部门职能表(办公室).doc

部门名称： 办公室 上级部门： 总经理 生效日期： 2004.11.1 部门本职： 承担政令传达、后勤服务、企业文化建设、信息平台建设等功能，为公司发展提供基础平台保障。 主要职能详见下表： 序号 主要职能 模块 职能描述 1 服务支持、信息收集与监督 执行 1、为公司高层做好日常服务工作，为公司领导日常工作的顺利开展做好坚实的后勤保障。 2、为公司高层收集经营管理过程中存在的问题及相关信息，为公司领导的决策提供依据。 3、贯彻落实公司高层的旨意、监督相关规定以及公司高层决议的执行，推进公司执行力建设。 2 公司高管日常行政文秘事务处理，公司高管层的办公、会议、接待、差旅的服务安排 1、收集、汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，撰写高管的发言材料。 2、建立公司信息资料库，收集和整理公司所需要的内部资料和外部信息。 3、公司文件的起草、修订与管理。 4、负责收集、处理公司相关传真、信件、电话事务。 5、公司高管所需材料的复印、打印。 6、收集各部门的日常工作信息并及时反馈给相关高管。 7、协助总经理组织召开重要会议并做会议纪要。 8、公司相关来访客人的接待工作（订餐、订票、订房、车辆安排等）。 9、总经理授权事务的检查、督办。 3 公司文件、档案、图书的管理 1、制订公司的档案管理办法、图书管理办法报批并发布。 2、制订公司的公文规范，形成标准版面（通知、文件、传真、制度）。 3、负责公司各部门相关制度的格式审定、存档、定密级等工作。 4、负责公司档案室、图书室的日常管理工作（如入库、借阅等）。 4 车队管理 1、负责车辆管理制度的编制与执行情况的监督，规范管理和使用。 2、负责各部门车辆需求的安排及车辆使用的调度。 3、车队的日常事务管理，车辆和行车安全的管理。 4、用车费用的核算。 5、交通事故的处理及与交警部门的信息传递。 6、定点加油站的合同谈判、费用结算及加油注意事项的跟踪。 7、定点维修厂的合同谈判、费用结算及维修过程监控。 8、车辆档案的管理及保存。 5 公司信息流通渠道的建立 1、公司局域网的组建与维护。 2、公司网站的建设与维护，定期收集信息更新网站内容。 3、公司计算机硬件系统的采购与维护。 4、公司软件系统的采购与维护。 5、公司新项目的推进与组织。 6、公司OA的策划与推进。 7、公司保密工作的策划与开展。 8、与公司发展相关信息的收集、分类、传递与归档。 6 企业文化 建设工作 1、负责公司的CIS（VI、BI、MI）系统的建立及推行。 2、公司产品形象和企业形象的塑造与推行。 3、公司内部宣传刊物的编辑、印刷与发布。 4、公司宣传片、公司简介、礼品制作的策划、组织和实施。 5、重大接待、会议的参与和报道。 6、建立有效的新闻媒体关系。 7、公司重大活动的参与组织与策划。 7 印信管理 1、制订公司的印信管理制度，明确相关管理职责。 2、根据公司领导的批示，到公安局定点刻章单位刻制印章。 3、公司公章、各类专用章、部门印章使用情况的监控与管理。 4、用章登记及审批资料的保存。 5、公司介绍信的管理办法的制订和监督落实。 6、相关印章的日常使用管理。 8 安全保卫管理 1、编制公司的人员出入、车辆出入管理制度并督促执行。 2、日常的巡逻、检查、值班、站岗工作。 3、日常的人员管理、车辆管理工作。 4、公共区域的财产、设施管理工作。 5、突发事件的信息传递和临时处理工作（如火灾、自然灾害等）。 6、物料、财物及其它物品的放行工作（依据规定）。 7、公司员工厂纪厂规遵守情况的监督与处理。 8、各类刑事案件的现场保护、调查及与执法部门的联系。 9、周边单位的关系维护。 10、员工违纪情况的调查、教育与处理。 11、其它安全保卫相关工作的开展。 9 办公用品 的管理 1、制订公司办公用品的相关管理办法。 2、办公用品日常管理（计划、入库、发放、盘点等）。 3、相关办公用品费用的统计与报批。 4、礼品的日常管理。 5、公司贵重公共办公用品的日常管理。 10 接待管理 1、编制公司接待管理办法并督促各部门执行。 2、公司接待日程的安排与准备。 3、相关接待事项的准备（欢迎牌、姓名牌、音响、简介等）。 4、按时间、按要求准备相关接待