任务九 拟写接待计划.ppt

单元目标 实训要求 小 结 强化练习 课后作业 经过飞扬国际集团到美国ABC公司考察和初步商洽，双方建立了友好关系，飞扬集团邀请美国ABC公司前来考察洽谈合作事宜，美方派出总经理、秘书和市场部经理来洽谈，为期四天，飞扬国际集团安排接待，请制定接待计划。 * * 任务九 拟写接待计划 学习情境四——对方前来洽谈 1.了解外事接待的一般程序 ； 2.熟悉接待工作的内容和原则 ； 3.掌握接待计划的书写格式、方法、注意事项 。 1.能够主动了解来访者的基本情况和来访意图 ； 2. 能够制定出接待计划。 知识目标 能力目标 任务背景 经过辉鹏服饰有限公司到韩国广田百货有限公司的考察和初步商洽，双方建立了友好关系，辉鹏服饰有限公司邀请韩方公司前来参观并正式洽谈合作事宜，韩方派出社长金美惠、秘书朴素善和市场部部长李宰平前来洽谈，为期三天，双方将在第二天进行会谈，第三天韩方将回国。 实训工作任务 根据实际情况制订韩国广田百货有限公司一行前来参观的接待计划。 1 分组进行，全班同学分成设若干小组，每个小组5～6人。 2 以小组为单位进行接待计划制定，首先小组讨论接待计划环节，达成共识，再制定拟写分工，每个组员拟写1-3个点，最后整合成一份方案初稿。 3 完成初稿后，小组交换互评，教师给出修改意见，各小组修改完成定稿。 实训步骤 One Two 制订 接待 计划 （初稿） 1.讨论接待计划环节，达成共识，分工拟写； 2.收集信息，根据样本分工拟写拟写前言、来宾情况、接待规格、接待日程、经费预算、接站计划、宴请计划、会谈计划、参观计划、食宿计划、送行计划。 制定 接待 计划 （定稿） 1.根据小组互评和教师给出修改意见修改定稿； 2.交上司批准； 3.知会对方。 呈上司审阅批准 与有关人员沟通，确定信息 拟定接待计划 了解来宾的情况和意图 任务实施步骤 1.了解来宾的情况和意图 了解来访者用意（意图和目的 ） 了解来访者的基本情况 （国别、地区、所代表的机构或组织及其业务范围和发展态势、来访的人数、姓名、性别、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗，来访者抵达和离开的具体时间及交通工具 ） 2.拟订接待计划 了解接待计划的格式 拟写引言 写明接待方针 明确接待规格 写明日程安排 拟定接待人员名单和工作分工 列支接待经费 3.与有关人员沟通，确定信息 与本单位相关人员沟通 （接待计划中涉及的本单位的部门和人员 ） 与对方沟通 （对接待形式和接待日程，秘书与上司初步定好后，要报给来访者，征求一下客方意见） 4.呈上司审阅批准 接待计划拟好后，秘书要呈报上司审阅批准。经双方认可并经上司批准的接待计划/方案没有特殊情况一般不予以改动。 英国伦敦职业学院几位有关人员要来秘书小王所在的学院洽谈合作办学事宜，学院领导将此次接待任务交给了小王。 为了不辜负领导的信任，小王早早地做好了准备。他先对英国伦敦职业学院的情况进行了了解，并根据对方提供的来访者有关资料进行了研究，最后写出了接待方案，并交给领导，请领导审批。 方案主要内容有：…… 为表示我院对此次活动的重视，决定使用高规格接待的方式，接待英国客人。 请市教委有关领导与我院领导一同迎接外宾。 为使外宾更多地了解我国的美丽河山，尽量多组织一些参观游览活动。 …… 请问这份接待方案是否合理？为什么？ *