业务档案管理工作方案.doc

江西省社会保险管理中心业务档案管理 工 作 制 度 社会保险业务档案管理是社会保险经办管理中一项主要的基础性工作，对维护职工合法权益、促进社会保险健康发展具有十分重要的作用。为了进一步贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》和《江西省社会保险业务档案管理实施办法》，积极推进社会保险业务档案规范化管理，制订如下工作制度。 一、社会保险业务材料收集整理规范 （一）社会保险业务档案材料收集分类，必须按照《江西省社会保险业务档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。 （二）社会保险业务档案材料纸样统一采用国际标准A4型（297mm×210mm）纸张。 1.复印件全部采用A4型纸张复印，并加盖申报单位公章,对其提供的材料进行确认； 2.原件小于A4纸张的，需用胶水粘贴于A4白纸上，粘贴时应注意向A4纸张纵向的右下侧粘贴；横向A4纸张的材料，必须将字头向内（左）侧整理，但应留出2.5CM的装订位置； 3.原件大于A4纸张的，应折叠成A4纸张大小，但不能钉压字迹。 （三）社会保险业务档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。 （四）社会保险业务档案材料必须纸张完好整洁，如果出现纸张破损现象，应予修补完好方可归档。不得在归档的材料上涂抹、勾画、圈划及乱加批注。如果确需在归档材料上修改的，修改人必须在材料的修改部分加盖单位公章或修改人私章，对该材料进行确认。 （五）已移交档案室归档的社会保险业务档案材料，由于特殊情况，原移交处室需要更换或撤销已归档的相关资料，处室经办人必须填写《社会保险业务档案材料变更登记表》，经所在处室负责人和档案管理部门负责人签批后，档案室工作人员方可进行更换或撤销原已归档材料。 二、社会保险业务档案移交制度 （一）业务材料归档移交工作办理。中心各处室兼职档案管理人员具体负责本处室业务材料归档移交工作，必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《江西省社会保险业务档案管理实施办法》和《社会保险业务档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理，并定期向中心档案室进行移交。 （二）业务档案移交时间安排。经办大厅应在每周的第一天，完成上周的业务档案移交至中心档案室；其他处室应在次年的元月份，完成上年度的业务档案归档移交。兼职档案管理人员应将本处室已办结的所有业务经办过程中形成的业务档案，按时按要求送中心档案室进行档案移交工作，并办理移交登记手续。 （三）业务档案移交质量要求。兼职档案管理人员必须严格按照《江西省社会保险业务档案管理实施办法》进行材料的分类整理，确保社会保险业务经办过程中形成的社会保险业务归档材料完整和规范。 （四）业务档案移交质量监督。档案室工作人员对兼职档案管理人员移交的业务档案，应按《江西省社会保险业务档案管理实施办法》和《社会保险业务档案材料收集整理规范》进行质量检查。对不符合归档要求的材料，兼职档案管理人员应及时按要求进行重新整理。各处室负责人要督促其按时按要求完成业务材料归档整理移交工作。 （五）业务档案移交手续办理。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险业务档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。《社会保险业务档案移交表》一式贰份（兼职档案管理人员、中心档案室各留存一份）。 三、档案室人员工作职责 中心办公室设档案室，档案室人员工作职责如下： （一）宣传贯彻执行《社会保险业务档案管理规定（试行）》和《江西省社会保险业务档案管理实施办法》，制订档案管理工作各项规章制度。 （二）协助同级档案行政管理部门和同级人力资源社会保障行政部门，指导下级社会保险经办机构档案管理业务工作。 （三）统一管理本单位社会保险业务材料的立卷归档工作。 （四）开展档案资料利用服务工作，编制检索工具，迅速准确地提供有效利用。 （五）做好档案信息化工作，提高档案现代化管理水平。 （六）遵守保密制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案。 （七）组织档案的鉴定销毁工作。 四、兼职档案管理人员工作职责 中心各处室配备兼职档案管理人员，兼职档案管理人员工作职责如下： （一）认真学习《江西省社会保险业务档案管理实施办法》，贯彻执行档案管理的有关规章制度，熟悉掌握《社会保险业务材料收集整理规范》。 （二）做好本处室社会保险业务材料收集、整理的基础工作，确保社会保险业务档案的完整性、准确性和系统性。