会计档案管理制度11.3-2.docx

会计档案管理制度编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人2016-9-20第一版拟定一、制度目的为加强公司会计档案管理，特制定本规定。一、适用范围三、术语/定义四、职责规划财务部负责公司会计档案管理。管理制度 会计档案管理制度（试行） 第一章 总则第一条 为加强公司会计档案管理，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司相关档案管理。第二章 会计档案的范围第三条 公司的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、审计报告、验资报告、财务会计制度以及经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如合同、章程等专业资料，都是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。另外由于公司采用会计信息化核算，财务会计软件及相关配套软件、年度会计数据的备份等都属于会计档案的范围，具体分类如下：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证等其他凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；审计报告、验资报告、所得税汇算清缴报告等其他财务报告。（四）其他会计资料：银行对账单及银行存款余额调节表；其他应当保存的会计核算专业资料；会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（五）会计信息化资料:财务会计软件及相关配套软件、年度会计数据的备份。（六）专业资料：财务会计制度、与经营管理和投资者权益有关的重要文件和合同。第三章 会计档案保管期限第四条 公司各类会计档案保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。（一）永久保管的会计档案包括：年度财务报告（年度决算报表）、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、专业资料（财务系统软件、财务管理制度、重要合同、协议）等。（二）保管期限为25年的会计档案包括：库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账簿、验资报告、审计报告、评估报告等。（三）保管期限为15年的会计档案包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、库存现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单、工资表、预算报表等。（四) 保管期限为5年的会计档案包括：月（季）度财务报告、其他专项财务报告等。第四章 会计档案归档第五条 财务部指定专人负责会计档案的归档工作，定期、将会计资料进行整理，装订并按顺序立卷登记：第六条 会计档案的归档程序如下：（一）凭证：记账凭证及时打印，与原始凭证同存，月末按规定装订成册，某些记账凭证所附的原始凭证过多，也可以单独装订保管，但应在封面上注明所属记账凭证的日期、编号、种类，同时在有关的记账凭证上注明“附件另附”和原始凭证名称和编号，以便参考。每本凭证封面、封底及盖章齐全，在封面上，应写明公司名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号数，次年一季度内办理归档手续，移交专人保管。（二）日记账，明细分类账、总账：年末打印，按会计科目装定成册，封面、扉页规范，填写、盖章齐全，次年一季度内办理归档手续，移交专人保管。（三）报表：报表经单位负责人、财务负责人签章后生效，年末将月报表分类装订成册，次年一季度内办理归档手续，移交专人保管。（四）会计数据档案：会计年度终了，账套数据由财务部将年度会计数据进行备份，并将备份盘或存储设备详细标注，于次年一季度内移交专人保管。第五章 会计档案的借用及销毁第七条 因工作需要借阅档案时，应履行借阅登记手续，经财务经理审批后，按照公司《档案管理制度》履行审批手续；经分管领导审批，财务档案可借出，且外借时间一般不得超过7天（借出公司）。第八条 外单位人员借阅或复印会计档案时，需持其单位介绍信及有效身份证件，经财务经理、分管领导审核，方能由档案管理人员接待查阅或复印，并详细登记查阅会计档案人的工作单位、借阅日期、会计档案名称、限期归还日；原则上除外部审计、检查需要，不允许外单位人员借阅或复印会计档案。第九条 会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案人员提出销毁报告，经财务经理、分管领导审核，总经理审批，报相关部门批准后执行，会计档案销毁由会计档案管理人员编制清册，并在销毁清册上签名，并将监销情况报公司领导。第十条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。第六章附则 本制度自签发之日起执行，试行过程中，公司有权根据实际情况进行修订。 二0一六年九月十七日 4 / 4