文书与档案管理文书处理.ppt

第三章 文 书 处 理 学习要求： 理解和掌握文书处理的程序及其各环节的要求；能够根据文书处理程序的要求分析案例；把握文书立卷的分类方法及组合方式。 第三章 文 书 处 理 第一节 概 述 第二节 登记 收发 第三节 分发 传阅 第四节 拟办 批办 第五节 承办 催办 查办 第六节 核稿 签发 第七节 缮印 校对 盖印 第八节 注 办 第九节 信访文书的处理 第十节 电子文件的处理 第十一节 文书的立卷与归档 第一节 概 述 公务文书的撰写是机关或企事业单位的日常工作之一，有着特定的公务目的，其重要性不言而喻。但平时撰写的文书如何整理，又怎样向档案部门移交？收到的文书如何处理？这些对正确撰写公务文书，做好单位的日常工作同样重要。这是文书处理的程序问题。为了建立机关的正常工作秩序，提高机关的办事效率，科学地组织和安排文书处理程序是十分必要的。 文书处理程序指的是在一个机关内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。其全部程序包括对本机关发文、内部文件的撰制，对机关收文的处理，以及对各类文件的日常管理等一系列工作环节，通常可分为收文和发文两方面的处理程序。 (1) 收文处理程序：包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归卷等(需要办复的文件和需要向外转发的文件，从拟稿起进入发文处理程序)。 (2) 发文处理程序：包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷等。 文书处理的各个环节之间有密切的关系，一环扣一环，相互制约。虽不同机关对于某个环节的具体做法可以有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，更不能违反规律颠倒安排，否则会影响文书处理的正常运转和工作秩序。例如，要制发一份文件，必须经过拟稿、核稿和签发等工作环节才能完成，不能随意制发。 公务文书的处理除了上述所具有的程序性之外，还具有规范性的特点。 各单位均应根据党和国家的有关规定，制定本单位的文书工作制度，对文书处理程序的各个环节须明确提出具体要求，文书的撰写和存档编目等须具有严格的形式规范。 第二节 登记 收发 一、登记 二、收发 一、登记 (一)文件登记的概念和作用 文件登记是单位管理与保护文件的一种手段，用以记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。一个单位日常往来文件很多，为了加强管理，防止紊乱、积压和发生丢失，必须建立与健全文件的登记制度。 文件的登记主要有以下几方面作用：一是便于管理和保护文件；二是便于文件的查找；三是便于文件的统计和催办；四是用以作为核对与交接文件的凭据。 (二)文件登记的形式 登记的形式大体可分为三种：簿式、卡片式和联单式。 (1) 簿式登记即采用事先装订成册的登记簿来对文件按收进和发出日期的先后顺序依次编号登记。这种登记簿易于保存，是一种普遍使用的登记形式。 (2) 卡片式登记即使用单张卡片进行登记。这种形式的优点在于在文件数量较多时可以几个人同时登记，并且可以将登记卡片按照需要灵活排列。当然它也有较明显的缺点，就是卡片数量较多，不易查找，容易抽乱和丢失。 (3) 联单式登记即采取一次复写二联或三联的方式进行登记。这种形式可以减少重复登记手续，提高效率。这种形式有复写麻烦、纸张单薄、易丢失等缺点。采用这种方式登记的不是很多。 凡属于正式来往公文、组织内部文书、会议文书等都必须登记。外出开会、出差的“账外”文书也不应遗漏，同样需要登记。而与本单位业务无关、不需要办理的文书，越级行文和非隶属关系的机关抄送的无须办理的文件以及没有任何查考价值的事务性和临时性文件就不需要登记。 二、收发 (一)收发的概念 收发指文件的收进和发出，是文书处理的一个重要环节，是文件进出的必经“关口”。文件的收发必须由机关指定的专门工作人员负责。 在中等以上机关，多设有内、外两种收发。机关的总收发室负责外收发，对于收进的文件经过简要登记，不启封，然后转送机关的办公厅、秘书处和各个业务部门的内收发。内收发工作多由部门办公室的文书工作人员负责，进行启封、装封、加盖收发公章、编号和登记，送领导批办和有关承办人员处理。而在发文时由内收发装封后，交由外收发对外发出。 比较小的机关则在办公室内设专职或兼职的人员负责。 二、收发 (二)收发的内容和要求 收发工作的具体内容和要求总的来讲有四个方面： (1) 点收。点收工作必须细致认真。收发人员接到邮递员、通信员投送的封件，或内收发与外收发相互之间收到对方转交的封件，均须根据登记按号检查与清点，确认无误，方能签名妥收。 (2) 启封。启封也叫拆封，由指定的文书工作人员负责。一般对于写明机关领导人亲收的封件，