会计从业资格考试 初级电算化 第四章讲义.docVIP

第四章　会计软件操作 本章要点：熟悉系统管理；熟悉系统初始化；熟悉日常账务处理；熟悉期末处理；熟悉编制会计报表。 本章概述：本章是本科目中涉及到财务软件操作的一章，知识点众多，涉及题型多。 本章学习特点：培训时会演示财务软件的主要操作，结合操作讲授知识点 第一节 电算化会计核算基本流程 一、手工会计核算基本流程 任何会计主体要核算和监督所发生的经济业务，都必须采用适当的会计核算方法。这些方法主要包括：设置会计科目及账户、复式记账、填制与审核凭证、设置与登记账簿、成本计算、财产清查以及编制会计报表。同时，这些会计方法相互联系、紧密结合，构成了一套完整的方法体系。其中前四个方法既是账务系统处理业务的基础，也是记账、算账的一般方法。为了及时、正确、完整地处理会计业务，不同规模、不同业务量和业务属性的企业，采取了不同的会计核算组织程序，也称账务处理程序。 所谓会计核算组织程序是指在会计循环中，会计主体采用的会计凭证、会计账簿、会计报表的种类和格式与记账程序有机结合的方法和步骤。即使是对于同样的经济业务进行账务处理，如果采用的记账程序不同，所采用的会计凭证、会计账簿和会计报表的种类和格式也会有所不同。不同种类和格式的会计凭证、会计账簿、会计报表与一定的记账程序相结合，就形成了有着一定区别的各种会计核算组织程序。 我国长期的会计工作实践形成了以下多种会计核算组织程序：记账凭证核算组织程序、科目汇总表核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序、日记总账核算组织程序等。其中，科目汇总表核算组织程序最为常见，其业务处理流程如图4—1所示。 其处理步骤如下： 第①步，会计人员根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。 第②步，出纳根据收款凭证和付款凭证登记日记账，即现金日记账和银行存款日记账。 第③步，根据记账凭证登记各种明细账。一般单位根据业务量的大小设置各个会计岗位，即分别由多个财会人员登记多本明细账，如一个会计专门登记应收、应付账款明细账，一个会计专门登记费用明细账等。 第④步，总账会计根据记账凭证定期汇总编制科目汇总表，根据科目汇总表登记总分类账。 第⑤步，月末处理。由于总账、日记账、明细账分别由多个财会人员登记，不可避免地存在这样或那样的错误。因此，每月月末，财会人员要进行结账，并将日记账与总账核对，明细账与总账核对，做到账账相符。 第⑥步，编制报表。月末财会人员根据日记账、明细账、总账中的数据编制会计报表。 其他会计核算组织程序和科目汇总表核算组织程序的业务流程基本相同，主要区别体现在对总账的登记方法上。例如记账凭证核算组织程序的处理流程是根据记账凭证登记总账，见图4—2。 二、电算化会计核算基本流程 电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。实际工作中，电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。 (一)编制记账凭证 编制记账凭证可以采用以下几种方式： 1．手工编制完成记账凭证后录入计算机。 2．根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证，采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。 3．由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据(也称为机制凭证)，采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。 (二)凭证审核 负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。无论是手工输入的记账凭证还是机制凭证，都需要再次进行审核，以确保其正确性。 (三)记账 电算化会计核算流程中的记账有以下特点： 1．记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；2．同时登记总账、明细账和日记账； 3．各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。 记账的另一目的是为了保证会计数据的安全和正确，对于已记账的会计数据只能使用留有痕迹的修改方法。 (四)结账和编制会计报表 手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。例如，结账工作由人工控制计算机自动完成。当进行结账时，计算机将自动进行总账与明细账的核对、总账与各种辅助账的核对，同时结束本月业务的处理。 另外，在计算机会计账务系统第一次投入使用时，也有类似手工的建账工作，这一工作通过对系统的初始设置来完成。 第二节 帐务处理系统基本操作