关于届毕业生档案转递工作安排的通知.doc

关于2015届毕业生档案转递工作安排的通知 各基层学院（法律系）： 2015届（2011级）毕业生的档案转递工作即将开始，档案材料整理装档、转递工作将分两个阶段进行：第一阶段是最后一次装档，第二阶段是发档。由于涉及毕业生成绩档案（简称成绩单）和“全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书”（简称派遣证），使得装档和档案转递工作时间紧、任务繁重，要求对每个毕业生的档案材料，必须做到准确无误。因此请每一位参加毕业生装档工作的辅导员都要本着“早、细、实、准”的工作原则，认真做好此项工作。 此项工作实行分工负责，从档案材料的准备、装档到发档要各负其责，共同做好毕业生档案转递工作。装档工作由各院（系）负责学生工作的领导带队，组织辅导员及学生干部进行装档。发档工作由档案室负责，具体安排如下： 一、学生档案装档内容（大学阶段）： 1.学生登记表：表中含总结、自传、评语等，一定填写完整，按项目要求填写完毕后，必须加盖院（系）公章，否则不能生效； 2.高等学校毕业生登记表：按项目要求填写完毕后，必须加盖学校公章，否则不能生效；（校学生处章） 3.学生毕业成绩档案（简称成绩单）：由学院教务处提供，必须将以下6个印章盖齐全方能生效： （1）教务处秘书章； （2）院长（系主任）； （3）学院公章； （4）授予学位章（横戳）； （5）是否同意毕业章（横戳）； （6）成绩单制表人章（签字）； 4.教育实习成绩评定表（或专业实习表）：必须有实习单位章方能生效。 5.党（团）籍材料： 党籍材料分党员和积极分子两部分： 党员需装以下材料： （1）入党志愿书； （2）入党申请书（最原始一份）； （3）自传； （4）支部综合考察材料； （5）预备党员考核表（正式党员不装）； （6）入党转正申请书（正式党员必有，预备党员没有）； （7）政审（外调）材料（有就装）； （8）思想汇报1—2份； 积极分子需装以下材料: （1）积极分子登记表； （2）政审（外调）材料（有就装）； （3）党校学员登记表； （4）入党申请书一份（原始）； （5）思想汇报1—2份； 团籍材料（入团志愿书.入团申请书）现已存入学生档案室，即高中材料。 6.奖励材料（列如：评优审查表，到学生处去取）； 7.体检表到学生处取； 8.就业通知书到就业办取（注意：是指全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书、白联必须装入本人档案里）。 二、装档工作程序与工作方法： 1.准备工作 首先应提前把需要装入学生档案的八大类材料收集全并整理成一份，再将整理的每份档案材料按照学生的学号从小到大的顺序排列好，以便装档时便捷准确； 2.装档工作 主要任务是将毕业生各类档案材料按档案转递通知单目录顺序（即：按学号顺序）装入档案袋内，填写档案转递通知单上的内容和时间，（说明：档案转递通知单，“简称叫档案转递三联单”由三个部分组成：第一部分：档案转递通知单存根；第二部分：档案转递通知单；即存根上的内容和通知单上的内容是相符的；第三部分：回执，回执上的内容不要填，由接收工作单位填写）粘贴邮寄地址； 3.装档方法： 根据过去装档经验，高校毕业生装档工作采取流水、分工的作业方法，四人一组，分工明确。 具体分工： 第一人：合并材料（将大学生每人的8类档案材料归统完整和高中档案材料合并），按档案转递通知单的学号顺序排好后，由第二人填写档案转递通知单内容； 第二人：填写档案转递通知单上的内容，（注意：邮寄地址按全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证填写），填写好，将档案转递通知单和连接回执一同剪下后同所有的材料一起装入档案袋里；（档案转递通知单存根按学号顺序排好）； 第三人：将毕业生档案袋封好，在档案袋下边贴封条，再将已经打印好的通讯地址往毕业生档案袋正面中间位置粘贴好（注意：保持毕业生档案整齐干净，不得过多的涂胶水，避免档案袋相互粘在一起造成损坏。）； 第四人：粘贴封口.（是指档案袋上边口）并在封口处贴封条，加盖档案转递骑缝章； 最后一项工作：请各院（系）认真核对档案转递通知单存根上的地址，姓名同档案袋上的地址姓名，准确无误，将存根和装好的毕业生档案按学号从小到大顺序排好一并交回学生档案室。 三、装档要求： 1.填写学生档案材料必须使用钢笔，并使用蓝黑水，也可以使用碳素笔。字迹要清晰，工整。凡是用圆珠笔、红色墨水、纯蓝黑水复写纸写的材料，均不能归入学生档案； 2.各院（系）按2015届毕业生档案转递工作安排自行下载东北师范大学人文学院2015（2011级）届毕业生档案登记表，此表按学号从小到大顺序填写，具体项目：（1）序号、（2）学号、（3）系别、（4）姓名、（5）年级、（6）发往单位、（7）转递形式、（8）备注。此表要特别注意：（6）、（7）、（8）项不填，由学生档案室填写，其他几项由各院（系）填写。学号从小到大顺序不能打错、不能串，不能漏