好后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并标注时间。 ■ 立卷人：由组成本卷的责任者签名。 ■ 检查人：由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。 ■ 立卷时间：完成立卷日期。例：2011.05.20。 11、案卷装订：案卷装订前应去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件、字迹模糊的文件应把复制件与原件放在一起。装订时要留出装订部分，用绳线勒紧结牢，采用“三点一线”法装订，一律订在左边。注意不要倒置、脱漏纸张，不要把字迹装订掉。 12、拟写案卷题名：案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构一致，一般不超过50个字。其常用结构：责任者（作者）+问题（内容）+文种（名称）。 ■责任者： 指卷内文件的主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等。若卷内文件的文种较多时，可按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。 二、立卷的程序与方法 1、预立卷 学校严格实行文件材料形成部门立卷归档。各个归档单位的兼职档案人员应在平时注意及时收集属于归档范围的文件材料，依照上海大学各部门确定的预立卷类目归入相应的卷夹内，方便平时的保管利用和归档时的立