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“通知”“报告”“请示”“函”写作要求及其注意事项
“通知”“报告”“请示”“函”
写作要求及其注意事项
(提纲)
一、通知的写作要求及其注意事项
(一)适用范围。《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第二章第八条第八款规定,通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(二)主要特点。一是适用范围广;二是使用频率高。三是专项性强;通知多是专项的。
(三)类型。通知种类较多,按其内容和功能大体可分为指示性通知、批示性通知、周知性通知、部署性通知、一般性通知等。
(四)通知的结构
通知由标题、主送机关、导语、正文、落款。
1.标题
2.主送机关
3.导语
4.正文
5.落款
(五)通知的写作
正文的内容一般由三部分构成,即“为什么”、“做什么”、“怎么做”。
“为什么”即发文缘由,它是通知正文的开头,一般由通知的目的、意义、原因、依据等部分或全部内容构成。
(2)“做什么”是点明行文宗旨,一般在写完“为什么”以后,自然过渡,直接引出“做什么”。
“怎么做”是通知正文的主体,应写明告知或要求办理、执行的具体内容。“怎么做”是通知最重要的组成部分,写好通知的难度也在于此。
(五)通知写作时注意以下事项
1.标题要准确简要概括行文内容,准确表达作者所要表达的行文意图,不能产生歧义。
2.通知的缘由要简洁,侧重交代行文的依据、目的、意义,与此无关的不写。
3.不能缺少“做什么”。“做什么”是任何通知的必备要素,其他要素可以缺少,而“做什么”是不可或缺的。
4.通知中不能到处提要求。一份通知所提出的要求,最好集中在一部分里,这部分内容一般置于通知正文的最后。
二、报告的写作要求及其注意事项
(一)适应范围。《条例》第二章第八条第十款规定,报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。
(二)主要特点。一是广泛性,适用范围广泛。二是陈述性,内容以陈述为主。三是单向性,下级机关向上级机关单向行文。四是事后性,“事前请示、事后报告”。
(三)类型。一是综合报告:工作报告、情况报告、调研报告;二是专题报告:答复报告、会议报告、检讨报告、督查报告等。
(四)报告的结构
1.标题
2.主送机关
3.正文
4.落款
(四)报告的写作
开头:依据什么,报告如下。
正文主要是讲什么事情,根据报告的类型不同有所区别:
总结工作报告:做了哪些工作;方法;进度或程度,效果;经验、体会等。
反映情况的报告:什么问题;原因;后果;解决的方法途径;
答复询问的报告:调查处理的结果;态度;意见。
正文主体部分的写作以事例说明为主:
一是“干货”,做了之后,有具体收获,可以用数字和具体事实表述的东西;只唯实,不唯书、不唯上。
二是“湿货”,做了之后,还没有可以体现出成果的事实,只有一些“体会”——认识上的收获(现实的和可能的。如:某项教育——开展党的群众路线教育实践活动,这种刚刚开展的教育活动的成果就是这种 “湿货”)。
三是“干货”、“湿货”都有,既有事实又有体会。
(五)写作时注意事项
1.详细占有材料
平时留心单位的事情,尤其要注意收集留存各类文字材料;
2.理出事项和观点
理出几方面的主要事情或提炼出几个主要观点(看法);
3.注意用事实说话
事实说明观点,观点统率材料。
4.语言简洁生动
注意引用群众语言
5.典型事例与概括相结合
例如:机关注重效能建设,100%的同志都坚持了上下班制度,没有迟到、早退现象。有三位同志住址离单位较远,每天这三位同志都是早早起床,倒三次车才能到单位。
用辩证的、全面的、发展的眼光看待问题。
7.避免报告标题出现叠床架屋、语义重复的毛病。
三、请示的写作要求及其注意事项
(一)适用范围。《条例》第二章第八条第十一款规定,请示用于向上级机关请求指示、批准。
(二)主要特点:
一是内容针对性、规定性。遇到以下情况,都可行文请示:(1)对党和国家的有关路线方针政策和法律法令不甚了解,有待上级明确批示的问题;(2)工作中发生了重大问题或原无有关规定,难以处理,希望上级机关给予指示的问题;(3)工作中遇到困难,需要上级机关帮助解决的问题;(4)困本地区、本系统、本单位情况特殊,难以执行统一规定,需要变通处理请求批准的问题;(5)本机关职权范围内不能决定或决定不了有待上级机关批准的问题;(6)本机关、本单位意见分歧,无法统一,要求上级裁决的问题;(7)建立机构、增加编制等需要向上级机关请求批准的问题;(8)其他按上级有关规定应当请示求的问题。
二是逐级请示,不得越级行文,特殊情况需越级请示(如遇到重大突发事件:含自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等),要抄送被越过的有隶属关系的上级机关。
三是单一性,一事一请示。
四是呈批性,原则上主送一个主管的上级机关即
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