展会程序.doc

1.0 目的 为规范参展过程，使展前、展中、展后的各项工作能有序开展，顺利进行，取得良好的参展效果，特制定本流程。 2.0 适用范围 本流程规定了从展会前期准备到展会结束整个过程的流程及工作要求，适用于公司所有的参展活动。 3.0 职责 3.1市场推广专员 3.1.1收集展会信息，制定市场推广计划； 3.1.2提出参展申请； 3.1.3制定参展方案； 3.1.4组织参展方案评审以及展会前期各方面工作内容的评审； 3.1.5作为参展工作的负责人安排各阶段的工作（包括布展、展中、撤展、总结等）。 3.2产品经理 3.2.1确定参展灯具型号、规格参数、数量等； 3.3生产中心PMC 3.3.1按市场部下发的生产任务单要求安排生产展会所需灯具； 3.4采购部 3.4.1按要求及时采购参展所需其他物品（如太阳能电池板等） 3.5参展人员 3.5.1展前准备，如搭设展架、展品布置演练； 3.5.2参与布展工作； 3.5.3展会现场来访客人接待及讲解； 3.5.4现场信息采集； 3.5.5展后总结与撤展； 3.6物流专员 3.6.1配合市场推广专员完成参展物品的发货、运输及接收等工作； 4.0展会流程 4.1 展会信息筛选，参展计划表制订 4.1.1 信息来源渠道――通过网站搜索，杂志浏览和行业内部人员提供。 4.1.2 筛选标准――对展会的性质、行业内的知名度、对我公司宣传起到的推广力度、费用预算等方面综合考虑来拟定要参加的参会； 4.1.3 组织部门负责人、分管副总对筛选出的展会进行评审，必要时邀请总经理参加； 4.1.4对评审后确认参加的展会信息抄送总经理审批，经总经理批准后，由市场专员制定市场推广计划，并按计划表时间推进各项参展工作； 4.2 制定参展方案 4.2.1每次展会必须提前制定参展方案，参展方案内容主要包括：展会介绍、参展人员、参展物品、展前、布展、展中、撤展工作内容安排、人员职责、展会行程安排及注意事项等； 4.2.2组织评审人员对方案进行评审，评审人员包括：分管副总、部门负责人、生产中心PMC、采购部主管、销售总监、销售支持部经理、物流专员以及相关参展人员（必要时邀请总经理参加评审）；评审后将评审内容及结果抄送总经理审批。 4.3 展前准备 4.3.1参展物品准备――协调制造部、产品经理、采购部、销售支持部按时准备好参展物品，并准备备品备件，以便展会物品出现问题时替代； 4.3.2布展演练――所有参展物品准备完毕后需进行布展演练，确认所有物品及安装过程无误后方可封箱包装； 4.3.3确定参展人员及其分工和注意事项，联系安排参展人员的交通、住宿等； 4.3.4确定参展物品运输方式、现场接货方式，与展会举办方联系确定相关现场安排； 4.3.5发货时进行清单确认、检查，避免遗漏物品； 4.4参展 4.4.1布展――按展位设计图布置展厅，可根据实际情况微调，以便达到最佳效果； 4.4.2展中――安排参展人员的具体工作，做好客人接待、信息采集以及后勤工作；每天对展会工作内容和遇到的问题进行分析总结，以便次日进行调整改进；对每位来访的客户进行信息登记和整理，制订后期跟进计划。 4.5撤展 4.5.1参展人员分工合作完成展台及展品的拆卸、包装等工作； 4.5.2清点参展物品，联系物流专员或货运公司完成托运及安排货物接收工作； 4.6展后 4.6.1对展会中所遇到的问题进行分析； 4.6.2对展会所获信息进行收集归类，将产品信息交产品经理，客户信息交销售部； 4.6.3组织参展人员对展会情况进行总结。 4.6.3.1展会策划负责人对展会整体情况进行总结，包括展会的实际参展情况，展会上出现的问题等。 4.6.3.2销售人员对展会所获客户信息情况进行总结并制定下步跟踪计划，每月提交一次客户跟踪进展情况报告，三个月后对总体客户跟踪情况进行分析总结，从而分析展会带来的实际有效客户信息，作为下次参展与否的一个依据。 4.6.3.3其他参展人员可根据实际情况，对展会工作提出指导性意见，以便今后展会更好的举行。 5.0流程图 6.0支持文件与记录 6.1市场推广计划 6.2评审记录表 6.3参展方案 展会流程 SOPP4.10.1 版本状态：A / 0 第 1 页 共 4 页 实施参展方案，准备参展物品 展后总结 撤展 展中 未通过 通过 未通过 通过 布展 评审 按计划表逐步确认参展事宜，并制定参展方案 制订市场推广计划表 评审 展会信息筛选 展前展品组装测试 未通过 重新调试 合格通过 封箱发货 合格通过