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归档文件和人名卡片的著录方法 招远市档案局业务指导科 朱克友主讲 2011年7月 前言 为加强档案信息资源建设，规范我市各部门综合档案室档案目录数据库，保证我市档案信息化建设沿着正确的方向顺利推进，市档案局按照山东省地方标准《档案目录数据采集规范》和烟台市档案局的著录要求，举办这次学习班,望学员们认真听、认真记，学习结束后要立即进入实际操作。 第一讲 归档文件著录方法及操作步骤 一、操作步骤 打开柯兰得档案管理软件，在用户姓名中输入0000，点击确定。选择“档案管理”在下拉菜单中选择“归档文件”，再选“归档文件著录”。 二、著录方法 1、著录信息。 在“类型名称”中点击 “归档文件” ，正式进入著录。 2、文件题名。包括正题名、并列题名、副题名及说明题名。正题名：一般指文件文首的题目名称，如《国家档案局、国家物价局关于利用档案收费有关规定的通知》。并列题名：是指文件上用两种以上语言文字，相互对照、并列的题名。必要时并列题名和正题名一起著录在题名项目内，其前面用“=”号。如 “蒙汉合璧”、 “维汉合璧”、 “藏汉合璧”文件。副题名：副题名是解释或从属于正题名的另一题名说明题名：是指在题名前后对文件内容、范围、用途等的说明文字。 著录题名时应注意以下几点: ⑴一般按照原件题名著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”（英文状态下）。如：合同书、协议书等。[山东招金集团有限公司与中国黄金集团公司贷款补充协议] 不能用“【】”，因为软件系统不认。 。 ⑵文件除正题名外，有副题名时，应依次著录。著录时，在副题名前加“：”。例如：如：“市场经济不是资本主义独有的：×××同志在全市计划会议上的报告”。 ⑶文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可以省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。如: ×××同志在招远市经济开发区一九九七年度工作总结会议上的讲话 ⑷正题名含义不清，不能揭示文件内容，又无副题名可以补充时，对正题名也应照录，但应根据其内容另拟题名附后，并加“[ ]”号。 ①由于拟写上的缺点，造成词不达意，含混不清。例如：《关于贯彻执行国档发〔1987〕5号文件的通知》，题名未揭示出文件内容，著录时除原题名照录外，还应根据文件内容拟写能反映主题的题名，即[关于贯彻执行国家档案局科学技术进步奖试行办法的通知]。 ②以责任者或文件名称为题名的文件，除原题名照录外，还应根据文件内容，拟写一个简明确切的题名附后。如：公告、布告、命令等。 ⑸会议记录题名，在题名前后加“[ ]”，如[关于研究机构人员调整、领导分工、盖办公楼等局长办公会议记录] 。 ⑹文件题名中涉及年度或数字时,要用阿拉伯数字。如：2005年，不能用二00五年。 ⑺文件题名中不能出现空格，如果题名中有空格，可用“,”代替。 3、主题词。 主题词是揭示档案主题内容的规范化的词或词组，一个文件的主题词一般控制在10个以内，如出现不标准的主题词应进行删除（见标引错误） ，但不能随意添加，各主题词之间用“/”间隔（柯兰得档案管理软件自动生成）。 4、分类号。 根据档案分类法确定的档案所属类目的符号。档案分类号标引应根据档案的主题内容、价值、实际用途等因素，选定适当的标引深度，一般不超过3个分类号，各分类号之间用“/”连接（柯兰得档案管理软件自动生成）。 5、责任者。 对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。 ①个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（ ）”。 ②团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称，同一团体责任者的名称前后著录应一致。无论全称或简称，都应著全县级以上行政区划名，如：中国共产党招远市委员会或中共招远市委；招远市档案局，而不能著为市档案局或档案局。也不能用本部、本局、本办等。 ③未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”。 ④责任者有多个时，最多著录三个责任者，其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间以“;”相隔。 ⑤会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数。如：招远市第十六届人民代表大会第三次会议。 6、文件编号。 文件制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号(由机关代字[年度]顺序号组成)、标准规范类文件的统编号等。例如:国档发[1987]1号。 文件编号除年度用“[ ]”号、序号用阿拉伯数字外，其余照原文文字和符号抄录。著录文件编号要完整准确，不能随意省略。 7、文件来源。 本单位形成的文件属于