05项目管理手册采购管理(改.doc

项目管理手册 采购管理 目 录 一、概述 二、项目采购管理的内容与目标 三、项目采购管理流程 四、项目采购管理组织与职责分工 五、项目采购的招标管理 六、项目采购的合同管理 七、项目采购的信息管理 八、项目采购的监督管理 九、项目采购管理的文件、表单 一、概述 1.1项目采购管理的定义 1.1.1采购 采—选择； 购—取得。 采购是指采购单位根据需求提出采购计划，确定供应商，经过商务谈判确定价格、交货期及相关条件，签订合同并按要求收货付款的过程。 1.1.2项目采购 其含义不同于一般概念上的商品购买，它特指项目组织以不同方式从系统外部获得货物、工程和服务的整个采办过程。 1、货物采购指购买项目所需的投入物（如机械、设备、材料等）及与之相关的服务。 2、工程采购是通过招标或其它商定的方式选择工程承包单位及其相关服务（含勘察、设计和施工）。 3、咨询服务采购主要指聘请咨询公司或咨询专家。 项目采购的形式如下图： 1.1.3项目采购管理 项目采购管理是指项目组织在整个项目过程中，为了实现项目目标而从外部获取项目所需各种资源的管理过程。 本项目采购管理是特指龙岩烟草工业有限公司（简称龙烟公司）精品“七匹狼”卷烟专用生产线技术改造项目（简称七匹狼技改项目）甲方（业主、总承包方）——龙岩烟草工业有限公司技改办的本项目管理团队为了实现本项目目标而从外部获取项目所需各种资源对本项目采购活动的全过程管理。 1.2项目采购管理的意义 任何项目的执行都离不开项目的采购活动。采购工作是项目执行中的关键环节和主要内容。采购工作能否好、快、省地进行，直接影响着项目的质量、进度和成本、效益。 科学、有效的项目采购管理可以实现： 为龙烟公司七匹狼技改项目提供一个适时的，连续不断的原材料、产品和服务供给； 维持采购单位所必须的质量标准； 用最低（合理）价格为 龙烟公司购买所需产品和服务； 为龙烟公司寻找或培养可靠的供应商、合作伙伴； 以最低的管理成本达到采购目的； 为采购单位创造竞争优势； 有效防止和杜绝采购活动中的违法和不规范行为。 1.3项目采购管理的主要过程： 项目采购管理是对采购内容和活动的管理，主要过程包括： 1.3.1确认需求。 在采购前，应先确定买哪些物料?买多少?何时买?由谁决定? 1.3.2需求说明。 在确认需求后，对需求的内容如品质、规格型号、需要日期、包装、售后服务、运输及检验方式等，均需加以明确说明，以便对供应商选择和价格谈判等作业能顺利进行。 1.3.3选择采购方式和可能的供应来源。 以合法、合适的方式选择业绩良好的厂商，通知其报价。其方式可以根据项目的实际情况和管理规定，选择公开竞争招标、有限竞争招标（邀请招标）、议标（谈判招标）、询价采购等多种方式。 1.3.4合适价格的决定。 在决定可能的供应商后，和其进行价格谈判。 1.3.5订单安排。 在价格谈妥后，应办理订货签约手续，如订单或合约，均属具有法律约束力的书面文件，对供需双方要求、权利及义务须说明清楚。 1.3.6订单跟踪和审计。 签约订货后，为保证供应商能够如期、包质、按量交货，应及时与供应商保持联系，防止发生意外变故而造成的供货不及，以便及时采取补救措施。货到应严格检验入库。 1.3.7核对发票。 供应商交货验收合格后，应及时开具发票；要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对后，财务部门才能办理付款手续。 1.3.8不符与退货处理。 凡是供应商所交货物清单与订单不符或货物经检验部门验收不合格时，应按合约规定办理退货手续。并立即重新采购，予以结案。 1.3.9结案。 凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须与该供应商办理结案手续，并清查各项书面资料是否完整，绩效如何，报请高层管理或相关主管部门审核批示。 1.3.10记录与档案规定。 凡是结案批示的采购，应列入档案登记，编号分类，予以保存，以便参阅或事后发生问题时查考。此外，档案有一定的保管期限。 二、项目采购管理的内容与目标 2.1本项目采购管理的主要内容： 1组建项目采购管理团队，明确职责权限； 2确定科学的项目采购管理流程； 3选择采购方式； 4选定采购单位的； 5签订采购合同、进行合同管理； 6采购进度跟踪管理； 7采购与项目相关工作的沟通协调； 8全过程审计监督。 2.2项目采购管理的目标 业主（总承包方）在项目前期主动、积极参与项目的采购管理，界定项目功能需求与目标，选择合适的采购方式和单位，整合、协调及沟通采购所需的资源，运用计划、组织、监督及控制等项目管理手段，通过对采购战略、策略与采购活动的管理，在既定的预算内及时有效地解决问题，力争好、快、省地实现项目预定目标。 2.3项目采购方式