会议管理规章制度(参考方案).doc

文件编号： XXXX公司 会 议 管 理 制 度 （参考方案） 提供：聚成XXXX项目组提供 日期：2014-01-15 会议管理制度 一、目 的： 为明确XXXX公司主要会议类型和内容、规范会议程序、提高会议的质量和效率，确保会议精神和各项决议能得到有效的贯彻和执行，特制定本制度。 二、会议类型和名称： 1、公司年会（总结表彰大会）； 2、公司半年总结会； 3、公司季度经营分析会； 4、公司月度总结会； 5、公司周例会（部门联席会议）； 6、早会和部门早会； 7、工作交接班会。 本制度所列会议不包括部门召集的内部会议或部门发起的专题会议,也不包括公司领导发起的临时会议和其他会议。 会议名称 时间/频次 主持人 会议目的 参会人员 主要内容 公司年会 每年年末到阴历春节前 董事长、总经理 总结、表彰、新年度目标确定、交流、娱乐身心。 公司开完后各部门可以开本部门的年会 公司全体人员 各部门先分别提交总结和下年度计划，公司汇总编制整个公司年度经营计划书；综管部起草总经理总结报告；安排各部门评选先进，予以表彰，文艺汇演、聚餐等联谊活动 公司半年总结会 每年7月中旬或下旬 总经理 依据公司年度计划执行情况，在总结上半年工作基础上对需要调整的指标加以调整和修正 中高层 半年总结、目标调整、纠偏、改善、聚餐 公司季度经营分析会 每季度结束下个月上旬 总经理 在月度总结基础上收集相关信息、各部门任务完成情况、经营中存在问题、分析原因、提出对策 中高层 对照业绩目标要求，梳理问题所在、制订应对策略、拿出具体措施 公司月度总结会 每月结束后下月上旬，如在季度末的月份与季度会合并 总经理 月度工作总结、及时纠偏。重点是财务经营分析和管理工作 中高层 各部门提交月度总结，财务另外需提交当月经营分析 公司周例会 每周六下午2:00--5:00 总经理 协调部门工作、解决重要问题、落实工作责任、确认任务时限 公司高管、部门经理、广州以外的项目部、大客户部、业务部等可通过视频会议参与 根据各部门的周计划内容、提前确定周会议题（提案）、决定解决方案、落实执行人、检查人等 早会和部门早会 每日早班上班前半小时，各部门可自行决定具体时间 部门在上班后10分钟内完成 部门负责人/车间主任 上传下达、沟通联络、工作要点、鼓舞士气、锻炼口才 部门和部门全体员工 公司指示传达、问候礼仪练习、工作布置、轮流主持、一分钟演讲 工作交接班会 两班交接前20分钟之内 交接班双方 分清责任、无缝链接、秩序井然 参与交接班的项目部人员和车间班组人员 清点物品、工具、岗位职责交接、做好工作衔接 三、对会议的一般要求： 1、会议不是解决问题的唯一方法，开会是有成本的，其计算公式： 所有的参会人员的小时工资（即工资总额÷应出勤天数÷8小时）×会议所消耗的时间（包括会议准备和在途时间）； 2、所有的会议都要做到：目的明确、议而有决、决而有行、行之有果； 3、重要会议会后必须下发会议纪要，综合管理部跟踪落实决议事项。 四、会议相关人员的职责： （一）、会议召集人 确定会议主题和目的；确定会议主持人（除例会或大型会议总经理可安排会议主持人外，一般会议召集人即是会议主持人）、参加人员； 对各项议案所需时间做充分评估，会议时间控制在一个小时内为佳，原则上无特殊情况不得超过一个半小时。如议案过多可考虑删减分成若干会议。 会议时间尽量选择对与会人员工作影响较小时段开始。 谨慎确定参加会议人员，非必要人员不予邀请，尽量减少会议对正常工作造成的影响。 （二）、会议主持人 确定会议通知人、记录人； 确定会议议程：按顺序详细列举会议需要讨论的议案（按议案的重要性、紧急性等排列；如某些议案仅需部分与会人员参与的可放置最后讨论可减少其余与会人员的会议时间）； 准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题； 确保会议不受干扰，主动解决干扰会议行为； 平衡发言，确保与会人员充分发表意见； 善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持； 会议召开时间及议程变更的事前协调； 会议纪律的监督、违规行为的处理； 确保会议结束时所有提出之未完成事项，责任明晰、完成期限明确具体； 会议记录的签核； 会议决议或对策实施效果跟踪验证。 （三）、会议通知人 发出会议通知（注：公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知）； 会议通知人须在会议开始前四小时用《会议通知单》通知与会人员，被通知人或其授权代理人应在OA上回复确认是否能够参加；临时会议通知也可采用OA、腾讯QQ或电话形式； 会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员； 异常状况发生后5分钟内知会会议主持人；