归档文件着录原则.ppt

(七)、领导批示抄清： 1、文件编号［年代］领导批示抄清第**期 2、正题名：温家宝、李克强、张德江、马凯在安全监管总局《关于河南省平顶山市新华区四矿“9.8”特别重大瓦斯爆炸事故调查处理意见的请示》上批示及回良玉、贺国强、孟建柱在其他文件上的重要批示抄清 3、责任者：安全监管总局办公厅 （二）各省局党组会议纪要 （三）司函：向总局各司局征求意见各司局的复函、各司局关于党支部及党小组成员变动给机关党委的司函。 （四）向其他部委征求意见，各部委的复函只录第一条，题名后加括号注明各部委简称，文号、形成时间等以第一份为准。 （五）群众来信，有总局收文章也不必录。 （六）各地方、下属的公司、企业、煤矿等红头文件不必著录。 四、特殊情况但也须著录的情况 （一）首份文件是批复或复函，后面有该批复或复函的请示（函）的，该请示（函）即使是复印件，也须录入。 （二）盖有总局红色收文章的（表明此份文件总局收到的仅有复印件，没有原件）。 （三）内部明电（内部明电都是黑头，但盖有红章）。 （四）有备考说明的（标明此文件只有复印件，没有原件留存）。 * * （五）是人大、政协提案复函，该提案名要录入，责任者写提案者。 （六）小报告（司领导给局领导的报告）： 不管是红头还是复印件，均需录入。不完整的小报告即使有领导批注也可不用录入。 * * （七）收文处理单： （1）国务院收文处理单：后面附的是国办秘书局转来的文件的，录入收文处理单，后面所附文件不再录入。 （2）其他收文处理单：收文处理单后附有文件，责任者以文件责任者为准；不完整的收文处理单不录入。 * * （八）事故卷： 地方交的各种取证材料不扫也不录； 事故调查组形成的调查报告全扫，如是附件不录，否则需要单独录入一条； 事故图纸、光盘、照片等单独录入一条，不用扫描； * * （九）会议卷：一般需要全部扫描 红头文件、代表名册、会议指南、领导讲话、地方代表发言以及成册的均需各录一条。 讲话录入格式为：与时倶进……开创新局面——孙华山在***会议上的讲话 责任者：讲话的录发言人名称，汇编材料的录入其封面所标责任者即可。 * * 报纸单独录不扫描，但需在其上一份录入文件的标题后注明附报纸几张。如：***会议相关报纸（**张） 装订成册的资料汇编，如是各省典型发言材料、经验交流材料汇编在册的，只扫目录；如含有领导讲话，仅扫描完领导讲话即可；带文号的、关于法规条例的、标准规程的文件资料汇编全部扫描。 * * （十）人事司： 干部调动通知单等存根类材料成本装订的扫描； 各单位（总局各司局及各地方）关于人事任免的考察材料、公示结果不录； * * 涉及司局级干部人事任免的文件，各司给人事司的报告、请示录，处级及以下干部任免文件（多是总局内的司局给人事司的司函）请示不录； 各省局司局级、人事处人员职务任免的文件，红头、复印件均录。 * * （十一）安全评价报告等： 2012年以后作为专业档案单独存放，只著录总局批复或告知书等结论性意见1条，不扫描。 * * * * 结束 谢谢大家！ * * ? * ? * ? * ? * ? * ? * ? * * * 档案著录是指档案馆编制档案目录时，对档案内容特征和形式特征进行分析、选择和纪录的过程。它的实质在于准确描述档案材料的形式和内容特征，进行信息压缩，提供模拟性显示，以达到标识档案和提供档案利用的目的。档案著录是编制档案检索工具的首要步骤，决定着档案检索。 * * 随着我馆近几年来归档文件数量的增加，为了提高档案检索的准确性，同时也为了健立健全我馆统一的档案检索体系，特对档案著录原则作一详解。 * * （一）件号：即此机构文件排列的顺序号，目前我馆是一事一件，即一件一号。 （二）文号：文件的发文字号。 年份统一用“［］”符号著录，如人事函［2012］10号；若无则仅录该文件的年度，如［2012］ 一、著录项目： * * （三）责任者：制发文件的组织或个人。 责任者也是文件的发文机关或署名者，又称文件作者。需填写全称或规范化简称；个人责任者就写全名，职务、职称等可不著录。 * * 规范化简称：以中国共产党国家安全生产监督管理总局党组或中国共产党辽宁煤矿安全监察局等类似名义发文的文件，著录除中国共产党以外的全称（如：国家安全生产监督管理总局党组或辽宁煤矿安全监察局党组）。 * * 以国家安全生产监督管理总局、国家煤矿安全监察局联合发文的文件，输入两局全称（注：中间无顿号）。 以两局内部司局联合发文的文件，录入“一级单位规范化简称+司局全称，如：安全监管总局办公